Чекліст весільної канцелярії

Чекліст весільної канцелярії за етапами

Чотири етапи нижче охоплюють увесь шлях — від заручин до подяк. Для кожного етапу є свій термін підготовки та власний набір обов’язкових речей. Пропускайте будь-який пункт, якщо він не підходить до формату вашого весілля — це повний список, а не обов’язковий.

Вишукана схема розсадки гостей на весіллі

Згенерувати елементи на день весілля зараз

Етап 1: До весілля (за 6–12 місяців)

Канцелярія до весілля задає візуальний настрій усьому, що буде далі. Save-the-date та оголошення про заручини — це перші елементи, які отримують гості. Оберіть тут типографіку та кольорову палітру, які пройдуть крізь усю серію.

• Save-the-date — надсилають за 6–8 місяців до весілля. Одне на сім’ю/домогосподарство. Стандартний формат: листівка або складена картка. Обов’язково для весіль за кордоном, необов’язково для місцевих весіль із надійним терміном підтвердження запрошення.
• Запрошення на вечірку з нагоди заручин — надсилають за 3–6 тижнів до вечірки. Одне на кожного запрошеного гостя. Необов’язково; можна замінити цифровими запрошеннями.
• Запрошення на bridal shower / весільний shower — надсилають за 4–6 тижнів до події. Часто цим займається господар(ка) — дружка або член родини, тож пара може не координувати ці запрошення.

Етап 2: Набір запрошень (за 3–6 місяців)

Набір запрошень — це офіційне поштове запрошення на саме весілля. Це етап із найбільшою кількістю паперу та зазвичай найдорожчий. Ретельно сплануйте тут типографіку та друк — саме набір запрошень задає дизайн-систему для наступних елементів на день весілля.

• Весільне запрошення — надсилають за 8–10 тижнів до весілля (12 тижнів для весіль за кордоном). Одне на сім’ю/домогосподарство. Головний елемент. Дивіться весільні запрошення для дизайну та тексту.
• Картка підтвердження запрошення — додається до запрошення. Одна на сім’ю/домогосподарство, із конвертом для відповіді з маркою. У більшості сучасних весіль картку замінюють цифровим підтвердженням запрошення — дивіться інструмент підтвердження запрошення.
• Картка з деталями / вкладення — додається до запрошення. Містить практичну інформацію: місце церемонії, місце банкету, рекомендації щодо проживання, дрескод, транспорт. Одна на сім’ю/домогосподарство.
• Зовнішні та внутрішні конверти — адресування каліграфією або друком. Один зовнішній + один внутрішній на кожне запрошення, плюс 10% запасу на неминучі помилки в написанні.

Етап 3: Канцелярія на день весілля (за 3–6 тижнів)

Канцелярія на день весілля використовується безпосередньо на банкеті — це друковані елементи, з якими гості взаємодіють у день весілля. Усі сім пунктів нижче автоматично генеруються з одного й того ж проєкту схеми розсадки, тож одна зміна в останню хвилину у підтвердженні запрошення автоматично оновлює кожен елемент.

• Табличка зі схемою розсадки — дивіться табличка зі схемою розсадки. Один великий алфавітний постер на вході. Рекомендовано для будь-якого весілля понад ~40 гостей.
• Картки-розсадки — дивіться весільні картки-розсадки. Одна картка на кожного гостя, розміщена в алфавітному порядку біля входу. Використовуються замість таблички або разом із нею.
• Іменні картки — дивіться весільні іменні картки. Одна картка на кожне визначене місце. Потрібні лише тоді, коли закріплюються конкретні місця, а не лише столи.
• Номери столів — дивіться весільні номери столів. Один на кожен стіл банкету. Потрібні на кожному весіллі з розсадкою за столами.
• Картки меню — дивіться весільні картки меню. Одна на гостя для поданих страв; одна на стіл для шведського столу; зазвичай не потрібні для подачі у сімейному форматі.
• Картки розсадки за столами — дивіться картки розсадки за столами. Одна на стіл, із переліком усіх гостей за цим столом. Стилістична альтернатива одній великій табличці зі схемою розсадки.
• Програми (необов’язково) — одна на гостя для релігійних або урочистих церемоній. Містять порядок служби, імена весільної команди, текст гімну або читання. На цивільних церемоніях часто не використовуються.

Етап 4: Після весілля (через 1–3 місяці)

Канцелярія після весілля завершує враження. Не недооцінюйте, наскільки гості цінують власноруч підписану подячну листівку — правило таке: одна на кожен отриманий подарунок плюс одна на кожного гостя, який подолав значну відстань.

• Подячні листівки — надсилають протягом 3 місяців після весілля. Одна на кожен отриманий подарунок, адресована дарувальнику. Обов’язково згадайте конкретний подарунок у нотатці.
• Фотоанонс / save-the-photo — необов’язково. Деякі пари надсилають усім гостям невелику друковану картку з однією або двома весільними фотографіями, часто синхронізуючи це з отриманням галереї від фотографа (через 4–8 тижнів).

Спробуйте безкоштовно — реєстрація не потрібна

Необхідне vs необов’язкове — чесно

Не кожен пункт у чеклісті потрібен на кожному весіллі. Нижче — більш суворий погляд на те, на що варто витрачатися, а що можна пропустити. Це особливо корисно, якщо у вас обмежений бюджет або стислі терміни.

• Обов’язково на будь-якому весіллі понад ~30 гостей — весільне запрошення, система підтвердження запрошення (цифровий варіант цілком підходить), номери столів, подячні листівки.
• Дуже рекомендовано на весіллях понад ~50 гостей — табличка зі схемою розсадки або картки-розсадки, іменні картки (лише якщо закріплюються місця), картки меню (лише для поданих страв).
• Приємно мати на будь-якому весіллі — save-the-date, картка з деталями / вкладення (або весільний сайт), програми, картки розсадки за столами.
• Можна пропустити на більшості весіль — запрошення на вечірку з нагоди заручин (цифровий формат працює), фотоанонс, окремі картки з інформацією про проживання (розмістіть це на весільному сайті).

Коли замовляти кожен елемент — короткий таймлайн

Терміни підготовки різняться залежно від типу канцелярії. Нижче наведено один таймлайн, який підходить для більшості весіль; зсувайте його раніше, якщо працюєте з авторською каліграфією або друкуєте за кордоном.

• За 12 місяців — оголошення про заручини, розробка save-the-date.
• За 8 місяців — відправка save-the-date, розробка набору запрошень.
• За 3 місяці — відправка набору запрошень; система підтвердження запрошення активна.
• За 4 тижні — підтвердження запрошень завершено, канцелярія на день весілля створена (автоматично згенерована зі схеми розсадки).
• Через 2 тижні після весілля — початок підготовки подячних листівок, завершення протягом 3 місяців.

Чому канцелярія на день весілля автоматично генерується зі схеми розсадки

Усі елементи на день весілля в етапі 3 вище беруть дані з одного й того ж проєкту — схеми розсадки. Один список гостей, один набір столів, один набір вибору страв. Коли гість змінює підтвердження запрошення за два дні до весілля, кожен елемент, на який це впливає — табличка розсадки, його іменна картка, його меню, алфавітне місце його картки-розсадки — автоматично оновлюється з проєкту. Жодних таблиць, жодного копіювання-вставлення, жодного розсинхрону між шістьма різними шаблонами.