Чеклист 
свадебного координатора

Что такое свадебный координатор?

Начнем с того, что обратимся к слону в комнате. Свадебный координатор - это не то же самое, что организатор, это две совершенно разные роли. На самом деле, координаторы редко что-то планируют, они просто координируют то, что уже запланировано.

В целом работа координатора обычно выполняется в день свадьбы или в дни, предшествующие ей. Это время, когда все может стать немного сумасшедшим, и вам просто необходим человек, не являющийся супругом, который умеет, образно говоря, крутить несколько тарелок. Проверять поставщиков, следить за доставкой и отслеживать график свадьбы.

Чувствуете себя готовым к этой работе? Давайте посмотрим, что должно входить в список обязанностей свадебного координатора.

Чеклист свадебного координатора

Мы разбили этот чеклист на различные разделы, чтобы лучше показать, что и когда необходимо сделать. Возможно, вы будете задействованы только в день торжества, но полезно посмотреть, что может быть в списке у свадебного координатора за несколько дней до него.

Составьте свой личный чеклист

Погоня за RSVP

Каждая пара сталкивается с проблемой опоздания с ответом, это неизбежно. Обзвон близких людей с просьбой ответить - занятие не из приятных. Поэтому часто бывает благом переложить эту работу на плечи другого человека.

Помощь в составлении схемы рассадки

Использование онлайн-инструмента для составления схемы рассадки гостей на свадьбе, такого как наш, делает эту работу координатора без особых усилий. Совместная работа из любой точки мира, помощь расстроенной паре в рассадке последних гостей может стать действительно полезным опытом.

Подтверждение и регистрация у поставщиков

Независимо от того, на каком этапе свадебного процесса вы включаетесь в качестве координатора, вам придется иметь дело с поставщиками. Представляйтесь как можно раньше и убедитесь, что в случае возникновения проблем или вопросов они должны обращаться именно к вам.

В дни подготовки к свадьбе и в день ее проведения хорошее общение с поставщиками может стать залогом успешного проведения торжественного дня.

Составление графика свадебных торжеств

В зависимости от степени вашей вовлеченности в процесс организации свадьбы, возможно, вам не придется с нуля формулировать хронологию дня. Скорее, это будет помощь в его создании.

Организация заключительных этапов изготовления свадебной канцелярии

Меньше всего молодоженам хочется в преддверии свадьбы заниматься подбором или исправлением ошибок в канцелярских принадлежностях. Вот почему так полезно иметь свадебного координатора, который может взять на себя составление списка канцелярских товаров и проследить за тем, чтобы каждый элемент был в наличии и правильно оформлен.

Другие задачи, которые может решить свадебный координатор

Все пары разные, и обязанности, возлагаемые на свадебного координатора, могут сильно различаться. Вот некоторые другие задачи, которые могут быть возложены на вас:

• Сбор документов о заключении брака
• Организация расчетов с поставщиками и чаевые
• Подберите все необходимые наряды на день
• Создайте план на черный день
• Упаковать аварийный комплект

Чеклист координатора дня свадьбы

Настал звездный час! Сейчас ваше время не блистать, а оставаться незамеченным. Молча работать на заднем плане, организовывать поставщиков, радовать гостей и тушить пожары (надеюсь, не в буквальном смысле).

Вы должны хорошо знать хронологию дня и быть уверенным в том, что вы в курсе всех событий, которые должны произойти в течение дня.

Поддерживать счастье и спокойствие супружеской пары

Отказаться от контроля над свадьбой, которую вы планировали в течение нескольких месяцев, нелегко для любой пары. Утром в день свадьбы навестите их и убедите в том, что все идет своим чередом. Они будут нервничать и, возможно, испытывать небольшой стресс. Но ваша задача - смириться с этим и убедиться, что у них есть все необходимое.

Контроль графика свадебных торжеств

Свадьбы должны проходить по довольно жесткому графику, и ваша задача - обеспечить его соблюдение. Это одна из самых ответственных задач в контрольном списке свадебного координатора, поскольку никто не любит, когда приходится переносить праздник. Но это буквально ваша работа, и вы должны уверенно держать график в узде.

Координация работы с поставщиками

Хорошо, если каждый из свадебных поставщиков будет внесен в чеклист координатора, и каждый из них будет отмечаться буквально по мере прибытия. Таким образом, никто не будет забыт. Отметьте также, когда они выполнили свою работу, если вы хотите быть очень организованным. То же самое относится и к аренде.

Будьте готовы к любым проблемам с продавцами и убедитесь, что они знают, что нужно подойти к вам или к одному из ваших помощников, когда требуется оплата.

Руководство для помощников

Вы уже присутствовали на репетиции церемонии и отметили, как именно будут входить гости и где их следует рассаживать. С учетом этой информации проинформируйте распорядителей об их обязанностях и убедитесь, что они правильно направляют гостей.

Расстановка предметов декора в последнюю минуту

Перевозка цветов с церемонии на прием, расстановка карточек и меню на столах - все эти работы по декору в последнюю минуту будут выполняться именно вами.

Позаботьтесь об очистке

Лучшую работу мы оставили напоследок! Уборка после ночи никогда не была популярной задачей, по понятным причинам. Но кто-то должен это делать. Не обязательно пачкать руки, но важно, чтобы кто-то на месте следил за тем, чтобы все было убрано должным образом и ничего не было забыто.