Checklist du 
coordinateur de mariage

Qu’est-ce qu’un coordinateur de mariage ?

Commençons par lever l’ambiguïté principale. Un coordinateur de mariage n’est pas un wedding planner : ce sont deux rôles bien distincts. En réalité, les coordinateurs planifient rarement quoi que ce soit ; ils se chargent surtout de coordonner tout ce qui a déjà été organisé.

En général, le travail du coordinateur se concentre le jour J et dans les quelques jours qui précèdent le mariage. Une période où tout peut vite devenir un peu chaotique, et où il est précieux d’avoir, en dehors du couple, quelqu’un capable de jongler avec de nombreuses choses à la fois. Il vérifie les prestataires, suit les livraisons et veille au bon déroulement du planning de la journée.

Vous vous sentez prêt à relever le défi ? Découvrons maintenant ce que vous devriez inscrire sur votre checklist de coordinateur de mariage.

Checklist du coordinateur de mariage

Nous avons divisé cette checklist en plusieurs sections pour vous montrer clairement ce qu’il faut faire, et à quel moment. Vous n’interviendrez peut-être que le jour J, mais il est utile de visualiser tout ce qu’un coordinateur de mariage peut avoir sur sa checklist dans les jours précédents.

Créez votre checklist personnelle

Relancer les réponses aux invitations

Tous les couples doivent faire face à des réponses tardives aux invitations, c’est inévitable. Passer des coups de fil pour demander à ses proches s’ils viennent ou non n’a rien d’agréable. C’est pourquoi c’est souvent un vrai soulagement de confier cette mission à quelqu’un d’autre.

Aider au plan de table

Utiliser un outil en ligne pour le plan de table de mariage, comme le nôtre, rend cette tâche de la checklist du coordinateur vraiment simple. Où que vous soyez, vous pouvez collaborer avec le couple et les aider à placer ces derniers invités récalcitrants : une expérience à la fois utile et très gratifiante.

Confirmer et faire le point avec les prestataires

Quel que soit le moment où vous rejoignez l’organisation en tant que coordinateur, on attendra de vous que vous gériez les prestataires. Présentez-vous le plus tôt possible et assurez-vous qu’ils sachent que, en cas de problème ou de question, c’est vers vous qu’ils doivent se tourner.

Dans les jours qui précèdent le mariage, et bien sûr le jour J, une bonne communication avec les prestataires peut faire toute la différence dans la réussite de cette grande journée.

Créer le planning du mariage

Selon votre niveau d’implication dans le mariage, on ne vous demandera pas forcément de créer entièrement le déroulé de la journée. En revanche, vous serez probablement amené à participer à son élaboration et à le structurer.

Gérer les dernières étapes de la papeterie de mariage

Les dernières heures avant le mariage ne devraient pas être consacrées, pour le couple, à récupérer ou corriger la papeterie. C’est là qu’un coordinateur de mariage devient précieux : à partir de la checklist de tous les supports papier, il vérifie que chaque élément est bien prêt, complet et conforme.

Autres tâches possibles sur la checklist du coordinateur de mariage

Chaque couple est différent, et les missions confiées à un coordinateur de mariage peuvent varier énormément. Voici quelques autres tâches que l’on pourrait vous demander d’assurer :

• Récupérer les documents de mariage
• Organiser les paiements et pourboires des prestataires
• Récupérer toutes les tenues nécessaires pour le jour J
• Prévoir un plan B en cas de pluie
• Préparer un kit d’urgence

Checklist du coordinateur le jour du mariage

C’est le grand moment ! Votre rôle n’est pas de briller sous les projecteurs, mais au contraire de rester presque invisible. Vous travaillez en coulisses, en coordonnant les prestataires, en veillant au confort des invités et en éteignant les incendies… au sens figuré, espérons-le.

Vous devez parfaitement connaître le planning de la journée et être sûr de chaque moment clé qui doit se dérouler du matin jusqu’au soir.

Garder le couple heureux et serein

Abandonner le contrôle d’un mariage que l’on prépare depuis des mois n’est jamais facile pour un couple. Le matin du mariage, allez les voir pour les rassurer et leur confirmer que tout se déroule comme prévu. Ils seront nerveux, peut-être un peu stressés. À vous de prendre sur vous et de faire en sorte qu’ils aient tout ce dont ils ont besoin pour profiter pleinement de leur journée.

Maîtriser le timing du mariage

Un mariage doit suivre un timing relativement serré, et c’est à vous de veiller à ce que ce soit le cas. C’est l’une des missions les plus importantes sur la checklist d’un coordinateur de mariage, car personne n’aime être celui qui fait avancer la soirée. Et pourtant, c’est exactement votre rôle : garder le planning sous contrôle, avec assurance.

Coordination des prestataires

Il est judicieux d’inscrire chacun des prestataires de mariage sur votre checklist de coordinateur et de les cocher au fur et à mesure de leur arrivée. Ainsi, personne n’est oublié. Vous pouvez aussi les cocher une fois leur prestation terminée, si vous souhaitez être ultra organisé. Même principe pour les locations.

Restez disponible en cas de souci avec les prestataires et assurez-vous qu’ils sachent qu’ils doivent s’adresser à vous, ou à l’un de vos assistants, lorsque vient le moment du règlement.

Briefer les garçons et demoiselles d’honneur d’accueil

Vous aurez assisté à la répétition de la cérémonie et noté précisément comment les invités doivent entrer et où ils doivent s’asseoir. Avec ces informations en tête, expliquez clairement leurs missions aux personnes chargées d’accueillir et de placer les invités, et vérifiez qu’elles orientent bien tout le monde.

Mettre en place les derniers éléments de décoration

Qu’il s’agisse de déplacer les fleurs de la cérémonie vers le lieu de réception, ou de disposer les marque-places et les menus sur les tables, ces dernières touches de décoration feront partie de vos responsabilités.

Superviser le rangement

Nous avons gardé le meilleur pour la fin ! Ranger après la fête n’est jamais la tâche la plus populaire, pour des raisons évidentes. Mais quelqu’un doit bien s’en occuper. Vous n’êtes pas obligé de tout faire vous-même, mais il est essentiel qu’une personne soit sur place pour vérifier que tout est correctement débarrassé et que rien n’a été oublié.