Сватбено потвърждение (RSVP): нашето пълно ръководство за отговорите на поканите

• Сватбено потвърждение (RSVP)
• Какво означава RSVP?
• Какъв е смисълът на RSVP?
• Кога се изпращат сватбените покани с потвърждение (RSVP)?
• До кога гостите трябва да потвърдят присъствието си?
• До кога е разумно да е срокът за потвърждение?
• Краен срок за сватбено потвърждение във Великобритания и САЩ
• До кога трябва да се потвърди присъствие за сватба в чужбина
• Какви въпроси да включите в сватбеното потвърждение
• Как да създадете QR код за сватбено потвърждение
• Как да помолите хората да потвърдят и защо сватбеният уебсайт е толкова полезен
• Трябва ли да включите хартиена карта за сватбено потвърждение?
• Какъв процент от сватбените гости обикновено потвърждават с „да“
• Местните сватби обикновено имат по-висока посещаемост
• Сватбите в чужбина са по-камерни
• Големият списък с гости означава по-малко „да“
• Интимна сватба само с най-близките
• Предимства на безплатния тракер за покани и потвърждения
• Обобщение

До кога гостите трябва да потвърдят присъствието си?

Когато решавате колко рано да поставите краен срок за потвържденията, важно е да дадете време на гостите. Време да получат поканата по пощата. Време да прегледат всички детайли. И време да се уверят, че наистина са свободни в този ден. Последното, което искате, когато датата наближи, е да звъните отчаяно на половината списък с гости, за да разберете дали идват. Дайте на близките си малко време и те ще ви отговорят.

До кога е разумно да е срокът за потвърждение?

Ако изпратите поканите поне 8 седмици предварително, напълно нормално е да помолите гостите да отговорят до около 4 седмици преди сватбата. Ако срокът е по-кратък от 3 седмици, това сериозно ще забави финалните уговорки с някои от доставчиците. Разпределението по маси също трябва да е готово доста преди границата от 3 седмици, за да може всеки гост да бъде на подходящо място.

Краен срок за сватбено потвърждение във Великобритания и САЩ

Срокът за потвърждения при сватби във Великобритания е същият като в САЩ и много други страни – около месец. 4 седмици обикновено са достатъчни, за да могат гостите да обмислят и да върнат отговор, без това да нарушава вашия график. Ако ви притеснява стегнатият срок на подготовката или надеждността на някои гости, включете алтернатива на традиционната карта за потвърждение – например QR код към вашето онлайн потвърждение. Така те могат да отговорят на поканата ви за секунди и да си спестят разходката до пощата.

До кога трябва да се потвърди присъствие за сватба в чужбина

Ако мечтаете да се вречете на плаж на Бахамите или в малък параклис в Северна Италия, ще трябва да знаете броя на гостите по-рано, отколкото при местна сватба. Сватбата в чужбина е още един пример, при който онлайн потвържденията са изключително полезни, защото времето е решаващо. Бързото и ефективно събиране на информация онлайн ще улесни планирането и координацията с вашия сватбен координатор. И те имат свои собствени крайни срокове, до които трябва да подадете окончателен брой гости.

Нашето просто правило е да удвоите стандартния срок за потвърждения и да помолите гостите да отговорят до 8 седмици преди датата на сватбата. Това би трябвало да осигури достатъчно време за подготовка на всички страни.

Създайте свои персонализирани онлайн потвърждения

Какви въпроси да включите в сватбеното потвърждение

Разбира се, има един основен въпрос, който задължително трябва да присъства във всяко сватбено потвърждение – „ще дойдете ли на сватбата ни?“. Но има и много други полезни неща, за които може да попитате гостите преди големия ден. Например, ако позволявате придружител, може да поискате името на човека, с когото ще дойдат. Така ще имате окончателния брой гости по-рано и ще сте по-подготвени, когато правите разпределението по маси.

Не е обичайно всеки гост да има право на придружител, а това понякога създава неловки моменти при изпращането на поканите. За да намалим напрежението около тази тема, нашият инструмент за потвърждения ви позволява да показвате определени въпроси само на конкретни гости. Идеално, ако знаете, че някои приятели или роднини биха се почувствали пренебрегнати.

Кетъринг екипът ви вероятно също ще има нужда да знае точния брой основни ястия, както и дали някой от гостите има алергии или непоносимост към определени съставки. Използването на онлайн форма за потвърждение като нашата за събиране на такава информация обикновено е много по-бързо и удобно за гостите, отколкото да пишат на ръка върху хартиена карта. А и вие получавате нужните детайли веднага, без да се взирате всяка сутрин в пощенската кутия.

Добре е да поискате и актуални контакти на гостите, в случай че плановете се променят или трябва да се свържете с някого по спешност. Обикновено имейл адрес и телефон са напълно достатъчни, но може да поискате и пощенски адрес. Особено ако искате да изпратите по-официално писмо или картичка за благодарност след тържеството.

Не всяка дума във вашето потвърждение трябва да е официална или свързана само с логистиката. Онлайн потвържденията и хартиените покани могат да бъдат и забавни! Най-хубавите покани са тези, в които личи характерът на двойката и които карат гостите да се вълнуват за предстоящия празник. А формата за потвърждение е чудесно място да го покажете.

Защо да не съберете музикални желания за диджея? Или любими цитати, които да включите в обетите или в стилистиката на сватбата. Може да помолите близките си и за кратък съвет за брака – ще стане много мило. Ако не искате да става прекалено сантиментално, просто попитайте гостите дали са готови за купон. Да внесете настроение в полуофициална покана не винаги е лесно, но така помагате на хората да се почувстват част от събитието, а не просто наблюдатели. Нашият инструмент за потвърждения е толкова лесен за използване, че дори и най-неуверените в технологиите гости ще могат без проблем да отговорят на забавните ви въпроси.

Когато отворите своя сватбен уебсайт за първи път, ще видите, че вече сме подготвили няколко от най-популярните въпроси за потвържденията. Така започването на събирането на отговори онлайн става изключително лесно. Но най-хубавото в нашата платформа за потвърждения е, че не трябва да следите всичко ръчно. Списъкът ви с гости се обновява автоматично с цялата информация, която те попълват. Вашата задача е само да приемете тяхното потвърждение, когато пристигне в пощата ви – останалото се прави вместо вас.

Как да създадете QR код за сватбено потвърждение

Повечето ви гости буквално живеят с телефоните си и мисълта да ходят до пощата не им е особено приятна. Като добавите QR код към своите save the date известия и/или сватбени покани, им давате възможност да потвърдят присъствието си удобно и мигновено през телефона.

Създайте своя сватбен уебсайт при нас и ще получите безплатен QR код, водещ към него. Уникален линк, който отвежда гостите директно на вашия сватбен уебсайт, където ще намерят не само формата за потвърждение, но и цялата друга информация, която искате да знаят за сватбата. QR кодът може да се изтегли веднага в различни формати и лесно да се изпрати на вашия дизайнер на покани или печатница.

Как да помолите хората да потвърдят и защо сватбеният уебсайт е толкова полезен

Колкото и добре да планирате срокове и напомняния, винаги ще има гости, които няма да отговорят навреме. Вероятно вече се досещате кои ще закъснеят още преди да сте изпратили поканите... Най-добрият начин да се справите с подобни гости е да направите всичко максимално ясно. Посочете крайния срок за потвърждение ясно върху сватбените материали или онлайн формата и им дайте стимул да отговорят. Изборът на меню е чудесен пример – 99,9% от гостите предпочитат да изберат какво ще ядат, вместо да получат „каквото е останало“. Музикалните желания също са забавен начин да насърчите хората да отговорят и едновременно да ги накарате да се почувстват част от празника.

Пренасянето на сватбените потвърждения онлайн е и чудесен начин да сте сигурни, че няма да пропуснете никого. Като дадете на гостите възможност бързо да приемат или откажат поканата през онлайн форма като нашата, избягвате отлагането и „ще го пусна по пощата другата седмица“, което много по-млади гости проявяват към хартиените карти. С няколко клика те могат да отговорят на вашето потвърждение през сватбения уебсайт, а вие ще получите мигновено известие по имейл за техния отговор – заедно с избрано меню, алергии и всяка друга информация, която сте поискали.

Няколко гости пак ще имат нужда от леко побутване, за да отговорят навреме – понякога дори и преди самия ден. Най-добрият подход е кратко, лично напомняне. Нашият мениджър на списъка с гости ви позволява бързо да изтеглите данните, филтрирани така, че да виждате само информацията, нужна за напомнянията – телефон, имейл или профил в социални мрежи. Изберете канала, на който знаете, че съответният гост реагира най-добре.

Не е нужно да чакате крайният срок да мине, преди да изпратите напомняния. Спокойно може да се свържете с гостите с ненатрапчиво съобщение няколко седмици предварително, за да им напомните, че остават само още две–три седмици за отговор.

Ако все пак някой пропусне крайния срок, ще трябва да сте малко по-категорични в комуникацията. Напомнете на близките си, че кетърингът има нужда от точен брой гости или че мястото изисква пълен списък заради безопасността. Повечето ще кажат, че тяхното потвърждение се е загубило по пощата и, ако им дадете възможност, почти веднага ще използват сватбения уебсайт, за да потвърдят. Ако не реагират и след няколко дни, просто им се обадете. Избягвайте да разчитате само на съобщения – те лесно се пропускат, игнорират или разбират погрешно. Истински разговор по телефона, а още по-добре – на живо, винаги се усеща по-личен от SMS или писмо.

Започнете с онлайн потвържденията

Трябва ли да включите хартиена карта за сватбено потвърждение?

Ако вече сте създали адрес (URL), на който гостите да потвърждават, и сте напълно сигурни, че всички могат да използват онлайн форма, не е необходимо да предлагате вариант за отговор по пощата. Бабите и по-възрастните роднини днес често са доста добри с технологиите, а нашата онлайн форма за потвърждение е толкова лесна, че е трудно да си представим някой да се затрудни. Но ако все пак се притеснявате за един–двама „технофоби“, добавете ред в поканата, че може да отговорят и по телефона. Така баба няма да се тревожи, че трябва да влиза онлайн, а вие ще имате повод да си поговорите с нея – печелите и от двете страни.

Какъв процент от сватбените гости обикновено потвърждават с „да“

Процентът на гостите, които ще отговорят с „да“, зависи най-вече от размера и мястото на събитието, както и от това колко близки са ви хората в списъка. По наше наблюдение около 70–85% от поканените обикновено потвърждават присъствие. Но, както казахме, вашата сватба може да се различава според факторите по-долу.

Местните сватби обикновено имат по-висока посещаемост

Ако повечето гости живеят наблизо, процентът на потвържденията „да“ обикновено е по-висок – около 85–90% – в сравнение със сватби, за които се налагат пътувания и нощувки.

Сватбите в чужбина са по-камерни

Тъй като за сватбите в чужбина обикновено се изискват пътуване на дълги разстояния и настаняване, процентът на потвърждения „да“ е по-нисък – често около 60–70%. Това е тъжно, защото много гости биха искали да празнуват с вас, но просто нямат възможност. От друга страна, по-малкият брой хора създава по-интимна, ексклузивна атмосфера – всички присъстващи наистина са положили усилия да бъдат там.

Големият списък с гости означава по-малко „да“

Когато двойките планират по-големи сватби, те често канят и по-далечни познати, за разлика от по-камерните тържества. Това обикновено води до по-нисък процент положителни потвърждения – около 70–75%, тъй като хората, които не познават добре младоженците, по-рядко присъстват.

Интимна сватба само с най-близките

Списък с гости, съставен основно от най-близки приятели и семейство, почти винаги води до много по-висок процент потвърждения „да“, отколкото по-голяма сватба – често над 90–95%, в зависимост от това колко малко и кога точно е събитието.

Ако мечтаете за почти 100% „да“ в потвържденията, бихме ви насърчили да се ожените близо до дома и да поканите само най-близките си хора.

Предимства на безплатния тракер за покани и потвърждения

Едно от най-големите предизвикателства при организиране на събитие е да жонглирате между различни инструменти за изпращане на покани и проследяване на отговорите. Нашият безплатен инструмент за покани и rsvp tracker съчетава и двете задачи на една платформа и ви спестява непрекъснатото превключване между услуги. Когато използвате online rsvp tracker, ще получавате отговорите на гостите в реално време и лесно ще коригирате плановете си при нужда. Изборът на free rsvp tracker означава, че не харчите излишно за софтуер и може да насочите бюджета си към други аспекти на събитието. В крайна сметка надеждният rsvp tracker ви помага да останете организирани и спокойни, така че всеки детайл на вашия празник да мине гладко.

Обобщение

Надяваме се, че нашите съвети какво да включите във вашето сватбено потвърждение са отговорили на част от въпросите ви и дори са ви вдъхновили да пренесете поканите си онлайн. Ще се радваме да изпробвате нашия безплатен конструктор за сватбен уебсайт и да започнете да създавате своя собствена форма за потвърждение. Ще се изненадате колко бърз и лесен е процесът. Скоро ще оформяте идеалния списък с гости с помощта на нашия интуитивен инструмент и ще споделяте своя уникален сватбен уебсайт с всички тях.

Всеки инструмент в нашия комплект за сватбено планиране е напълно безплатен и без нужда от регистрация. Няма причина да не започнете да планирате своето тържество още днес.