Mariage 
Checklist du coordinateur

Qu'est-ce qu'un coordinateur de mariage ?

Commençons par aborder le sujet qui fâche. Un coordinateur de mariage n'est pas la même chose qu'un wedding planner : ce sont deux rôles bien distincts. En réalité, les coordinateurs organisent rarement quoi que ce soit ; ils se contentent de coordonner ce qui a déjà été préparé.

En général, le travail du coordinateur s'effectue le jour du mariage ou dans les jours qui le précèdent. C'est une période où tout peut vite devenir chaotique et où l'on a vraiment besoin de quelqu'un, autre que les futurs mariés, capable de gérer plusieurs choses à la fois. Il devra notamment vérifier que les prestataires sont bien présents, suivre les livraisons et garder un œil sur le déroulement de la journée.

Vous vous sentez prêt à relever le défi ? Voyons ce qui devrait figurer sur votre checklist de coordinateur de mariage.

Checklist du coordinateur de mariage

Nous avons divisé cette checklist en plusieurs sections afin de vous montrer plus clairement ce qui doit être fait, et à quel moment. Vous n'interviendrez peut-être que le jour J, mais il est utile de savoir ce qu'un coordinateur de mariage pourrait avoir à gérer dans les jours précédents.

Créez votre checklist personnelle

Relancer les confirmations de présence

Tous les couples seront confrontés à des confirmations de présence tardives : c'est inévitable. Appeler les proches les uns après les autres pour obtenir une réponse n'est jamais une partie de plaisir. C'est pourquoi il est souvent bien pratique de confier cette tâche à quelqu'un d'autre.

Aider à établir le plan de table

Utiliser un outil de plan de table de mariage en ligne, comme le nôtre, rend cette tâche de la checklist du coordinateur très simple. En collaborant où que vous soyez dans le monde, vous pourrez aider les futurs mariés, parfois à bout de patience, à placer leurs derniers invités. Une expérience vraiment gratifiante.

Confirmer la présence des prestataires et les accueillir

Quel que soit le moment où vous rejoignez l'organisation du mariage en tant que coordinateur, vous devrez vous occuper des prestataires. Présentez-vous à eux le plus tôt possible et assurez-vous qu'ils savent qu'ils doivent passer par vous en cas de problème ou de question.

Dans les jours précédant le mariage comme le jour J, une bonne communication avec les prestataires peut faire toute la différence pour la réussite de cette grande journée.

Créer le déroulé du mariage

Selon votre degré d'implication dans le mariage, on ne vous demandera peut-être pas de créer le déroulé de la journée à partir de zéro, mais plutôt de contribuer à sa préparation.

Gérer les dernières étapes liées à la papeterie du mariage

La dernière chose que les futurs mariés souhaitent faire dans les heures précédant leur mariage, c'est aller chercher leur papeterie ou corriger des erreurs. Il est donc très utile d'avoir un coordinateur de mariage capable de reprendre leur checklist des éléments imprimés et de vérifier que tout est présent et correct.

Autres tâches possibles du coordinateur de mariage

Chaque couple est différent et les tâches confiées à un coordinateur de mariage peuvent varier considérablement. Voici quelques autres missions que l'on pourrait vous demander d'accomplir :

• Récupérer les documents nécessaires au mariage
• Organiser les paiements et pourboires des prestataires
• Récupérer toutes les tenues nécessaires pour la journée
• Prévoir un plan en cas de pluie
• Préparer une trousse d'urgence

Checklist du coordinateur le jour du mariage

Le grand moment est arrivé ! C'est maintenant à vous de ne surtout pas attirer l'attention, mais de passer inaperçu. Travaillez discrètement en coulisses, coordonnez les prestataires, veillez au bien-être des invités et éteignez les feux (au sens figuré, espérons-le).

Vous devez parfaitement connaître le déroulé de la journée et être certain de maîtriser chaque événement prévu tout au long de celle-ci.

Veiller au bien-être et au calme des futurs mariés

Renoncer au contrôle d'un mariage que l'on prépare depuis des mois n'est facile pour aucun couple. Le matin du mariage, allez leur rendre visite et rassurez-les en leur confirmant que tout se déroule comme prévu. Ils seront nerveux et peut-être un peu stressés. Mais votre rôle est de garder votre sang-froid et de vous assurer qu'ils disposent de tout ce dont ils ont besoin.

Gérer le planning du mariage

Les mariages doivent respecter des horaires assez serrés, et votre rôle est de vous en assurer. C'est l'une des tâches les plus importantes d'une checklist de coordinateur de mariage, car personne n'aime devoir faire avancer les festivités. Mais c'est précisément votre mission : vous devrez suivre le déroulé avec assurance.

Coordonner les prestataires

Il est judicieux d'inscrire chacun des prestataires du mariage sur votre checklist du coordinateur et de les cocher au fur et à mesure de leur arrivée. Ainsi, personne ne sera oublié. Si vous voulez être parfaitement organisé, vous pouvez également les cocher une fois leur prestation terminée. Il en va de même pour les locations.

Restez disponible en cas de problème avec les prestataires et assurez-vous qu'ils savent qu'ils doivent s'adresser à vous ou à l'un de vos assistants lorsqu'un paiement est nécessaire.

Guider les placeurs

Vous aurez assisté à la répétition de la cérémonie et noté précisément comment les invités entreront et où ils devront s'asseoir. À partir de ces informations, expliquez leurs missions aux placeurs et assurez-vous qu'ils orientent correctement les invités.

Gérer les derniers éléments de décoration

Qu'il s'agisse de transporter les fleurs de la cérémonie jusqu'au lieu de réception ou de disposer les marque-places et les menus sur les tables, ce sera à vous de vous charger de ces tâches de dernière minute liées à la décoration.

Superviser le rangement

Nous avons gardé le meilleur pour la fin ! Ranger après la soirée n'est jamais une tâche très populaire, pour des raisons évidentes. Mais quelqu'un doit s'en charger. Vous n'aurez pas forcément à mettre la main à la pâte, mais il est important qu'une personne soit sur place pour vérifier que tout a été correctement rangé et que rien n'a été oublié.