Чекліст 
весільного координатора

Хто такий весільний координатор?

Спершу варто розвіяти головну плутанину. Весільний координатор — це не те саме, що весільний організатор чи планер, це дві різні ролі. Насправді координатори рідко щось планують з нуля — вони насамперед координують те, що вже сплановано.

Зазвичай робота координатора зосереджена в день весілля або в останні дні перед ним. Це період, коли все може виходити з-під контролю, і парі дуже потрібна людина «зі сторони», яка вміє тримати в полі зору десятки справ одночасно: спілкуватися з підрядниками, контролювати доставки та стежити за таймлайном весілля.

Відчуваєте, що готові взятися за цю місію? Тоді подивімося, що варто включити до вашого чекліста весільного координатора.

Чекліст весільного координатора

Ми розділили цей чекліст на кілька блоків, щоб було зрозуміло, що і коли потрібно робити. Можливо, ви будете залучені лише в сам день весілля, але корисно побачити, за що потенційно може відповідати координатор і в попередні дні.

Створити власний чекліст

Дозбирати відповіді на запрошення

Кожна пара стикається з тим, що частина гостей відповідає на запрошення із запізненням — це неминуче. Обдзвонювати всіх і чемно випитувати, чи будуть вони на святі, — заняття не з приємних. Тому справжнім порятунком стає можливість передати це завдання комусь іншому.

Допомога зі схемою розсадки

Онлайн інструмент для схеми розсадки гостей на весіллі, як у нас, робить це завдання з чекліста координатора майже беззусильним. Ви можете допомагати парі з будь-якої точки світу, разом дорозсаджуючи тих кількох «проблемних» гостей — і це насправді приносить велике задоволення.

Підтвердити та підтримувати контакт з підрядниками

Незалежно від того, на якому етапі підготовки ви підключилися як координатор, від вас чекатимуть роботи з підрядниками. Варто якнайшвидше представитися їм і пояснити, що у разі будь-яких питань чи проблем вони мають звертатися саме до вас.

У дні, що передують весіллю, і в сам день події налагоджена комунікація з підрядниками може повністю визначити успіх усього свята.

Скласти таймлайн весілля

Залежно від того, наскільки ви залучені до підготовки, від вас можуть не вимагати самостійно розробляти детальний таймлайн дня з нуля. Часто завдання координатора — допомогти парі його доопрацювати й зробити максимально реалістичним.

Організувати фінальний етап із весільною поліграфією

Останнє, чим хоче займатися пара за кілька годин до весілля, — це забирати поліграфію або виправляти в ній помилки. Саме тому так цінно мати весільного координатора, який візьме чекліст усіх друкованих матеріалів і проконтролює, щоб кожен примірник був на місці та без недоліків.

Інші можливі завдання в чеклісті весільного координатора

Кожна пара особлива, тож і обов’язки, які передаються весільному координатору, можуть сильно відрізнятися. Ось ще кілька завдань, які вам можуть доручити:

• Забрати документи для реєстрації шлюбу
• Організувати розрахунок і чайові підрядникам
• Забрати всі вбрання, потрібні на день весілля
• Підготувати «план Б» на випадок дощу
• Зібрати тривожну (екстрену) валізку

Чекліст координатора в день весілля

Ось і настав головний день! Ваше завдання зараз — не сяяти в центрі уваги, а навпаки, залишатися майже непомітними. Спокійно працювати за лаштунками, координувати підрядників, дбати про комфорт гостей і вчасно «гасити пожежі» (сподіваємося, лише в переносному значенні).

Ви маєте досконало знати таймлайн дня й бути впевненими, що в курсі кожної події, яка має відбутися протягом свята.

Підтримувати пару спокійною та щасливою

Відпустити контроль над весіллям, яке планувалося місяцями, — непросто для будь-якої пари. Зранку в день весілля обов’язково навідайтеся до них, розкажіть, що все йде за планом, і дайте відчути, що ситуація під контролем. Вони хвилюватимуться й можуть бути трохи напруженими. Ваше завдання — прийняти це, залишатися опорою і переконатися, що в них є все необхідне.

Стежити за розкладом весілля

Весілля зазвичай мають досить щільний графік, і саме ви відповідаєте за те, щоб цього розкладу дотримувалися. Це одна з найважливіших позицій у чеклісті весільного координатора, адже нікому не подобається бути тим, хто «рухає вечірку далі». Але це буквально ваша роль — упевнено тримати таймлайн під контролем.

Координація підрядників

Корисно внести всіх весільних підрядників до свого чекліста координатора і відмічати кожного по мірі прибуття. Так ви нікого не пропустите. За бажанням можна також відмічати момент, коли послуги повністю надані. Те саме стосується і всіх орендованих речей.

Будьте на зв’язку для вирішення будь-яких питань із підрядниками та заздалегідь домовтеся, що з приводу оплати вони звертаються саме до вас або до когось із ваших помічників.

Скоординувати роботу розсаджувальників

Ви маєте бути присутніми на репетиції церемонії й чітко розуміти, як саме гості заходять і де повинні сидіти. З урахуванням цієї інформації поясніть розсаджувальникам їхні обов’язки та переконайтеся, що вони правильно спрямовують гостей.

Організувати фінальні штрихи декору

Чи то потрібно перевезти квіти з місця церемонії до локації святкування, чи розкласти картки з іменами та меню на столах — усі ці останньої миті завдання з декору зазвичай входять до вашої зони відповідальності.

Прослідкувати за прибиранням після свята

Найцікавіше ми залишили наостанок! Прибирати після насиченого весільного дня нікому не хочеться — і це зрозуміло. Але хтось усе ж має це проконтролювати. Вам не обов’язково власноруч усе складати й мити, проте важливо, щоб на місці була людина, яка стежить, щоб усе належно прибрали й нічого важливого не загубилося.