Os 10 erros de itinerário de receção de casamento que todos os casais cometem ao construir o cronograma

• Evite estes erros no cronograma da receção do casamento
• O que NÃO fazer ao elaborar um cronograma de receção de casamento
• 1. Começar a receção do casamento mais cedo do que se pensa
• 2. Não sobrecarregue o cronograma da receção do casamento
• 3. Considerar os momentos entre os momentos
• 4. Manter o registo dos discursos
• 5. Os buffers são um must-have do cronograma do dia do casamento
• 6. Programar tempos de deslocação realistas
• 7. Dar tempo para aproveitar o momento
• 8. Partilhe a ordem dos acontecimentos da sua receção de casamento
• 9. Não programar as pausas dos fornecedores
• 10. Sair sem uma grande saída
• Está na altura de começar a construir a sua própria cronologia da receção de casamento

O que NÃO fazer ao elaborar um cronograma de receção de casamento

Para o ajudar a conseguir essa sensação de celebração fluida, reunimos 10 erros que vemos regularmente os casais cometerem quando constroem um cronograma tradicional de receção de casamento. Juntamente com alguns passos simples para os evitar!

1. Começar a receção do casamento mais cedo do que se pensa

Uma receção de casamento tradicional começa normalmente entre as 14h00 e as 17h00, se tiver lugar durante a tarde. E embora seja tentador atrasar o copo-de-água e organizá-lo mais perto da marca das 17h00, só para fazer mais algumas coisas, não o recomendamos.

Se, por exemplo, quiser uma sessão de retratos mais longa com a sua festa de casamento, ou uma cerimónia de casamento mais longa, avance o calendário, em vez de atrasar os acontecimentos. Levante-se mais cedo e utilize esse tempo para quaisquer actividades prolongadas ou extra.

Devem planear o vosso casamento a pensar em vocês e nos vossos convidados. A experiência deles não deve ser secundária em relação ao vosso prazer ou desejos no dia. E isto porque não só os seus entes queridos tiraram tempo das suas agendas ocupadas para celebrar convosco. Mas o prazer deles no dia também terá um grande impacto na vibração da ocasião.

Mantenha os convidados por perto depois da hora do cocktail porque ainda está a fotografar retratos e o ambiente da sala pode não ser o que espera quando fizer a sua grande entrada.

As sessões fotográficas devem ser marcadas de forma realista com o fotógrafo de casamento e os convidados devem sentir que a transição entre a cerimónia, a hora do cocktail de receção (e os aperitivos/entradas) e o serviço de jantar é perfeita.

2. Não sobrecarregue o cronograma da receção do casamento

Em média, a receção de um casamento dura apenas cerca de 5 horas. E durante esse tempo é necessário haver brindes, uma primeira dança, jantar, tempo na pista de dança, corte do bolo e uma última dança. Já para não falar do lançamento do bouquet e da liga! E embora estas actividades possam não parecer demoradas no papel, na realidade, muitas vezes, a preparação e a realização destes mini-eventos pode demorar algum tempo.

Em torno de cada uma destas actividades, os convidados devem também sentir-se à vontade para se misturarem, relaxarem e desfrutarem dos frutos do seu trabalho. Em vez de serem apressados de um momento para o outro.

Pense como um organizador de casamentos ao elaborar o seu calendário e dê prioridade aos momentos que são importantes para si. Gostaria de ter danças prolongadas com os pais ou momentos extra à volta da primeira dança? Ou gostaria de dar ao padrinho e à dama de honor mais tempo para os seus brindes de apresentação?

Não há nenhuma regra que diga que todas as tradições de receção precisam da mesma quantidade de tempo. Programe cada evento como achar melhor, deixando flexibilidade para que os convidados possam abraçar a celebração.

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3. Considerar os momentos entre os momentos

Pense na forma como os convidados vão passar o seu tempo quando não estiverem a dançar ao som do DJ ou a ver o corte do bolo. Como e onde é que eles vão relaxar? Há entretenimento, comida ou bebidas disponíveis?

Descobrimos que os casais costumam organizar o seu programa de receção em torno de eventos importantes e esquecem-se dos momentos intermédios. O que normalmente leva a que os convidados fiquem aborrecidos, apenas à espera que aconteça a próxima coisa.

Mantenha todos os convidados do casamento envolvidos 100% do tempo, fornecendo música e bebidas durante os momentos mais calmos ou transições. Por exemplo, os lounges são óptimas áreas para os convidados relaxarem quando não lhes apetece ir para a pista de dança ou sentar-se à mesa de jantar. Enquanto as cabinas fotográficas e os animadores que circulam pela sala ajudam a matar a energia inquieta e garantem que há sempre alguma coisa a acontecer.

4. Manter o registo dos discursos

Todos gostamos de um bom discurso de casamento. Quer se trate de um brinde de fazer chorar ou de um assado de costelas, os discursos bem pensados podem ajudar a unir uma sala cheia de pessoas e dar o tom para o resto da receção. Por outro lado, os brindes longos e aborrecidos da festa de casamento podem tornar um evento muito aborrecido...

Assegurar-se de que os membros da festa de casamento se mantenham calmos, limitando-os a 2-3 minutos cada. E ter alguém corajoso e educado à mão para os parar se estiverem a ultrapassar um minuto ou mais.

5. Os buffers são um must-have do cronograma do dia do casamento

Como mencionámos acima, os atrasos durante o seu dia especial são inevitáveis. Mas não precisam de fazer descarrilar o seu programa de receção de casamento.

Descobrimos que a melhor maneira de manter um fluxo sólido de eventos é prever quando podem ocorrer atrasos e simplesmente adicionar um tampão ao calendário. Por exemplo, por vezes, os convidados ainda não estão prontos para entrar na formalidade de uma receção e gostariam de ter mais alguns minutos para desfrutar dos seus cocktails. Ao adicionar um intervalo de 15/20 minutos entre a hora do cocktail e a receção, permite-lhes relaxar e desfrutar do momento, em vez de se sentirem apressados.

A introdução de flexibilidade no seu modelo de cronograma ajudá-lo-á a manter-se no caminho certo, mesmo que ocorram atrasos.

6. Programar tempos de deslocação realistas

Descobrimos que os casais muitas vezes não dão tempo suficiente aos convidados para irem de A a B. Quer se trate de uma curta viagem de carro da cerimónia até ao local do copo-de-água ou de um passeio da hora do cocktail até ao jantar. As coisas podem demorar um pouco mais no dia, e é importante reconhecer isso na vossa agenda.

Se possível, faça um ensaio de todas as deslocações que os seus convidados terão de fazer no dia do casamento. Quer seja de carro ou a pé, só para ter uma ideia do tempo que será necessário para cada transição. Tenha também em conta os membros mais velhos da sua festa de casamento e acrescente alguns minutos extra a cada viagem, se achar necessário. Certifique-se também de que faz os seus testes no dia da semana em que vai casar. Para garantir que o tráfego pode ser acedido com precisão.

7. Dar tempo para aproveitar o momento

No passado, muitos dos nossos casais tiveram dificuldade em sair da festa por medo de ficar de fora ou por receio de que alguém precisasse deles. Mas se não reservarem 5 minutos para apanhar ar com o vosso parceiro, o dia vai passar tão depressa!

Quer tire algum tempo após o primeiro olhar para se preparar mentalmente para o dia, quer se esgueire a meio da receção para um momento privado com o seu parceiro, é essencial que marque alguma coisa. Caso contrário, vai-se deixar levar pela excitação e esquecer-se de absorver o quão especial tudo isto é.

8. Partilhe a ordem dos acontecimentos da sua receção de casamento

Uma das grandes vantagens de construir o itinerário do seu casamento online utilizando uma ferramenta como a nossa é a possibilidade de partilhar facilmente o seu trabalho. Quer queira passar a sua agenda para o seu fornecedor ou partilhar os horários com o pai da noiva, nós tornamos isso muito fácil de fazer.

Com um simples clique num botão, pode descarregar o seu programa acabado em formato PDF ou folha de cálculo, pronto para ser enviado por correio eletrónico para onde quer que precise. Se precisar de uma pequena ajuda para afinar a sua receção nocturna, ou se quiser incluir a sua festa de casamento no planeamento da mesma. Pode convidar pessoas queridas e profissionais para o seu projeto de casamento e trabalhar com eles. Pode dar-lhes acesso completo e editável ou apenas a possibilidade de verem o seu itinerário e quaisquer outros projectos que tenha criado.

Trazer novos olhos para qualquer projeto de planeamento de casamento diminui a possibilidade de potenciais erros mais tarde, e pode muitas vezes inspirar novas ideias! Afinal de contas, alguns dos seus amigos e familiares provavelmente já deram o nó antes e a sua experiência pode ser inestimável.

Quando o seu itinerário estiver completo, com todos os horários confirmados, é aconselhável partilhar várias versões do mesmo com todas as pessoas envolvidas. Por exemplo, o organizador ou coordenador do casamento, o local do evento, os fornecedores e a festa de casamento devem receber a versão mais detalhada do seu itinerário. Completar com números de contacto e endereços, se necessário. Uma versão simplificada do vosso itinerário deve então ser publicada no vosso site de casamento para os convidados. Partilhando apenas os pormenores essenciais de que necessitam.

9. Não programar as pausas dos fornecedores

É provável que os seus fornecedores falem consigo durante a fase de planeamento sobre as pausas de que necessitarão no dia. Cada um deles terá de comer, descansar e recuperar o fôlego antes de voltar à festa! Estas pausas são importantes e, desde que sejam programadas, não devem afetar o horário do casamento.

Marque cuidadosamente as pausas dos fornecedores, tendo em conta os eventuais conflitos ou atrasos que possam causar. A última coisa que precisa quando se prepara para executar uma dança especial, ou fazer a sua grande saída, é descobrir que o DJ está a fazer uma pausa! Mas isso pode acontecer se não programar cuidadosamente as pausas de serviço para cada fornecedor.

Quando enviar o cronograma final da receção do casamento aos fornecedores, confirme que os intervalos que lhes atribuiu são suficientes e que a sua calendarização não terá impacto no seu trabalho.

10. Sair sem uma grande saída

Entraram na receção em grande estilo, dançaram a vossa primeira dança como casal sob as luzes da ribalta. E agora, no final da noite, vão sair sorrateiramente pela porta das traseiras!? O vosso casamento merece um final. Quer se trate de um conjunto de última dança, ou de uma grande saída do local ladeada por faíscas. Os momentos finais da vossa celebração devem ser considerados tão importantes como os primeiros.

As grandes saídas não só deixam os convidados com uma sensação calorosa no final da receção, como também ajudam a fechar um álbum de fotografias ou um vídeo de casamento. Dar à vossa história um início, um meio e um fim adequados. É algo que os casais esquecem frequentemente, preferindo captar momentos em vez de contar uma história.

Se o fotógrafo/videógrafo do seu casamento não tiver disponibilidade para ficar até ao final da receção do seu casamento à noite, considere a possibilidade de marcar uma saída falsa. Algo que não consuma muito tempo, como uma última dança, ou talvez alguns retratos a entrar no seu "carro de fuga". Algo divertido, mas simples, que ajudará a completar o vosso álbum de fotografias.

Está na altura de começar a construir a sua própria cronologia da receção de casamento

Achamos que está pronto para começar a organizar o seu próprio itinerário de casamento! E temos uma ferramenta gratuita fantástica que o vai ajudar a fazê-lo de forma rápida e fácil. Em poucos instantes, estará a criar o cronograma perfeito para a receção de um casamento, utilizando os nossos símbolos e sistema de programação simples de compreender. Concebida para o ajudar a planear de imediato, sem necessidade de experiência.

Quando a sua agenda estiver completa, pode ser exportada em formato de folha de cálculo ou PDF. Pronto para qualquer fornecedor ou membro da sua equipa de casamento que o solicite.

Comece a criar o seu itinerário de receção de casamento hoje mesmo e descubra como o processo é simples com a nossa ferramenta gratuita.