Ablaufplan für eure Hochzeitsfeier – ein Beispiel

Dein Leitfaden für den Ablauf der Hochzeitsfeier

Du weißt nicht, wo du bei der Reihenfolge der Programmpunkte deiner Hochzeitsfeier anfangen sollst? Kein Grund zur Panik – wir helfen dir weiter! Unser stündlicher Überblick unterstützt dich dabei, einen perfekten Ablauf für eure Feier zu erstellen.

Dieser Leitfaden umfasst alles: vom Eintreffen der Gäste und dem Servieren von Häppchen und Getränken über den Zeitpunkt der Reden, den Eröffnungstanz bis hin zum Anschneiden der Torte. Er gibt dir Tipps, wie du Formalitäten und Spaß in Balance hältst, die Stimmung hochhältst und eine fröhliche Atmosphäre schaffst. Mit Hinweisen zu Timing, Übergängen und der Abstimmung mit Dienstleistern und der Hochzeitsgesellschaft ist dieser Leitfaden ein unverzichtbares Werkzeug, um eine Hochzeitsfeier zu gestalten, die mühelos wirkt und eure Liebe stilvoll feiert.

• 17:30 Uhr – Cocktailstunde
• 18:30 Uhr – Gäste betreten den Festsaal
• 18:45 Uhr – Der große Einzug
• 18:55 Uhr – Erster Tanz
• 19:00 Uhr – Offizielle Begrüßung der Gäste
• 19:20 Uhr – Beginn des Essens
• 19:45 Uhr – Reden
• 20:15 Uhr – Tänze mit den Eltern
• 20:25 Uhr – Gäste werden auf die Tanzfläche gebeten
• 21:30 Uhr – Anschneiden der Hochzeitstorte
• 22:50 Uhr – Letzter Tanz
• 23:00 Uhr – Großer Auszug

17:30 Uhr – Cocktailstunde

Je nachdem, wie du die Paar- und Familienfotos mit deinem Hochzeitsfotografen geplant hast, bekommst du von dieser Phase der Feier vielleicht gar nicht so viel mit! Traditionell verschwindet das Brautpaar nach der Trauung erst einmal mit dem Fotografen für Bilder, während die Gäste bereits feiern. Moderne Paare verlegen diese Shootings jedoch immer häufiger nach vorne – sie machen nicht nur Paarporträts und „First Look“-Fotos vor der Trauung, sondern auch Aufnahmen mit Familie und Trauzeugen. So können anschließend alle entspannt die Cocktailstunde genießen, ohne dass jemand ständig für Fotos weggerufen wird.

In dieser Stunde werden den Gästen in der Regel passende Getränke serviert – abgestimmt auf Anlass und Geschmack – dazu kleine Häppchen (Horsd’œuvres), entweder an Buffetstationen oder von Servicepersonal gereicht. Die Cocktailstunde ist perfekt, um ungezwungen mit den Gästen ins Gespräch zu kommen, ein paar Selfies zu machen und anzukommen, bevor der offiziellere Teil der Hochzeitsfeier beginnt.

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18:30 Uhr – Gäste betreten den Festsaal

Bitte unbedingt euer professionelles Hochzeits-Team, den Moderator oder vertraute Personen darum, rechtzeitig anzukündigen, dass es nun Zeit ist, in den Saal oder Feierbereich zu gehen. Alle Gäste in die Location zu lotsen und auf die richtigen Plätze zu setzen, ist oft aufwendiger als gedacht. Sei deshalb bei diesem Punkt im Ablaufplan der Hochzeitsfeier lieber etwas strenger mit der Zeit – sonst geraten die folgenden Programmpunkte leicht ins Hintertreffen oder müssen gehetzt werden.

18:45 Uhr – Der große Einzug

Wenn eure Trauzeugen und Begleiter gerne im Mittelpunkt stehen, ziehen sie traditionell vor dem Brautpaar ein – einzeln oder paarweise, begleitet von einem stimmungsvollen Song, den der DJ auflegt. Auch eure Eltern können in diesem Moment ihren Auftritt haben, wenn ihr das möchtet. Achtet nur darauf, dass Papa euch mit seinen wilden Tanzmoves nicht komplett die Show stiehlt!

Im Anschluss an den Einzug der Hochzeitsgesellschaft wird das Brautpaar vorgestellt.

18:55 Uhr – Erster Tanz

Direkt nach eurem großen Einzug könntet ihr nahtlos in euren Eröffnungstanz übergehen. Das hält die Energie im Raum hoch und ihr habt einen der aufregendsten Momente gleich zu Beginn abgehakt. Wenn ihr diesen Moment lieber auf später verschieben möchtet, passt er auch wunderbar nach den Reden oder im Anschluss an das Abendessen.

19:00 Uhr – Offizielle Begrüßung der Gäste

Traditionell ergreift ein Familienmitglied, häufig der Vater der Braut, das Wort und begrüßt alle im Namen des Brautpaares in der Location. In dieser kurzen Rede oder diesem Toast werden meist auch alle bedankt, die bei der Vorbereitung und Umsetzung der Hochzeit geholfen haben.

19:20 Uhr – Beginn des Essens

Wenn ihr ein gesetztes Menü serviert, anstatt ein Buffet oder eine lockere Stehparty, wird jetzt in der Regel der erste Gang serviert. Plant die Reden und weiteren Tänze passend zu der von euch gewählten Art des Essens ein.

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19:45 Uhr – Reden

Wenn ihr ein mehrgängiges Menü serviert, ist es eine gute Idee, die Toasts zwischen den Gängen zu platzieren – zum Beispiel nachdem der erste Gang abgeräumt wurde.

Traditionell halten die Trauzeugin und der Trauzeuge die Reden. Wenn jedoch andere Mitglieder eurer Hochzeitsgesellschaft gerne ein paar Worte sagen möchten, finden wir: nur zu! Wichtig ist lediglich, dass sie sich vorher bei euch ankündigen, damit ihr sie im Ablauf einplanen könnt.

20:15 Uhr – Tänze mit den Eltern

Vater-Tochter- und Mutter-Sohn-Tänze sind ein wunderschöner Abschluss des formellen Teils eines abendlichen Hochzeitsdinners. Je nach Familiensituation könnt ihr hier natürlich auch weitere wichtige Bezugspersonen einbinden.

20:25 Uhr – Gäste werden auf die Tanzfläche gebeten

Die meisten Formalitäten sind geschafft – jetzt ist es Zeit, die Tanzfläche zu eröffnen! Meist bittet der Moderator oder DJ die Gäste zu sich und startet einen Song, von dem er weiß, dass er mehr als nur das Brautpaar auf die Beine bringt. Während ihr und eure Gäste ausgelassen tanzt, kann der Moderator die Musik zwischendurch kurz unterbrechen, um geplante Programmpunkte anzukündigen – etwa den Strumpfband- oder Brautstraußwurf, das Anschneiden der Torte oder andere kulturelle Traditionen, die euch wichtig sind.

21:30 Uhr – Anschneiden der Hochzeitstorte

Der Moment, in dem die Hochzeitstorte angeschnitten wird, ist bei Gästen sehr beliebt: Er bietet eine kleine Verschnaufpause vom Tanzen und einen süßen Anlass, das Brautpaar noch einmal in Ruhe zu bewundern und zu fotografieren. Vielen Gästen ist zudem bewusst – oder zumindest unterschwellig klar –, dass sich das Fest nun langsam seinem Ende nähert und sie sich darauf einstellen können, sich später zu verabschieden.

Ganz gleich, ob alle Gäste beim Anschneiden zuschauen sollen oder ob die Band bzw. der DJ die Tanzfläche parallel weiter füllt: Lasst das Servicepersonal Torte und Zubehör rechtzeitig vorbereiten. Teller, Besteck, Servietten und das Messer zum Anschneiden sollten vom Caterer bereitgestellt werden – idealerweise zusammen mit Kaffee und weiteren Desserts.

22:50 Uhr – Letzter Tanz

Wie schnell sind diese vier Stunden vergangen! Genau deshalb ist ein gut durchdachter Ablaufplan für eure Hochzeitsfeier so wichtig – sonst gehen besondere Momente leicht unter. Der letzte Tanz ist ein perfektes Beispiel für einen Programmpunkt, der unbedingt eingeplant werden sollte, denn er rundet das ganze Fest stimmungsvoll ab. Das ist deutlich schöner, als einfach die Musik auszuschalten und alle nach Hause zu schicken.

Ob ihr den Moment ganz entspannt haltet oder eure Gäste mit einer kleinen einstudierten Choreografie zu eurem letzten Lied überrascht – ein Abschluss, bei dem das Scheinwerferlicht noch einmal ganz auf euch beide gerichtet ist, ist ein wunderbarer Schlusspunkt.

23:00 Uhr – Großer Auszug

Gestaltet euren Auszug so, dass er unvergesslich bleibt – ob mit einem Spalier aus Wunderkerzen, einem liebevoll geschmückten Auto oder sogar einem Helikopter. Dies ist der letzte Moment eurer Hochzeit – macht ihn zu einer bleibenden Erinnerung.

Fazit

Zusammenfassend lässt sich sagen: Ein gut durchdachter Ablaufplan für die Hochzeitsfeier ist entscheidend dafür, dass eure Feier reibungslos verläuft – ganz gleich, wie viele Gäste ihr eingeladen habt. Vom Eintreffen der Gäste mit Häppchen und Getränken bis hin zum letzten Tanz des Abends sollte jeder Programmpunkt bewusst geplant sein. Der Zeitplan gibt nicht nur das Tempo des Abends vor, sondern strukturiert auch die Reihenfolge der Ereignisse so, dass Hochzeitsgesellschaft und Gäste eingebunden sind und jeden Augenblick genießen können. Wenn ihr diese Schlüsselfaktoren berücksichtigt, entsteht eine Atmosphäre aus müheloser Freude und echter Feierlaune – und eure Hochzeitsfeier wird für alle zu einem unvergesslichen Erlebnis.