Bröllop 
Checklista för samordnare

Vad är en bröllopskoordinator?

Vi bör börja med att ta itu med elefanten i rummet. En bröllopskoordinator är inte samma sak som en planerare, det är två helt unika roller. Faktum är att koordinatorer sällan planerar någonting, de samordnar helt enkelt det som redan har planerats.

I allmänhet utförs en koordinators arbete på dagen för eller dagarna före bröllopet. En tid då saker och ting kan bli lite galna, och du faktiskt bara behöver någon utanför det gifta paret som är bra på att metaforiskt snurra flera plattor. Kolla in med leverantörer, jaga leveranser och hålla koll på bröllopets tidslinje.

Känner du dig redo att ta dig an jobbet? Låt oss se vad du bör ha på din checklista för bröllopskoordinatorn.

Checklista för bröllopskoordinatorn

Vi har delat upp checklistan i olika avsnitt för att bättre kunna visa vad som ska göras och när. Du kanske bara är inblandad på dagen, men det är bra att se vad en bröllopskoordinator eventuellt skulle ha på sin checklista dagarna innan.

Utforma din personliga checklista

Jaga svar på inbjudan

Alla par kommer att uppleva sena svar, det är oundvikligt. Att ringa runt och be om ett svar från nära och kära är aldrig en rolig uppgift. Därför är det ofta en välsignelse att avlasta nämnda jobb på en annan persons axlar.

Hjälp med sittplatsschema

Att använda ett onlineverktyg för bröllopssittningsdiagram, som vårt, gör detta koordinatorchecklistejobb enkelt. Att samarbeta var du än befinner dig i världen och hjälpa det frustrerade paret att placera de sista gästerna kan vara en riktigt givande upplevelse.

Bekräfta och checka in hos leverantörerna

Oavsett när du kommer in i bröllopets tidslinje som koordinator kommer du att förväntas ha kontakt med leverantörer. Presentera dig så tidigt som möjligt i processen och se till att de vet att om det uppstår några problem eller om de har en fråga så ska de gå via dig.

Under dagarna före bröllopet och på själva dagen kan en god kommunikation med leverantörerna göra hela skillnaden för hur lyckad den stora dagen blir.

Skapa tidslinjen för bröllopet

Beroende på hur involverad du är i bröllopet kanske du inte förväntas formulera en tidslinje för dagen från början. Men snarare hjälpa till att skapa den.

Organisera de sista stadierna av bröllopsbrevpapper

Det sista som brudparet vill göra under timmarna fram till bröllopet är att plocka upp eller rätta till fel i pappersvarorna. Det är därför det är så användbart att ha en bröllopskoordinator som kan ta deras checklista över pappersvaror och se till att varje objekt är närvarande och korrekt.

Andra potentiella uppgifter i checklistan för bröllopskoordinatorn

Alla par är olika och de uppgifter som överlämnas till en bröllopskoordinator kan variera mycket. Här är några andra uppgifter som du kan bli ombedd att ta hand om:

• Hämtning av vigselhandlingar
• Ordna betalningar och tips till leverantörer
• Plocka upp alla kläder som behövs för dagen
• Skapa en plan för regniga dagar
• Packa Nödutrustning

Checklista för bröllopskoordinatorns dag

Det här är det stora ögonblicket! Nu är det dags för dig att inte glänsa, utan att gå obemärkt förbi. Du arbetar tyst i bakgrunden, organiserar leverantörer, håller gästerna nöjda och släcker bränder (inte bokstavligen, men förhoppningsvis).

Du bör känna till tidslinjen för dagen mycket väl och känna dig säker på att du är medveten om varje händelse som ska ske under dagen.

Håll paret lyckligt och lugnt

Att släppa kontrollen över ett bröllop som du har planerat i månader är inte lätt för något par. På morgonen före bröllopet kan du besöka dem och försäkra dem om att allt går som det ska. De kommer att vara nervösa och kanske lite stressade. Men det är ditt jobb att ta dig igenom det och se till att de har allt de behöver.

Kontrollera bröllopsschemat

Bröllop måste hålla sig till ganska snäva scheman, och det är ditt jobb att se till att det här gör det. Detta är en av de mest kritiska uppgifterna på en bröllopskoordinators checklista, eftersom ingen gillar att vara den som flyttar en fest. Men det är bokstavligen ditt jobb, och du måste hålla tidslinjen i kontroll med förtroende.

Koordinering av leverantörer

Det är en bra idé att ha alla bröllopsleverantörer på samordnarens checklista och bokstavligen bocka av var och en när de anländer. På så sätt blir ingen bortglömd. Checka av när de har utfört sin tjänst också om du vill vara superorganiserad. Detsamma gäller för uthyrning.

Var tillgänglig för eventuella problem med försäljarna och se till att de vet att de kan komma till dig eller någon av dina medhjälpare när betalning krävs.

Vägledning för Ushers

Du har deltagit i repetitionen av ceremonin och noterat exakt hur gästerna ska komma in och var de ska sitta. Med denna information i åtanke kan du informera vaktmästarna om deras uppgifter och se till att de vägleder gästerna på rätt sätt.

Ordna med inredningen i sista minuten

Oavsett om det handlar om att transportera blommor från ceremonin till mottagningen eller att ordna placeringskort och menyer på borden - det blir ditt jobb att utföra de sista dekorationsjobben.

Ta hand om uppröjningen

Vi sparade det bästa jobbet till sist! Att städa upp efter kvällen innan är aldrig en populär uppgift, av uppenbara skäl. Men någon måste göra det. Du behöver inte nödvändigtvis smutsa ner dina händer, men det är viktigt att någon är på plats och ser till att allt har städats undan på rätt sätt och att inget har glömts bort.