Чек‑лист 
свадебного координатора

Кто такой свадебный координатор?

Для начала нужно прояснить главный момент. Свадебный координатор — это не то же самое, что организатор свадьбы, это две совершенно разные роли. На самом деле координаторы редко что‑то планируют с нуля, их задача — грамотно скоординировать то, что уже запланировано.

В целом работа координатора приходится на сам день свадьбы и несколько дней до него. Это время, когда вокруг может твориться настоящий хаос, и паре очень нужен человек со стороны, который умеет образно говоря «жонглировать десятком дел одновременно»: связываться с подрядчиками, контролировать доставки и следить за свадебным таймингом.

Чувствуете в себе силы взяться за эту роль? Давайте разберёмся, что нужно включить в ваш чек‑лист свадебного координатора.

Чек‑лист свадебного координатора

Мы разделили этот чек‑лист на несколько блоков, чтобы было наглядно, что и когда нужно делать. Возможно, вы будете задействованы только в сам день свадьбы, но полезно понимать, какие задачи обычно появляются у координатора за несколько дней до торжества.

Составить свой чек‑лист

Напоминание о подтверждении приглашений

Практически каждая пара сталкивается с гостями, которые до последнего не подтверждают своё присутствие — это неизбежно. Обзванивать родных и друзей, уговаривая дать окончательный ответ, — мало кому по душе. Поэтому для молодожёнов настоящее спасение — переложить эту обязанность на плечи другого человека.

Помощь с рассадкой гостей

Онлайн‑сервис рассадки гостей на свадьбе, как наш, делает эту задачу из чек‑листа координатора почти беспроблемной. Вы можете подключиться из любой точки мира и помочь измученной паре наконец‑то рассадить последних гостей — это может оказаться удивительно приятным и благодарным занятием.

Подтверждение и связь с подрядчиками

Вне зависимости от того, на каком этапе подготовки вы подключились как координатор, от вас будут ждать взаимодействия с подрядчиками. Постарайтесь как можно раньше представиться всем, с кем работает пара, и объясните, что в случае любых вопросов или проблем им стоит обращаться именно к вам.

В дни, предшествующие свадьбе, и в сам день торжества грамотная коммуникация с подрядчиками может решающим образом повлиять на успех всего события.

Составление свадебного тайминга

В зависимости от того, насколько глубоко вы вовлечены в подготовку, от вас могут не требовать разработать подробный тайминг дня с нуля. Чаще всего координатор помогает довести уже составленный план до идеала и следит за его реализацией.

Организация финального этапа со свадебной полиграфией

Последнее, чем хочется заниматься паре за несколько часов до свадьбы, — это забирать или переделывать полиграфию. Поэтому так важно, когда есть свадебный координатор, который берёт список всей печатной продукции и проверяет, что каждый экземпляр готов, без ошибок и на своём месте.

Другие возможные задачи из чек‑листа свадебного координатора

Каждая пара уникальна, и набор обязанностей, которые они передают свадебному координатору, может сильно различаться. Вот ещё несколько задач, которые вам могут поручить:

• Забрать документы для регистрации брака
• Организовать расчёт и чаевые подрядчикам
• Забрать все наряды, необходимые для дня свадьбы
• Продумать план на случай дождя
• Собрать экстренный набор (аптечка, мелочи первой необходимости)

Чек‑лист координатора в день свадьбы

Вот он, главный день! Сейчас ваша задача — не блистать в центре внимания, а, наоборот, оставаться почти незаметным. Тихо и чётко работать за кулисами: координировать подрядчиков, заботиться о гостях и оперативно «тушить пожары» (в переносном смысле, конечно).

Вы должны отлично знать свадебный тайминг и быть уверены, что в курсе каждого события, которое должно произойти в течение дня.

Сохранять спокойствие и хорошее настроение пары

Отпустить контроль над свадьбой, которую планировали месяцами, — очень непросто для любой пары. Утром в день свадьбы обязательно навестите их, расскажите, что всё идёт по плану, и успокойте. Они будут нервничать и, возможно, немного паниковать. Ваша задача — выдержать это и сделать так, чтобы у них было всё необходимое, а лишние волнения вы взяли на себя.

Следить за свадебным расписанием

Свадьба должна идти по достаточно плотному графику, и ваша задача — проследить, чтобы этот график соблюдался. Это одна из ключевых позиций в чек‑листе свадебного координатора, ведь никому не хочется быть тем, кто «подгоняет» гостей и переводит праздник к следующему этапу. Но именно это и входит в ваши обязанности — уверенно держать тайминг под контролем.

Координация подрядчиков

Хорошая идея — внести всех свадебных подрядчиков в ваш чек‑лист координатора и буквально отмечать каждого по мере прибытия. Так никто не будет забыт. При желании можно также отмечать, когда каждый из них выполнил свою часть работы. То же касается и арендованных предметов.

Будьте на связи по любым вопросам, связанным с подрядчиками, и заранее объясните им, что по поводу оплаты им нужно обращаться к вам или к одному из ваших помощников.

Инструктаж распорядителей и встречающих

Вы будете присутствовать на репетиции церемонии и точно знать, как должны заходить гости и где им следует располагаться. С этой информацией вы сможете подробно объяснить распорядителям их задачи и убедиться, что они правильно встречают и рассаживают гостей.

Организация финальных штрихов декора

Нужно ли перенести цветы с церемонии в зал банкета или разложить карточки рассадки и меню по столам — все такие последние штрихи в оформлении обычно ложатся на ваши плечи.

Контроль за уборкой после праздника

Самое «приятное» мы оставили напоследок! Уборка после насыщенного вечера — задача, которую мало кто любит, и это понятно. Но кто‑то всё равно должен за неё отвечать. Вам не обязательно заниматься физической уборкой, но важно, чтобы на площадке был человек, который проследит: всё ли вывезено, ничего ли не забыто и приведено ли пространство в порядок.