Bröllops 
koordinatorns checklista

Vad är en bröllopskoordinator?

Vi börjar med att reda ut den viktigaste frågan. En bröllopskoordinator är inte samma sak som en bröllopsplanerare – det är två helt olika roller. Faktum är att koordinatorer sällan planerar något. De samordnar helt enkelt det som redan har planerats.

I allmänhet utförs koordinatorns arbete på själva bröllopsdagen eller under dagarna som leder fram till den. Det är en tid då allt lätt kan bli lite kaotiskt, och då man behöver någon utanför brudparet som är bra på att hålla många bollar i luften. Det kan handla om att stämma av med leverantörer, följa upp leveranser och hålla koll på bröllopets tidsplan.

Känner du dig redo att ta dig an uppgiften? Då går vi igenom vad som bör finnas med på din checklista som bröllopskoordinator.

Checklista för bröllopskoordinatorer

Vi har delat upp checklistan i olika avsnitt för att tydligare visa vad som behöver göras och när. Du kanske bara ska hjälpa till på själva dagen, men det kan ändå vara bra att se vad en bröllopskoordinator kan behöva ha på sin checklista under dagarna före bröllopet.

Utforma din personliga checklista

Följ upp OSA-svar

Alla brudpar får förr eller senare sena OSA-svar – det är nästan oundvikligt. Att ringa runt och be närstående om besked är sällan särskilt roligt. Därför kan det vara en stor lättnad att lämna över den uppgiften till någon annan.

Hjälp till med bordsplaceringen

Med hjälp av ett digitalt verktyg för bordsplacering, som vårt, blir den här punkten på koordinatorns checklista enkel att hantera. Genom att samarbeta var ni än befinner er i världen och hjälpa det frustrerade brudparet att placera de sista gästerna kan du göra en verkligt värdefull insats.

Bekräfta och stäm av med leverantörerna

Oavsett när du kommer in i bröllopets tidsplan som koordinator förväntas du hantera kontakten med leverantörerna. Presentera dig så tidigt som möjligt och se till att de vet att de ska vända sig till dig om det uppstår problem eller om de har frågor.

Under dagarna före bröllopet och på själva dagen kan en god kommunikation med leverantörerna göra hela skillnaden för att den stora dagen ska bli lyckad.

Skapa bröllopets tidsplan

Beroende på hur mycket du ska vara involverad i bröllopet förväntas du kanske inte skapa dagens tidsplan helt från grunden, utan snarare hjälpa till att ta fram den.

Ordna de sista detaljerna kring bröllopspapperen

Det sista brudparet vill göra under timmarna före bröllopet är att hämta eller rätta till fel i sina trycksaker. Därför är det så värdefullt att ha en bröllopskoordinator som kan gå igenom listan över allt tryckt material och se till att varje del finns på plats och är korrekt.

Andra möjliga uppgifter på bröllopskoordinatorns checklista

Alla brudpar är olika, och uppgifterna som lämnas över till en bröllopskoordinator kan variera stort. Här är några andra saker du kan få i uppgift att ta hand om:

• Hämta vigseldokument
• Ordna betalningar och dricks till leverantörerna
• Hämta alla kläder och tillbehör som behövs under dagen
• Skapa en plan för regn
• Packa ett nödkit

Checklista för bröllopskoordinatorn på själva dagen

Nu är det stora ögonblicket här! Det är inte din stund att stå i centrum, utan att arbeta så diskret att du knappt märks. Du ska jobba i bakgrunden, samordna leverantörer, se till att gästerna trivs och lösa problem – förhoppningsvis inga bokstavliga bränder.

Du bör kunna dagens tidsplan utan och innan och känna dig trygg med att du har koll på allt som ska hända under dagen.

Se till att brudparet är nöjt och lugnt

Det är inte lätt för något brudpar att släppa kontrollen över ett bröllop som de har planerat i månader. På bröllopsmorgonen kan du besöka dem och försäkra dem om att allt går enligt plan. De kommer att vara nervösa och kanske lite stressade. Men det är ditt jobb att hålla huvudet kallt och se till att de har allt de behöver.

Håll koll på bröllopets tidsplan

Bröllop måste följa ganska strikta tidsplaner, och det är ditt jobb att se till att så blir fallet även här. Det här är en av de viktigaste uppgifterna på en bröllopskoordinators checklista, eftersom ingen tycker om att behöva skynda på festen. Men det är faktiskt ditt jobb, och du behöver hålla tidsplanen på rätt spår med trygghet och pondus.

Samordna leverantörerna

Det är en god idé att skriva upp alla bröllopsleverantörer på din koordinatorchecklista och bocka av dem en efter en när de anländer. På så sätt glöms ingen bort. Om du vill vara extra organiserad kan du även bocka av dem när de har utfört sitt uppdrag. Detsamma gäller hyrd utrustning.

Var tillgänglig om det uppstår problem med leverantörerna och se till att de vet att de ska vända sig till dig eller någon av dina medhjälpare när det är dags för betalning.

Vägled värdarna

Du har deltagit i ceremonigenomgången och noterat exakt hur gästerna ska gå in och var de ska sitta. Med den informationen i åtanke instruerar du värdarna om deras uppgifter och ser till att de visar gästerna rätt.

Ordna de sista dekorationsdetaljerna

Oavsett om det handlar om att transportera blommor från ceremonin till festen eller att lägga ut placeringskort och menyer på borden är det ditt jobb att ta hand om dessa sista dekorationsdetaljer.

Se till att allt städas undan

Vi sparade den bästa uppgiften till sist! Att städa upp efter kvällen är aldrig särskilt populärt, av uppenbara skäl. Men någon måste göra det. Du behöver inte nödvändigtvis kavla upp ärmarna själv, men det är viktigt att någon finns på plats och ser till att allt städas undan ordentligt och att inget glöms kvar.