Свадебный 
чек-лист координатора

Кто такой свадебный координатор?

Для начала давайте разберемся с главным. Свадебный координатор — это не то же самое, что организатор свадьбы: это две совершенно разные роли. На самом деле координаторы редко занимаются планированием — они просто координируют то, что уже было запланировано.

Как правило, координатор приступает к работе в день свадьбы или за несколько дней до нее. В этот период события могут развиваться стремительно, и паре особенно нужен человек со стороны, который умеет одновременно держать под контролем множество задач. Он связывается с подрядчиками, контролирует доставки и следит за таймингом свадьбы.

Чувствуете, что готовы взяться за эту роль? Давайте посмотрим, что стоит включить в ваш чек-лист свадебного координатора.

Чек-лист свадебного координатора

Мы разделили этот чек-лист на несколько разделов, чтобы наглядно показать, что и когда нужно сделать. Возможно, вы будете участвовать только в самом свадебном дне, но полезно заранее ознакомиться с задачами, которые могут входить в чек-лист координатора в предшествующие дни.

Создать свой чек-лист

Собрать подтверждения от гостей

Поздние ответы гостей случаются у каждой пары — это неизбежно. Обзванивать близких и буквально выпрашивать у них ответ — занятие не из приятных. Поэтому часто бывает настоящим спасением передать эту задачу кому-то другому.

Помочь с планом рассадки

Онлайн-инструмент для создания плана рассадки, например наш, превращает эту задачу из чек-листа координатора в простое дело. Работая вместе из любой точки мира и помогая расставить за столами последних гостей, вы действительно можете принести паре большую пользу.

Подтвердить договоренности с подрядчиками и быть с ними на связи

Независимо от того, на каком этапе подготовки вы подключаетесь к свадьбе в качестве координатора, вам придется работать с подрядчиками. Представьтесь им как можно раньше и объясните, что при возникновении проблем или вопросов им следует обращаться к вам.

В дни перед свадьбой и непосредственно в день торжества хорошая коммуникация с подрядчиками может существенно повлиять на успех всего мероприятия.

Составить тайминг свадьбы

В зависимости от степени вашего участия в подготовке свадьбы от вас могут не ожидать, что вы составите тайминг свадебного дня с нуля. Скорее всего, вам предстоит помочь в его разработке.

Организовать последние приготовления со свадебной полиграфией

Меньше всего молодоженам хочется в часы перед свадьбой забирать полиграфию или исправлять ошибки в ней. Поэтому так полезно иметь свадебного координатора, который проверит весь список печатных материалов и убедится, что все на месте и оформлено правильно.

Другие возможные задачи свадебного координатора

Все пары разные, и обязанности, которые передают свадебному координатору, могут сильно отличаться. Вот еще несколько задач, которые вас могут попросить выполнить:

• Забрать документы для регистрации брака
• Организовать оплату услуг подрядчиков и чаевые
• Забрать всю необходимую одежду и аксессуары для свадебного дня
• Составить план на случай дождя
• Собрать экстренный набор

Чек-лист координатора в день свадьбы

Вот и настал главный момент! Теперь ваша задача — не блистать, а оставаться незаметным. Незримо работайте на заднем плане: координируйте подрядчиков, заботьтесь о гостях и оперативно решайте возникающие проблемы (надеемся, тушить настоящий пожар не придется).

Вы должны отлично знать тайминг дня и быть уверены, что представляете себе каждое событие, которое должно произойти.

Помогать паре сохранять спокойствие и хорошее настроение

Для любой пары непросто отпустить контроль над свадьбой, которую они планировали месяцами. Утром в день свадьбы навестите их и заверьте, что все идет по плану. Они будут волноваться и, возможно, немного нервничать. Но ваша задача — сохранять спокойствие и убедиться, что у них есть все необходимое.

Контролировать расписание свадьбы

Свадьба должна проходить по достаточно четкому расписанию, и ваша задача — проследить за этим. Это один из важнейших пунктов чек-листа свадебного координатора, ведь никому не нравится торопить гостей и прерывать веселье. Но именно в этом и заключается ваша работа: уверенно следить за таймингом.

Координировать подрядчиков

Стоит внести каждого свадебного подрядчика в свой чек-лист координатора и отмечать их по мере прибытия. Так никто не будет забыт. Если хотите быть особенно организованным, отмечайте также завершение работы каждого подрядчика. То же касается арендованного оборудования и декора.

Будьте готовы решать любые вопросы, связанные с подрядчиками, и проследите, чтобы они знали: по вопросам оплаты им нужно обращаться к вам или к одному из ваших помощников.

Координировать работу распорядителей

Вы присутствовали на репетиции церемонии и точно знаете, как гости будут входить и где должны сидеть. Учитывая эту информацию, объясните распорядителям их обязанности и проследите, чтобы они правильно направляли гостей.

Организовать последние детали оформления

Будь то перенос цветов с церемонии в банкетный зал или раскладка карточек рассадки и меню на столах — именно вам предстоит выполнить эти последние задачи по оформлению.

Проследить за уборкой

Мы оставили напоследок самую приятную задачу! Уборка после торжества редко кому нравится — и это вполне понятно. Но кто-то должен ею заняться. Вам необязательно брать все на себя, однако важно, чтобы кто-то находился на площадке и проверил, что все убрано как следует и ничего не забыто.