Đám cưới 
Checklist Điều Phối Viên

Điều Phối Viên Đám Cưới Là Ai?

Trước hết, cần làm rõ một hiểu lầm rất phổ biến: điều phối viên đám cưới không giống với công cụ lập kế hoạch cưới (người lập kế hoạch đám cưới). Đây là hai vai trò hoàn toàn khác nhau. Thực tế, điều phối viên hiếm khi là người “lên kế hoạch” từ đầu, mà chủ yếu chịu trách nhiệm điều phối, sắp xếp những gì đã được đôi uyên ương chuẩn bị sẵn.

Thông thường, công việc của điều phối viên tập trung vào ngày cưới, hoặc vài ngày ngay trước lễ cưới. Đây là khoảng thời gian mọi thứ rất dễ rối tung lên, và cặp đôi thực sự cần một người “ngoài cuộc” có khả năng xử lý nhiều việc cùng lúc. Người đó sẽ là người liên hệ với nhà cung cấp, thúc giục các khâu giao nhận và luôn nắm rõ lịch trình đám cưới của đám cưới.

Bạn đã sẵn sàng nhận nhiệm vụ chưa? Hãy cùng xem checklist điều phối viên đám cưới của bạn nên có những gì.

Checklist Cho Điều Phối Viên Đám Cưới

Chúng tôi chia checklist này thành nhiều phần để bạn dễ hình dung hơn từng việc cần làm và thời điểm thực hiện. Có thể bạn chỉ trực tiếp tham gia vào ngày cưới, nhưng việc biết trước một điều phối viên chuyên nghiệp sẽ làm gì trong những ngày trước đó sẽ giúp bạn chủ động và tự tin hơn.

Thiết kế checklist riêng của bạn

Nhắc Nhở Khách Xác Nhận Tham Dự (RSVP)

Hầu như cặp đôi nào cũng gặp tình trạng khách trả lời RSVP trễ – chuyện gần như không thể tránh khỏi. Việc phải gọi điện, nhắn tin thúc giục người thân xác nhận tham dự thật sự không dễ chịu chút nào. Vì thế, nếu có thể giao lại việc này cho điều phối viên thì đúng là một “ân huệ” lớn.

Hỗ Trợ Sơ Đồ Sắp Xếp Chỗ Ngồi

Sử dụng một công cụ lập sơ đồ chỗ ngồi đám cưới trực tuyến như của chúng tôi sẽ khiến hạng mục này trong checklist điều phối viên trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều. Bạn có thể ngồi ở bất cứ đâu trên thế giới, cùng cặp đôi chỉnh sửa sơ đồ chỗ ngồi, giúp họ giải quyết nốt vài vị khách “khó sắp xếp” – và đó thực sự là một cảm giác rất đáng giá.

Xác Nhận & Giữ Liên Lạc Với Nhà Cung Cấp

Dù bạn tham gia hỗ trợ từ giai đoạn nào trong quá trình chuẩn bị, cặp đôi vẫn sẽ trông chờ bạn là người làm việc với các nhà cung cấp dịch vụ. Hãy chủ động giới thiệu bản thân với họ càng sớm càng tốt, và thống nhất rõ: nếu có vấn đề phát sinh hay câu hỏi gì, họ nên liên hệ trực tiếp với bạn.

Trong những ngày sát lễ cưới và ngay trong ngày trọng đại, việc giữ liên lạc thông suốt với các nhà cung cấp có thể tạo nên khác biệt rất lớn đối với sự trôi chảy của buổi lễ.

Hỗ Trợ Lên Lịch trình đám cưới Ngày Cưới

Tùy mức độ bạn tham gia vào quá trình chuẩn bị, có thể bạn không cần tự mình xây dựng lịch trình đám cưới chi tiết cho ngày cưới từ con số không, mà chỉ cần cùng cặp đôi hoàn thiện và điều chỉnh cho hợp lý.

Sắp Xếp Các Hạng Mục Ấn Phẩm Cưới Cuối Cùng

Điều cuối cùng mà cô dâu chú rể muốn phải lo trong những giờ trước lễ cưới là chạy đi lấy thiệp, bảng tên, menu… hoặc xử lý lỗi in ấn. Đây chính là lúc điều phối viên phát huy tác dụng: bạn cầm checklist toàn bộ giấy tờ, ấn phẩm cưới và kiểm tra kỹ từng món, đảm bảo mọi thứ đầy đủ và đúng như dự kiến.

Những Đầu Việc Khác Có Thể Có Trong Checklist Điều Phối Viên

Mỗi cặp đôi có một phong cách và nhu cầu khác nhau, vì vậy nhiệm vụ giao cho điều phối viên đám cưới cũng rất đa dạng. Dưới đây là một số việc khác bạn có thể được nhờ:

• Nhận giấy tờ đăng ký kết hôn
• Sắp xếp việc thanh toán & tiền tip cho nhà cung cấp
• Nhận và mang theo tất cả trang phục cần dùng trong ngày cưới
• Chuẩn bị phương án dự phòng khi trời mưa
• Chuẩn bị bộ đồ dùng khẩn cấp

Checklist Điều Phối Viên Trong Ngày Cưới

Đây là khoảnh khắc quan trọng nhất! Bây giờ không phải là lúc bạn tỏa sáng trước đám đông, mà là lặng lẽ đứng sau hậu trường. Bạn sẽ âm thầm điều phối nhà cung cấp, chăm sóc khách mời và “dập lửa” mọi tình huống phát sinh (hy vọng chỉ là nghĩa bóng).

Bạn cần thuộc nằm lòng lịch trình đám cưới ngày cưới và tự tin rằng mình nắm rõ từng hoạt động sẽ diễn ra trong suốt buổi lễ và tiệc.

Giữ Cho Cặp Đôi Bình Tĩnh & Hạnh Phúc

Giao lại quyền kiểm soát một đám cưới mà mình đã chuẩn bị hàng tháng trời chưa bao giờ là điều dễ dàng. Vào buổi sáng ngày cưới, hãy chủ động đến gặp cô dâu chú rể, cập nhật tình hình và trấn an họ rằng mọi thứ đang diễn ra đúng kế hoạch. Họ chắc chắn sẽ hồi hộp, thậm chí hơi căng thẳng. Nhiệm vụ của bạn là gánh bớt áp lực đó, để họ chỉ cần tận hưởng và luôn có đủ mọi thứ mình cần.

Kiểm Soát Lịch Trình Ngày Cưới

Đám cưới thường phải bám sát một lịch trình khá chặt chẽ, và bạn chính là người chịu trách nhiệm đảm bảo mọi thứ diễn ra đúng giờ. Đây là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất trong checklist điều phối viên đám cưới, bởi chẳng ai thích là người đứng ra “thúc” mọi người di chuyển hay chuyển sang hoạt động tiếp theo. Nhưng đó chính là vai trò của bạn – và bạn cần đủ tự tin để điều chỉnh lịch trình đám cưới khi cần.

Điều Phối Các Nhà Cung Cấp

Bạn nên lập danh sách tất cả nhà cung cấp trong checklist điều phối viên và đánh dấu từng đơn vị ngay khi họ đến nơi. Như vậy sẽ không ai bị bỏ sót. Nếu muốn siêu gọn gàng, bạn cũng có thể đánh dấu khi họ hoàn thành xong dịch vụ. Điều này cũng áp dụng tương tự với các đơn vị cho thuê thiết bị, trang trí.

Hãy luôn sẵn sàng nếu nhà cung cấp cần hỗ trợ, và nhắc họ: khi đến giờ thanh toán, họ nên tìm bạn hoặc một trong những người phụ trách cùng bạn.

Hướng Dẫn Phù Rể/Người Đón Khách

Bạn sẽ tham dự buổi diễn tập lễ cưới, nắm rõ cách khách mời được đón tiếp, lối đi vào lễ đường và khu vực chỗ ngồi. Với những thông tin đó, hãy hướng dẫn kỹ cho phù rể/người đón khách về nhiệm vụ của họ và đảm bảo họ đang dẫn khách đúng chỗ.

Sắp Xếp Những Hạng Mục Trang Trí Cuối Cùng

Từ việc chuyển hoa từ khu vực làm lễ sang tiệc cưới, cho đến việc bày trí bảng tên, menu trên bàn – tất cả những chi tiết trang trí phút chót này thường sẽ do bạn đảm nhiệm.

Giám Sát Khâu Thu Dọn Sau Tiệc

Chúng tôi để dành “món vui” này cho cuối cùng! Dọn dẹp sau một đêm tiệc tùng tưng bừng chưa bao giờ là công việc được yêu thích, và lý do thì quá rõ ràng. Nhưng vẫn phải có người lo. Bạn không nhất thiết phải tự tay dọn dẹp, nhưng rất quan trọng là phải có người ở lại giám sát, đảm bảo mọi thứ được thu dọn gọn gàng, không bỏ quên đồ đạc quan trọng.