Checklista för 
bröllopskoordinator

Vad är en bröllopskoordinator?

Vi börjar med att reda ut det uppenbara. En bröllopskoordinator är inte samma sak som en bröllopsplanerare – det är två helt olika roller. Faktum är att koordinatorer sällan planerar själva bröllopet, de koordinerar det som redan är planerat.

I regel sker en koordinator största delen av sitt arbete på själva bröllopsdagen eller under dagarna precis innan. Det är då allt kan kännas lite kaotiskt, och man verkligen behöver någon utanför brudparet som är bra på att jonglera många saker samtidigt. Hålla kontakt med leverantörer, jaga leveranser och se till att tidsplanen för bröllopet följs.

Känner du dig redo att ta dig an uppdraget? Då tittar vi på vad du bör ha med på din checklista som bröllopskoordinator.

Checklista för bröllopskoordinator

Vi har delat upp den här checklistan i olika delar för att tydligt visa vad som behöver göras och när. Du kanske bara är inblandad på själva dagen, men det är ändå värdefullt att se vad en bröllopskoordinator kan ha på sin checklista under dagarna innan.

Skapa din personliga checklista

Följ upp inbjudningar

Varje par får sena svar på sina inbjudningar – det går nästan inte att undvika. Att ringa runt och be släktingar och vänner om ett definitivt besked är sällan en rolig uppgift. Därför är det ofta en stor lättnad för paret att kunna lämna över just den biten till någon annan.

Hjälp till med bordsplacering

Med ett digitalt verktyg för bordsplacering på bröllop, som vårt, blir den här punkten på din koordinatorchecklista mycket enklare. Ni kan samarbeta oavsett var ni befinner er, och att hjälpa ett frustrerat brudpar att få de sista gästerna på plats kan kännas väldigt tillfredsställande.

Bekräfta och ha kontakt med leverantörer

Oavsett när i processen du kliver in som koordinator förväntas du ha kontakt med leverantörerna. Presentera dig så tidigt som möjligt och se till att de vet att om något krånglar, eller om de har frågor, så ska de vända sig till dig.

Under dagarna före bröllopet, och på själva dagen, kan en tydlig och smidig kommunikation med leverantörerna vara helt avgörande för att bröllopsdagen ska bli lyckad.

Skapa tidslinjen för bröllopet

Beroende på hur delaktig du är i bröllopet kanske du inte förväntas ta fram dagens tidslinje helt från grunden, utan snarare hjälpa till att sätta ihop och finjustera den.

Samordna det sista kring trycksaker

Det sista ett brudpar vill göra timmarna innan bröllopet är att åka och hämta trycksaker eller rätta till missar i dem. Därför är det guld värt att ha en bröllopskoordinator som kan ta deras checklista över allt tryckt material och försäkra sig om att varje sak finns på plats och stämmer.

Andra möjliga uppgifter på en bröllopskoordinators checklista

Varje par är unikt, och vad som läggs på en bröllopskoordinator kan variera mycket. Här är några andra uppgifter du kan bli ombedd att sköta:

• Hämta vigselhandlingar
• Samordna betalningar och dricks till leverantörer
• Hämta alla kläder som behövs till dagen
• Ta fram en reservplan för dåligt väder
• Packa ett nödkit

Checklista för bröllopskoordinator på bröllopsdagen

Nu gäller det! Det här är din stund – inte för att stå i centrum, utan för att nästan inte märkas alls. Du arbetar tyst i bakgrunden, styr upp leverantörer, håller gästerna nöjda och släcker bränder (förhoppningsvis bara bildligt talat).

Du bör kunna dagens tidsplan utan och innan och känna dig trygg med att du har koll på varje moment som ska ske under dagen.

Håll brudparet lugnt och lyckligt

Att släppa kontrollen över ett bröllop man planerat i månader är inte lätt för något par. Besök dem på bröllopsmorgonen och ge dem lugnande besked om att allt rullar på som det ska. De kommer att vara nervösa och kanske lite stressade. Din uppgift är att ta allt det där, och se till att de har precis det de behöver.

Håll koll på tidsschemat

Bröllop behöver följa ett ganska tajt schema, och det är din uppgift att se till att just det här gör det. Det här är en av de viktigaste punkterna på en checklista för bröllopskoordinator, eftersom få gillar att vara den som ber folk gå vidare till nästa moment. Men det är bokstavligen ditt jobb – och du behöver göra det med trygghet och tydlighet för att hålla tidslinjen på plats.

Koordinera leverantörer

Det är smart att ha alla bröllopsleverantörer med på din koordinatorchecklista och bokstavligen bocka av dem när de anländer. Då är det ingen som glöms bort. Vill du vara extra strukturerad kan du också bocka av när de har utfört sitt uppdrag. Samma sak gäller uthyrningar.

Var tillgänglig om det uppstår problem med leverantörer och se till att de vet att de ska komma till dig, eller någon av dina hjälpare, när det är dags för betalning.

Vägled värdarna

Du har deltagit på vigselrepetitionen och noterat exakt hur gästerna ska komma in och var de ska sitta. Med den informationen i ryggen instruerar du värdarna om deras uppgifter och ser till att de visar gästerna rätt.

Ordna sista minuten-dekorationer

Oavsett om det handlar om att flytta blommor från vigseln till festen eller lägga ut placeringskort och menyer på borden, så är det du som ansvarar för de där sista minuterna med dekoren.

Ha ansvar för avplockning och städning

Vi sparade den ”bästa” uppgiften till sist! Att ta hand om allt efter festen är sällan populärt – av förståeliga skäl. Men någon måste göra det. Du behöver inte nödvändigtvis städa själv, men det är viktigt att någon finns på plats och ser till att allt plockas undan på rätt sätt och att ingenting blir kvarglömt.