Die 10 Fehler, die jedes Paar bei der Erstellung des Zeitplans für den Hochzeitsempfang macht

• Vermeiden Sie diese Ausrutscher beim Zeitplan für den Hochzeitsempfang
• Was man bei der Erstellung eines Zeitplans für den Hochzeitsempfang NICHT tun sollte
• 1. Beginnen Sie den Hochzeitsempfang früher als Sie denken
• 2. Füllen Sie den Zeitplan für den Hochzeitsempfang nicht zu sehr aus
• 3. Berücksichtigen Sie die Momente zwischen den Momenten
• 4. Behalten Sie den Überblick über die Reden
• 5. Puffer sind ein Muss für den Zeitplan einer Hochzeit
• 6. Planen Sie realistische Reisezeiten ein
• 7. Lassen Sie sich Zeit, den Moment zu genießen
• 8. Teilen Sie den Ablauf Ihres Hochzeitsempfangs mit
• 9. Keine Pausen für die Verkäufer einplanen
• 10. Verlassen ohne großen Abgang
• Es ist an der Zeit, Ihren eigenen Zeitplan für den Hochzeitsempfang zu erstellen

Was man bei der Erstellung eines Zeitplans für den Hochzeitsempfang NICHT tun sollte

Um Ihnen dabei zu helfen, das Gefühl einer fließenden Feier zu erreichen, haben wir 10 Fehler zusammengestellt, die wir bei Paaren regelmäßig beobachten, wenn sie einen Zeitplan für eine traditionelle Hochzeitsfeier erstellen. Zusammen mit einigen einfachen Ausweichmöglichkeiten, um sie zu vermeiden!

1. Beginnen Sie den Hochzeitsempfang früher als Sie denken

Ein traditioneller Hochzeitsempfang beginnt in der Regel zwischen 14.00 und 17.00 Uhr, wenn er am Nachmittag stattfindet. Es ist zwar verlockend, den Empfang zu verschieben und ihn näher an die 17-Uhr-Marke zu verlegen, nur um ein paar Dinge mehr unterzubringen, aber wir würden davon abraten.

Wenn Sie z. B. eine längere Porträtsitzung mit Ihrer Hochzeitsgesellschaft oder eine längere Hochzeitszeremonie wünschen, verschieben Sie den Zeitplan nach vorne, anstatt die Ereignisse zu verzögern. Stehen Sie früher auf und nutzen Sie diese Zeit für zusätzliche Aktivitäten.

Sie sollten bei der Planung Ihrer Hochzeit sowohl an sich selbst als auch an Ihre Gäste denken. Deren Erfahrungen sollten nicht zweitrangig sein gegenüber Ihrem Vergnügen oder Ihren Wünschen an diesem Tag. Denn Ihre Lieben haben sich nicht nur Zeit genommen, um mit Ihnen zu feiern. Auch ihr Vergnügen an diesem Tag wird einen großen Einfluss auf die Stimmung des Festes haben.

Lassen Sie die Gäste nach der Cocktail-Stunde noch etwas warten, da Sie noch Porträts machen und die Stimmung im Raum vielleicht nicht so ist, wie Sie es erwarten, wenn Sie Ihren großen Auftritt haben.

Fotosessions sollten mit Ihrem Hochzeitsfotografen realistisch geplant werden, und die Gäste sollten das Gefühl haben, dass der Übergang von der Zeremonie über die Cocktailstunde (und die Vorspeisen) bis zum Abendessen nahtlos ist.

2. Füllen Sie den Zeitplan für den Hochzeitsempfang nicht zu sehr aus

Eine durchschnittliche Hochzeitsfeier dauert nur etwa 5 Stunden. In dieser Zeit müssen Trinksprüche, der erste Tanz, das Abendessen, die Tanzfläche, das Anschneiden der Torte und der letzte Tanz stattfinden. Nicht zu vergessen das Werfen des Brautstraußes und des Strumpfbandes! Auch wenn diese Aktivitäten auf dem Papier nicht zeitaufwändig klingen, kann die Vorbereitung und Durchführung dieser Mini-Events in der Realität viel Zeit in Anspruch nehmen.

Bei all diesen Aktivitäten sollten sich die Gäste frei fühlen, sich unter die Gäste zu mischen, zu entspannen und die Früchte Ihrer Arbeit zu genießen. Sie sollen nicht von einem Moment zum nächsten gehetzt werden.

Denken Sie wie ein Hochzeitsplaner, wenn Sie Ihren Zeitplan erstellen, und setzen Sie Prioritäten für die Momente, die Ihnen wichtig sind. Möchten Sie einen ausgedehnten Elterntanz oder zusätzliche Momente rund um den ersten Tanz? Oder möchten Sie dem Trauzeugen und der Trauzeugin mehr Zeit für ihre Ansprachen geben?

Es gibt keine Regel, die besagt, dass jede Empfangstradition gleich viel Zeit benötigt. Planen Sie jede Veranstaltung so, wie Sie es für richtig halten, und lassen Sie den Gästen genügend Spielraum, um die Feier zu genießen.

Beginnen Sie mit der Planung Ihres Empfangs

3. Berücksichtigen Sie die Momente zwischen den Momenten

Überlegen Sie, wie die Gäste ihre Zeit verbringen werden, wenn sie nicht zum DJ-Set tanzen oder Ihnen beim Anschneiden der Torte zusehen. Wie und wo werden sie sich entspannen? Gibt es Unterhaltung, Essen oder Getränke?

Wir haben festgestellt, dass Paare ihren Zeitplan für den Empfang oft um die wichtigsten Ereignisse herum aufbauen und dabei die Momente dazwischen vergessen. Das führt in der Regel zu gelangweilten Gästen, die nur darauf warten, dass das nächste Ereignis stattfindet.

Sorgen Sie dafür, dass alle Hochzeitsgäste zu 100 % bei der Sache sind, indem Sie in ruhigeren Momenten oder bei Übergängen Musik und Erfrischungen anbieten. Lounges zum Beispiel sind großartige Orte, an denen sich die Gäste entspannen können, wenn sie keine Lust haben, auf die Tanzfläche zu gehen oder sich an den Esstisch zu setzen. Fotokabinen und Animateure, die den Raum umkreisen, helfen dabei, unruhige Energie zu vertreiben und sorgen dafür, dass immer etwas los ist.

4. Behalten Sie den Überblick über die Reden

Wir alle lieben eine gute Hochzeitsrede. Egal, ob es sich um einen zu Tränen rührenden Toast oder einen Rippchenbraten handelt, durchdachte Reden können dazu beitragen, einen Raum voller Menschen zusammenzubringen und den Ton für den Rest des Empfangs anzugeben. Andererseits können lange und langweilige Trinksprüche der Brautleute eine Veranstaltung wirklich in die Länge ziehen...

Achten Sie darauf, dass sich die Mitglieder der Hochzeitsgesellschaft kurz fassen, indem Sie sich auf jeweils 2-3 Minuten beschränken. Und indem Sie jemanden bereithalten, der mutig und höflich ist, um sie zu stoppen, wenn sie mehr als eine Minute überziehen.

5. Puffer sind ein Muss für den Zeitplan einer Hochzeit

Wie wir bereits erwähnt haben, sind Verzögerungen an Ihrem besonderen Tag unvermeidlich. Aber sie müssen Ihren Zeitplan für die Hochzeitsfeier nicht völlig durcheinander bringen.

Wir haben die Erfahrung gemacht, dass es am besten ist, wenn Sie voraussehen, wann es zu Verzögerungen kommen kann, und einfach einen Puffer in den Zeitplan einbauen. Manchmal sind die Gäste zum Beispiel noch nicht bereit, sich auf die Formalitäten eines Empfangs einzulassen, und möchten noch ein paar Minuten Zeit haben, um ihre Cocktails zu genießen. Wenn Sie zwischen der Cocktailstunde und dem Empfang einen Puffer von 15/20 Minuten einplanen, können sich die Gäste entspannen und den Moment genießen, anstatt sich gehetzt zu fühlen.

Wenn Sie Ihre Zeitplanvorlage flexibel gestalten, können Sie auch bei Verzögerungen auf dem richtigen Weg bleiben.

6. Planen Sie realistische Reisezeiten ein

Wir haben festgestellt, dass Paare oft nicht genug Zeit einplanen, um die Gäste von A nach B zu bringen. Sei es eine kurze Fahrt von der Zeremonie zum Ort des Empfangs oder ein Spaziergang von der Cocktailstunde zum Abendessen. Es kann sein, dass die Dinge an diesem Tag etwas länger dauern, und es ist wichtig, dies in Ihrem Zeitplan zu berücksichtigen.

Wenn möglich, sollten Sie alle Wege, die Ihre Gäste an Ihrem Hochzeitstag zurücklegen müssen, in einem Probelauf durchgehen. Egal ob im Auto oder zu Fuß, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie viel Zeit für jeden Weg benötigt wird. Berücksichtigen Sie dabei auch die ältesten Mitglieder Ihrer Hochzeitsgesellschaft und planen Sie für jede Strecke ein paar zusätzliche Minuten ein, wenn Sie dies für nötig halten. Führen Sie Ihre Testfahrten auch an dem Tag in der Woche durch, an dem Sie heiraten wollen. So stellen Sie sicher, dass der Verkehr genau erfasst werden kann.

7. Lassen Sie sich Zeit, den Moment zu genießen

Viele unserer Paare haben in der Vergangenheit damit gekämpft, die Party zu verlassen, weil sie Angst hatten, etwas zu verpassen, oder weil sie befürchteten, dass jemand sie brauchen würde. Aber wenn Sie sich nicht 5 Minuten Zeit nehmen, um mit Ihrem Partner frische Luft zu schnappen, wird der Tag so schnell an Ihnen vorbeigehen!

Ganz gleich, ob Sie sich nach dem ersten Blick Zeit nehmen, um sich mental auf den Tag vorzubereiten, oder ob Sie sich während des Empfangs für einen privaten Moment mit Ihrem Partner davonschleichen, es ist wichtig, dass Sie etwas planen. Sonst lassen Sie sich von der Aufregung mitreißen und vergessen, wie besonders dieser Tag ist.

8. Teilen Sie den Ablauf Ihres Hochzeitsempfangs mit

Wenn Sie Ihre Hochzeitsplanung online mit einem Tool wie unserem erstellen, haben Sie die Möglichkeit, Ihre Arbeit mit anderen zu teilen. Egal, ob Sie Ihren Zeitplan an Ihren Caterer weitergeben oder die Zeiten mit dem Vater der Braut teilen möchten, wir machen es Ihnen ganz einfach.

Mit einem Mausklick können Sie Ihren fertigen Zeitplan im PDF- oder Tabellenkalkulationsformat herunterladen und per E-Mail versenden, wo immer Sie ihn benötigen. Wenn Sie etwas Hilfe bei der Feinabstimmung Ihres Abendempfangs benötigen oder Ihre Hochzeitsgesellschaft in die Planung einbeziehen möchten. Sie können Angehörige und Fachleute in Ihr Hochzeitsprojekt einladen und mit ihnen zusammenarbeiten. Entweder geben Sie ihnen vollen Zugang zur Bearbeitung oder nur die Möglichkeit, Ihre Reiseroute und alle anderen Projekte, die Sie erstellt haben, einzusehen.

Ein frischer Blick auf die Hochzeitsplanung verringert die Gefahr möglicher Fehler im weiteren Verlauf und kann oft zu neuen Ideen inspirieren! Schließlich haben einige Ihrer Freunde und Familienmitglieder wahrscheinlich schon einmal geheiratet, und ihre Erfahrungen könnten von unschätzbarem Wert sein.

Sobald Ihr Reiseplan vollständig ist und alle Termine feststehen, ist es ratsam, verschiedene Versionen davon an alle Beteiligten weiterzugeben. So sollten beispielsweise Ihr Hochzeitsplaner oder -koordinator, der Veranstaltungsort, die Verkäufer und die Hochzeitsgesellschaft die detaillierteste Version Ihres Zeitplans erhalten. Ergänzen Sie sie gegebenenfalls mit Kontaktnummern und Adressen. Eine gestraffte Version Ihres Zeitplans sollte dann auf Ihrer Hochzeitswebsite für die Gäste veröffentlicht werden. Geben Sie nur die wichtigsten zeitlichen Details bekannt, die sie benötigen.

9. Keine Pausen für die Verkäufer einplanen

Wahrscheinlich werden Ihre Dienstleister während der Planungsphase mit Ihnen über die Pausen sprechen, die sie an diesem Tag benötigen. Jeder von ihnen wird etwas essen, sich ausruhen und verschnaufen müssen, bevor er wieder an der Feier teilnimmt. Diese Pausen sind wichtig, und solange sie eingeplant sind, sollten sie den Zeitplan Ihrer Hochzeit nicht beeinträchtigen.

Planen Sie die Pausen der Verkäufer sorgfältig ein und berücksichtigen Sie dabei eventuelle Überschneidungen oder Verzögerungen, die sie verursachen könnten. Das Letzte, was Sie brauchen, wenn Sie sich auf einen besonderen Tanz oder Ihren großen Abgang vorbereiten, ist die Feststellung, dass der DJ gerade Pause hat! Aber das kann passieren, wenn Sie die Servicepausen für die einzelnen Anbieter nicht sorgfältig planen.

Wenn Sie den endgültigen Zeitplan für den Hochzeitsempfang an die Anbieter schicken, vergewissern Sie sich, dass die von Ihnen vorgesehenen Pausen ausreichend sind und dass der Zeitplan keine Auswirkungen auf die Arbeit der Anbieter hat.

10. Verlassen ohne großen Abgang

Sie haben den Empfang in großem Stil betreten, haben Ihren ersten Tanz als Ehepaar im Scheinwerferlicht aufgeführt. Und jetzt, am Ende des Abends, schleichen Sie sich einfach durch die Hintertür hinaus!? Ihre Hochzeit verdient einen krönenden Abschluss. Egal, ob es sich um einen letzten Tanz oder um einen von Wunderkerzen flankierten Abgang handelt. Die letzten Momente Ihrer Feier sollten genauso wichtig sein wie die ersten.

Große Abgänge hinterlassen bei den Gästen nicht nur ein warmes Gefühl am Ende des Empfangs, sondern tragen auch dazu bei, ein Hochzeitsalbum oder -video abzuschließen. Geben Sie Ihrer Geschichte einen richtigen Anfang, eine Mitte und ein Ende. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass Paare dies oft vergessen und stattdessen lieber Momente festhalten, als eine Geschichte zu erzählen.

Wenn Ihr Hochzeitsfotograf/Videofilmer nicht bis zum Ende der Hochzeitsfeier bleiben kann, sollten Sie einen fingierten Abgang planen. Etwas, das nicht zu viel Zeit in Anspruch nimmt, wie z. B. ein letzter Tanz oder vielleicht ein paar Porträts beim Einsteigen in Ihr "Fluchtauto". Etwas Lustiges, aber Einfaches, das Ihr Fotoalbum vervollständigen wird.

Es ist an der Zeit, Ihren eigenen Zeitplan für den Hochzeitsempfang zu erstellen

Wir denken, dass Sie nun bereit sind, Ihren eigenen Hochzeitsplan zu erstellen! Und wir haben ein tolles kostenloses Tool, das Ihnen dabei hilft, dies schnell und einfach zu tun. Mit unserem leicht verständlichen Symbol- und Zeitplanungssystem erstellen Sie im Handumdrehen den perfekten Zeitplan für Ihre Hochzeitsfeier. So können Sie sofort mit der Planung beginnen, ohne dass Sie Erfahrung benötigen.

Sobald Ihr Zeitplan vollständig ist, kann er entweder als Tabellenkalkulation oder im PDF-Format exportiert werden. So können Sie ihn jedem Anbieter oder Mitglied Ihres Hochzeitsteams zur Verfügung stellen, der ihn benötigt.

Beginnen Sie noch heute mit der Erstellung Ihres Reiseplans für die Hochzeitsfeier und entdecken Sie, wie einfach das mit unserem kostenlosen Tool ist.