Liste de contrôle 
du coordinateur de mariage

Qu'est-ce qu'un coordinateur de mariage ?

Commençons par parler de l'éléphant dans la pièce. Un coordinateur de mariage n'est pas la même chose qu'un organisateur, il s'agit de deux rôles totalement différents. En fait, les coordinateurs planifient rarement quoi que ce soit, ils se contentent de coordonner ce qui a déjà été planifié.

En général, le travail d'un coordinateur s'effectue le jour du mariage ou dans les jours qui précèdent. C'est une période où les choses peuvent devenir un peu folles et où l'on a besoin d'une personne extérieure au couple qui sache métaphoriquement faire tourner plusieurs assiettes. Il s'agit de prendre contact avec les fournisseurs, d'assurer les livraisons et de suivre le calendrier du mariage.

Vous vous sentez prêt à assumer cette tâche ? Voyons ce que vous devriez avoir sur votre liste de contrôle de coordinateur de mariage.

Liste de contrôle du coordinateur de mariage

Nous avons divisé cette liste de contrôle en plusieurs sections pour mieux vous montrer ce qui doit être fait et à quel moment. Vous n'interviendrez peut-être que le jour J, mais il est utile de voir ce qu'un coordinateur de mariage pourrait avoir sur sa liste de contrôle dans les jours qui précèdent.

Créez votre liste de contrôle personnelle

Chasser les RSVP

Tous les couples sont confrontés à des RSVP tardifs, c'est inévitable. Il n'est jamais agréable d'appeler ses proches pour leur demander une réponse. C'est pourquoi il est souvent bénéfique de se décharger de cette tâche sur les épaules d'une autre personne.

Aide pour le plan de table

L'utilisation d'un outil de plan de table de mariage en ligne, comme le nôtre, facilite le travail de la liste de contrôle du coordinateur. Collaborer, où que vous soyez dans le monde, en aidant le couple frustré à placer les derniers invités peut être une expérience très gratifiante.

Confirmation et enregistrement auprès des vendeurs

Quel que soit le moment où vous rejoignez le calendrier du mariage en tant que coordinateur, vous devrez traiter avec les fournisseurs. Présentez-vous le plus tôt possible dans le processus et assurez-vous qu'ils savent qu'en cas de problème ou de question, c'est à vous qu'ils doivent s'adresser.

Dans les jours qui précèdent le mariage et le jour même, une bonne communication avec les fournisseurs peut faire toute la différence pour la réussite du grand jour.

Créer le calendrier du mariage

En fonction de votre degré d'implication dans le mariage, on ne vous demandera peut-être pas de formuler le calendrier de la journée à partir de zéro. Mais plutôt d'aider à sa création.

Organiser les dernières étapes de la papeterie de mariage

La dernière chose que les mariés souhaitent faire dans les heures qui précèdent leur mariage, c'est de récupérer ou de corriger des erreurs dans leur papeterie. C'est pourquoi il est si utile d'avoir un coordinateur de mariage qui peut prendre leur liste de contrôle des articles de papeterie et s'assurer que chaque article est présent et correct.

Autres tâches potentielles de la liste de contrôle du coordonnateur de mariage

Chaque couple est différent et les tâches confiées à un coordinateur de mariage peuvent varier considérablement. Voici quelques autres tâches qui pourraient vous être confiées :

• Récupérer les documents de mariage
• Organiser les paiements des fournisseurs et les pourboires
• Prendre toutes les tenues nécessaires pour la journée
• Créer un plan pour les mauvais jours
• Kit d'urgence

Liste de contrôle du coordinateur du jour du mariage

C'est le grand moment ! C'est le moment non pas de briller, mais de passer inaperçu. Vous travaillez silencieusement en arrière-plan, vous organisez les fournisseurs, vous veillez à ce que les invités soient satisfaits et vous éteignez les incendies (pas littéralement, espérons-le).

Vous devez connaître parfaitement le calendrier de la journée et avoir la certitude d'être au courant de tous les événements qui doivent se produire au cours de la journée.

Garder le couple heureux et calme

Il n'est pas facile pour un couple de renoncer au contrôle d'un mariage qu'il a organisé pendant des mois. Le matin du mariage, allez leur rendre visite et rassurez-les en leur disant que tout se passe bien. Ils seront nerveux et peut-être un peu stressés. Mais c'est à vous de les rassurer et de vous assurer qu'ils ont tout ce dont ils ont besoin.

Maîtriser le calendrier du mariage

Les mariages doivent respecter des calendriers assez serrés, et c'est à vous de veiller à ce que ce soit le cas pour celui-ci. C'est l'une des tâches les plus importantes de la liste de contrôle du coordinateur de mariage, car personne n'aime être celui qui fait avancer la fête. Mais c'est littéralement votre travail, et vous devrez veiller à ce que le calendrier soit respecté en toute confiance.

Coordination des fournisseurs

C'est une bonne idée de faire figurer tous les fournisseurs du mariage sur la liste de contrôle de votre coordinateur, et de les cocher au fur et à mesure qu'ils arrivent. Ainsi, personne n'est oublié. Cochez également la date à laquelle ils ont effectué leur prestation si vous voulez être très organisé. Il en va de même pour les locations.

Soyez disponible en cas de problème avec les vendeurs et assurez-vous qu'ils savent qu'ils doivent s'adresser à vous ou à l'un de vos assistants lorsqu'ils doivent payer.

Guidez les huissiers

Vous aurez assisté à la répétition de la cérémonie et noté exactement comment les invités entreront et où ils devront s'asseoir. Avec ces informations en tête, informez les huissiers de leurs tâches et assurez-vous qu'ils guident correctement les invités.

Disposer des éléments de décoration de dernière minute

Qu'il s'agisse de transporter les fleurs de la cérémonie à la réception ou de disposer les cartons de table et les menus sur les tables, c'est à vous qu'il incombe de réaliser les travaux de décoration de dernière minute.

S'occuper du nettoyage

Nous avons gardé le meilleur pour la fin ! Faire le ménage la veille n'est jamais une tâche très appréciée, pour des raisons évidentes. Mais il faut bien que quelqu'un s'en charge. Vous ne devez pas nécessairement vous salir les mains, mais il est important que quelqu'un soit sur place pour s'assurer que tout a été rangé correctement et que rien n'a été oublié.