Os 10 Erros no Itinerário da Receção de Casamento que Quase Todos os Casais Cometem ao Montar o Cronograma

• Evite estes Erros no Cronograma da Receção de Casamento
• O que NÃO Fazer ao Criar o Cronograma da Receção de Casamento
• 1. Começar a Receção de Casamento Mais Tarde do que Devia
• 2. Não Encher Demais o Cronograma da Receção de Casamento
• 3. Ter em Conta os Momentos Entre Momentos
• 4. Controlar Bem os Discursos
• 5. Deixar Margens no Cronograma é Essencial
• 6. Prever Tempos de Deslocação Realistas
• 7. Reservar Tempo para Saborear o Momento
• 8. Partilhar a Ordem de Acontecimentos da Receção de Casamento
• 9. Não Agendar as Pausas dos Fornecedores
• 10. Sair Sem uma Grande Despedida
• Está na Hora de Começar a Criar o Seu Cronograma de Receção de Casamento

O que NÃO Fazer ao Criar o Cronograma da Receção de Casamento

Para o ajudar a conseguir aquela sensação de celebração fluida e sem falhas, reunimos 10 erros que vemos regularmente os casais cometerem ao montar um cronograma tradicional de receção de casamento, juntamente com formas simples de os evitar.

1. Começar a Receção de Casamento Mais Tarde do que Devia

Uma receção de casamento tradicional que decorre à tarde costuma começar entre as 14h00 e as 17h00. E, embora seja tentador empurrar o início da receção para mais perto das 17h00 só para encaixar mais umas coisas, não é algo que recomendemos.

Se, por exemplo, quer uma sessão de retratos mais longa com o seu grupo de casamento, ou uma cerimónia de casamento mais demorada, antecipe o cronograma em vez de atrasar os restantes momentos. Levante-se mais cedo nesse dia e use esse tempo extra para as atividades prolongadas ou adicionais.

Deve planear o casamento a pensar em si, mas também nos seus convidados. A experiência deles não deve ficar em segundo plano em relação ao seu prazer ou aos seus desejos para o dia. Não só porque as pessoas de quem gosta tiraram tempo das suas agendas para celebrar consigo, mas também porque o divertimento delas vai influenciar muito o ambiente geral da ocasião.

Se os deixar à espera depois da hora do cocktail porque ainda está em sessão de fotos, o clima na sala pode não ser bem aquele que imagina quando fizer a sua grande entrada.

Combine horários realistas para as sessões fotográficas com o seu fotógrafo de casamento, e garanta que os convidados sentem a transição da cerimónia, para a hora do cocktail (e aperitivos / hors d'oeuvres), e depois para o jantar, como algo natural e contínuo.

2. Não Encher Demais o Cronograma da Receção de Casamento

Em média, uma receção de casamento dura cerca de 5 horas. E, nesse período, é preciso encaixar discursos, a primeira dança, o jantar, tempo na pista, o corte do bolo e a última dança. Sem falar do lançamento do ramo e da liga! E embora no papel tudo isto possa parecer rápido, na prática costuma ser preciso tempo para preparar e concretizar cada um destes pequenos momentos.

À volta de cada atividade, os convidados também devem ter liberdade para conversar, descontrair e desfrutar do resultado de todo o seu trabalho, em vez de serem empurrados de instante em instante.

Pense como um wedding planner ao criar o seu cronograma e dê prioridade aos momentos que realmente têm significado para si. Gostava de ter danças com os pais mais prolongadas ou criar pequenos momentos extra à volta da primeira dança? Ou prefere dar mais tempo ao padrinho e à dama de honor para os seus discursos de abertura?

Não existe nenhuma regra que diga que todas as tradições da receção têm de ocupar o mesmo tempo. Agende cada momento como fizer mais sentido para vocês, deixando sempre alguma flexibilidade para que os convidados possam viver a festa com calma.

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3. Ter em Conta os Momentos Entre Momentos

Pense em como os convidados vão ocupar o tempo quando não estiverem a dançar ao som do DJ ou a ver-vos cortar o bolo. Onde e como vão relaxar? Haverá animação, comida ou bebidas disponíveis?

O que vemos muitas vezes é os casais construírem o horário da receção apenas em torno dos momentos-chave e esquecerem os intervalos entre eles. O que normalmente resulta em convidados aborrecidos, à espera que aconteça "a próxima coisa".

Mantenha todos os convidados envolvidos ao longo de todo o tempo, oferecendo música e refrescos nos momentos mais calmos ou nas transições. Por exemplo, zonas de lounge são ótimas para quem não tem vontade de ir para a pista de dança ou de ficar sentado à mesa. Já as cabines fotográficas e os animadores a circular pela sala ajudam a dissipar a inquietação e garantem que há sempre algo a acontecer.

4. Controlar Bem os Discursos

Um bom discurso de casamento é sempre memorável. Seja um brinde emocionante ou um discurso bem-humorado, palavras pensadas com carinho aproximam as pessoas na sala e definem o tom para o resto da receção. Por outro lado, discursos longos e aborrecidos por parte do grupo de casamento podem arrastar o evento...

Peça aos elementos do grupo de casamento para manterem os discursos concisos, limitando-os a 2–3 minutos cada. E tenha alguém, corajoso mas educado, preparado para os interromper se estiverem a ultrapassar mais de um minuto do tempo combinado.

5. Deixar Margens no Cronograma é Essencial

Como já referimos, atrasos no dia do casamento são praticamente inevitáveis. Mas isso não significa que tenham de arruinar todo o cronograma da receção.

A forma mais eficaz de manter o fluxo dos acontecimentos é prever onde podem surgir atrasos e acrescentar margens ao horário. Por exemplo, pode acontecer que os convidados ainda não estejam prontos para entrar imediatamente na formalidade da receção e queiram mais alguns minutos para aproveitar os cocktails. Se incluir uma margem de 15/20 minutos entre a hora do cocktail e a receção, permite-lhes relaxar e saborear o momento, em vez de se sentirem apressados.

Construir flexibilidade no seu modelo de cronograma vai ajudá-lo a manter-se dentro do plano, mesmo quando surgem imprevistos.

6. Prever Tempos de Deslocação Realistas

É frequente os casais não deixarem tempo suficiente para que os convidados se desloquem de um ponto ao outro. Seja uma curta viagem de carro da cerimónia até ao espaço da receção, seja um simples percurso a pé da zona de cocktails até à sala de jantar. No próprio dia tudo tende a demorar um pouco mais, e é importante ter isso em conta no horário.

Se possível, faça uma simulação de todos os percursos que os convidados terão de fazer no dia do casamento. Seja de carro ou a pé, para perceber quanto tempo é realmente necessário para cada transição. Pense também nos convidados mais idosos ou com mobilidade reduzida e acrescente alguns minutos a cada deslocação, se achar necessário. E tente fazer estes testes no mesmo dia da semana em que se vão casar, para ter uma ideia mais fiel do trânsito.

7. Reservar Tempo para Saborear o Momento

Muitos dos nossos casais têm dificuldade em afastar-se da festa, com medo de perder alguma coisa ou preocupados que alguém precise deles. Mas se não reservarem, pelo menos, 5 minutos para respirar fundo a dois, o dia passa num instante.

Quer aproveitem um momento logo após o first look para se prepararem mentalmente para o dia, quer escapem a meio da receção para um instante só vosso, é essencial que isso esteja previsto no cronograma. Caso contrário, vão deixar-se levar pela adrenalina de tudo o que está a acontecer e esquecer-se de absorver o quão especial é este dia.

8. Partilhar a Ordem de Acontecimentos da Receção de Casamento

Uma das grandes vantagens de criar o seu itinerário de casamento online com uma ferramenta como a nossa é a facilidade com que pode partilhar o resultado. Quer queira enviar o cronograma ao catering, quer partilhar horários com o pai da noiva, tornamos tudo muito simples.

Com um simples clique, pode descarregar o cronograma final em formato PDF ou folha de cálculo, pronto a ser enviado por email para quem precisar. Se quiser uma ajuda extra a afinar os detalhes da receção, ou envolver o grupo de casamento no planeamento, pode convidar familiares, amigos e profissionais para o seu projeto de casamento e trabalhar em conjunto. Pode dar-lhes acesso total de edição ou apenas permissão para visualizar o itinerário e os restantes projetos que tiver criado.

Ter um olhar fresco sobre qualquer projeto de planeamento de casamento reduz a probabilidade de erros mais à frente e pode até inspirar novas ideias. Afinal, alguns amigos e familiares provavelmente já casaram e a experiência deles pode ser preciosa.

Quando o itinerário estiver concluído e todos os horários confirmados, é sensato partilhar versões adaptadas com todos os envolvidos. Por exemplo, o wedding planner ou coordenador, o espaço, os fornecedores e o grupo de casamento devem receber a versão mais detalhada do cronograma, com contactos e moradas, se necessário. Uma versão mais simples deve depois ser publicada no seu site de casamento para os convidados, com apenas os horários essenciais de que precisam.

9. Não Agendar as Pausas dos Fornecedores

É provável que os seus fornecedores falem consigo, ainda em fase de planeamento, sobre as pausas de que vão precisar no próprio dia. Todos eles precisam de comer, descansar e recuperar energias antes de voltar à festa. Estas pausas são importantes e, desde que estejam previstas, não deverão prejudicar o seu cronograma.

Agende as pausas dos fornecedores com cuidado, tendo em conta possíveis conflitos ou atrasos que possam causar. O que menos deseja é estar prestes a fazer uma dança especial, ou a preparar-se para a grande saída, e descobrir que o DJ está em intervalo. E isso pode acontecer se não planear com atenção as pausas de cada serviço.

Quando enviar o cronograma final da receção de casamento aos fornecedores, confirme se as pausas que lhes atribuiu são suficientes e se a sua posição no horário não interfere com o trabalho de cada um.

10. Sair Sem uma Grande Despedida

Entraram na receção em grande estilo, fizeram a primeira dança como casal já casado debaixo dos holofotes. E agora, no fim da noite, vão simplesmente sair pela porta de trás? O vosso casamento merece um final em grande. Seja com um último set de dança, seja com uma saída em grande do espaço, ladeados por faíscas ou luzes. Os momentos finais da celebração são tão importantes como os primeiros e devem ser pensados com o mesmo cuidado.

Uma grande saída não só deixa nos convidados uma sensação calorosa ao terminar a receção, como também ajuda a dar estrutura ao álbum ou vídeo de casamento, criando um início, meio e fim bem definidos para a vossa história. Muitos casais esquecem-se disto, focando-se apenas em acumular momentos soltos em vez de contar uma narrativa.

Se o seu fotógrafo/videógrafo de casamento não estiver contratado para ficar até ao fim da receção, pense em agendar uma falsa saída. Algo que não seja demasiado demorado, como uma última dança ou alguns retratos a entrarem no vosso "carro de fuga". Um momento simples, mas divertido, que ajude a completar o vosso álbum.

Está na Hora de Começar a Criar o Seu Cronograma de Receção de Casamento

Está mais do que preparado para começar a montar o seu próprio itinerário de casamento. E temos uma ferramenta gratuita fantástica que o vai ajudar a fazê-lo de forma rápida e intuitiva. Em poucos minutos estará a criar o cronograma perfeito da receção de casamento com o nosso sistema de símbolos fáceis de entender e de agendamento simples, pensado para o pôr a planear de imediato, sem necessidade de experiência prévia.

Quando o cronograma estiver concluído, pode exportá-lo em formato folha de cálculo ou PDF. Pronto para qualquer fornecedor ou elemento da sua equipa de casamento que o necessite.

Comece hoje a criar o seu itinerário da receção de casamento e descubra como o processo pode ser simples com a nossa ferramenta gratuita.