Създайте перфектния списък с гости за сватбата с нашите безплатни съвети
& инструменти

• Намерете лесен за използване шаблон за списък с гости за сватба
• Започнете с работа в екип
• Започнете с вашия VIP списък
• Добавяйте лесно и бързо гости към списъка с покани
• Намерете стил на визуализация, който ви пасва
• Безстресов процес за придружителите (plus-one)
• Следете потвържденията с един поглед
• Създайте практичен списък за вас и вашите доставчици
• Най-добре планираните сватби започват с отличен списък с гости

Намерете лесен за използване шаблон за списък с гости за сватба

Една от основните ни цели, когато създавахме платформата, беше тя да е максимално удобна. Искахме двойките да могат без усилие да използват нашия създател на списък с гости и всички останали инструменти за планиране на сватба, без да имат предишен опит. Да е „отвори и ползвай“ – така искаме да се усещат нашите приложения.

Когато за първи път отворите нашия инструмент за списък с гости, ще видите, че началният му изглед е изключително опростен. Направили сме го така нарочно, за да ви въведем плавно в работата с платформата и да изпъкнат множеството опции за персонализация. Например, информацията, която можете да събирате от гостите, е почти неограничена.

Във вашия списък с гости можете да добавяте толкова колони, колкото желаете – от хранителни ограничения и алергии до статус за придружител и потвърждение за репетиционна вечеря. А това са само основите – можете да станете много по-конкретни, ако искате! Предлагаме и няколко различни режима на визуализация, за които ще разкажем по-подробно след малко.

Важно е да знаете, че нашият мениджър на списък с гости е основна част от целия ни пакет за планиране на сватба. Той е свързан с много други приложения във вашия „сватбен проект“. Най-важни сред тях са вашият сватбен уебсайт и вградената в него безплатна система за потвърждения. В комбинация със списъка с гости тя ви помага без усилие да изпращате покани, да събирате информация, да следите потвържденията и така да изградите подробен списък за сватбени покани. Перфектният инструмент, ако искате да се откажете от хартията, да намалите разходите (нашата платформа е напълно безплатна) и да планирате сватбата си по-ефективно.

Започнете с работа в екип

Най-хубавите сватби се планират като отбор, а се надяваме и вашият партньор да е също толкова развълнуван от подготовката за големия ден, колкото и вие! Ако не е, насърчете го да се включи още преди да започнете сериозното планиране. Така ще се чувства истински част от процеса.

Изключително лесно е да поканите партньора си в сватбения проект – просто споделете с него вашия уникален линк или QR код. След като го получи, той ще има пълен, редактиращ достъп до всичко, по което работите – ако вие желаете така! Можете да му дадете и само права за преглед, ако не му вярвате напълно!

След като партньорът ви вече е част от екипа, можете да използвате момента, за да поканите и най-близките членове на семейството или кумовете да помогнат с планирането на други елементи от сватбения ден. И това става лесно – чрез линк по имейл/съобщение или чрез QR код, който ще намерите в настройките.

В Wedding Planning Assistant искаме да помогнем на всяка двойка да планира сватбата си, независимо от своята сексуалност. Затова е напълно лесно да организирате и еднополова сватба. Достатъчно е да промените пола на булката или младоженеца на този, с който се идентифицирате. Същото важи и за останалите в списъка ви с гости – на всеки можете да зададете пола, който е най-подходящ за него.

Организирайте своя списък с гости

Започнете с вашия VIP списък

Средностатистическият списък с гости за сватба има А, B и C група. В А списъка са хората, които са ви най-близки – семейство и най-добри приятели. В B списъка са тези, които познавате добре, но не са ви най-близки. А в C списъка попадат хората, които бихте искали да видите на сватбата, но няма да се съкрушите, ако не успеят да дойдат. При по-интимните сватби гостите от C списъка често изобщо не се канят, а просто се известяват за събитието.

Нашият съвет, когато създавате своя списък с гости за сватбата, е да започнете с двамата родители и най-близките членове на семейството. След това постепенно добавяйте останалите гости според това колко са важни за вас.

Нашата интуитивна платформа разбира, че само защото двама души имат еднакво фамилно име, това не означава, че са роднини. За да създадете семейство, трябва сами да зададете кои гости към кое фамилно име принадлежат. Това става много лесно – само с няколко клика. След като създадете семейство, ще ви е по-лесно да преглеждате списъка и бързо да виждате различните групи и йерархии.

Създаването на семейни групи прави и изпращането на покани по-удобно, защото нашият инструмент за потвърждения ви позволява да изпратите една покана до един член на семейството, вместо до всеки поотделно. Това спестява време както на вас, така и на близките ви – те просто отбелязват кой от семейството ще присъства!

За да изпратите този персонален линк, отидете в настройките на сватбения уебсайт, където ще намерите съответната функция.

Добавяйте лесно и бързо гости към списъка с покани

Ако сте избрали да добавяте гостите ръчно, вместо да ги импортирате, това става само с няколко клика. Натиснете „add guest“ в нашия шаблон, изберете дали този гост е от ваша страна или от страната на партньора ви, а след това посочете ролята му в сватбата. Дали е най-близко семейство, роднина, приятел, партньор и т.н. После въведете собствено и фамилно име и кликнете върху иконката с човечето до името му. Тя отваря допълнителни опции – пол, семейна връзка и информация за потвърждението, която можете да попълните, ако вече я знаете. Например, може вече да сте наясно кои ваши приятели са вегани и да отбележите това, без да чакате официалния им отговор.

Направили сме лесно и добавянето на всякакъв тип характеристики към профила на всеки гост. Ако например искате да настанявате хората според типа им личност, можете да добавите специална колона само за това. После лесно ще сортирате по личност – идеално, за да видите с един поглед колко парти души ще имате и колко по-скромни и интровертни гости. За да добавите атрибут, просто редактирайте профила на госта, като кликнете върху иконката с човечето.

Намерете стил на визуализация, който ви пасва

След като вече сте добавили определен брой гости, е добра идея да изберете стил на визуализация, който ви е най-удобен. Предлагаме три различни начина да виждате поканените, всеки със своите предимства според вкуса и нуждите ви в момента.

В нашия основен изглед гостите са разделени на две секции според това дали са по-близки до вас или до партньора ви. Този изглед е чудесен, за да видите бързо доколко е балансирана групата, както и да проследите йерархията между присъстващите.

Предлагаме и азбучен изглед на списъка с гости, в който се показват само пол, роля в сватбата и име. Този стил е особено удобен при по-големи сватби с много приятели и придружители, защото ви позволява да намерите някого само като превъртите до съответната начална буква на собственото или фамилното му име.

Третият стил на визуализация ви дава цялата информация в една таблица. Подобно на електронна таблица или Google Sheets, този списък може да се сортира по всяка избрана от вас колона. Идеален е, ако например искате да видите само кой е потвърдил и кой не. Тази таблица е най-полезна, когато вече сте получили по-голямата част от потвържденията, защото показва цялата събрана от гостите информация и можете да я подреждате по какъвто критерий пожелаете.

Използването на стила „Пълна таблица“ е изключително полезно при срещи с кетъринг фирмата или локацията, когато трябва бързо да видите кои са най-популярните ястия или колко гости са потвърдили, например. Вашите доставчици ще оценят факта, че разполагате с толкова актуална информация и можете да я предоставите мигновено. Това им спестява време и им помага да организират услугата си по-ефективно в сватбения ден.

Ако информацията в стандартния изглед ви идва в повече, можете да използвате и обобщен изглед. Той ви дава възможност да създадете персонална таблица само с данните, които искате да преглеждате.

Започнете своя списък с гости

Безстресов процес за придружителите (plus-one)

Всички бихме искали да позволим неограничен брой придружители, но средният сватбен бюджет просто не позволява толкова много хора. Това означава, че някои близки ще трябва да дойдат сами или като част от група. Да решите кой може и кой не може да доведе половинка, може да е деликатен момент. Важно е обаче да сте твърди по отношение на броя гости и честно и ясно да обясните своята политика за придружители.

Нашият сватбен уебсайт и инструмент за списък с гости насърчават добрия тон при поканите за придружители и помагат да избегнете напрежение преди сватбата. Лесно можете да добавите поканените придружители в списъка, като ги отбележите като партньор и ги групирате под едно фамилно име, дори да не са женени. Така списъкът изглежда по-подреден и вие ясно виждате докъде сте стигнали.

Когато гостите трябва да ви съобщят дали ще доведат придружител, това става напълно безболезнено чрез нашия безплатен инструмент за потвърждения. Както вече споменахме, списъкът с гости е свързан със сватбения уебсайт, което ви позволява да показвате определени части от онлайн поканата само на конкретни гости. Идеално, когато искате да ограничите броя на хората, без да нараните ничии чувства. Просто изберете в формуляра за потвърждение кои гости имат право на придружител и само те ще виждат тази опция.

Тази тактика с „скрития въпрос“ може да се използва и за покани за други сватбени събития, като репетиционна вечеря или афтър парти. Нашите двойки намират тази функция за особено полезна при планиране на сватба в чужбина, където често има няколко различни събития в рамките на няколко дни.

Следете потвържденията с един поглед

Знаем, че веднага щом изпратите линковете с поканите, ще започнете непрекъснато да проверявате списъка с гости, за да видите докъде сте. И искрено ще се надявате всички да потвърдят навреме! Познаваме този стрес. Затова направихме така, че да виждате с един поглед дали даден гост е потвърдил, дали му трябва още време или е потвърдил само за церемонията и/или за приема. Тази информация се вижда лесно, докато преглеждате списъка и следите иконките за статус на потвърждението.

За нас е важно да сте спокойни, че няма да пропуснете нито едно потвърждение, затова ви изпращаме имейл известие всеки път, когато някой заяви присъствието си. Перфектно за двойки, които обичат да държат всичко под контрол. Нашите имейл известия ви дават и възможност сами да потвърдите всеки гост и да приемете неговото потвърждение, вместо системата автоматично да го добавя в списъка. Знаем, че това носи голямо спокойствие на нашите потребители.

Създайте своя списък с гости

Ако искате още по-бърз поглед върху това кой е потвърдил и кой не, ще намерите обобщение на числата в долната част на страницата. Там ще видите съотношението на гостите от двете страни, колко са потвърдили, съотношението по пол и разпределението на избраните менюта. Един модерен „сватбен снимков кадър“, който опростява цифрите и ви показва само най-важното.

Създайте практичен списък за вас и вашите доставчици

Страхът, че никой няма да върне потвържението, не се е сбъднал и вече сте готови да споделите списъка с гостите с доставчиците, на които е нужен! Ние сме се погрижили изпращането му там, където трябва, да бъде максимално лесно.

След като финализирате списъка с гости, превъртете до долната част на страницата и ще видите линковете за изтегляне. Там ще откриете и много удобни настройки за експортиране, които ви позволяват да контролирате каква информация да бъде включена. Защото не всеки доставчик има нужда да знае всички детайли за вашите гости.

С помощта на настройките за експортиране можете бързо да създадете персонален списък, който показва само колоните, от които се нуждаете, в реда, който предпочитате, заедно със статуса на потвържденията. Например, можете да подготвите списък за хотела, който съдържа само гостите, които ще отседнат там, без излишна информация като избрани менюта. Ако това е удобно за вас, всеки доставчик може да получи свой собствен, уникален списък!

След като създадете перфектния списък, можете да го експортирате във вертикален или хоризонтален формат, като PDF или таблица в Excel, в зависимост от това как ще бъде използван и дали ще трябва да се редактира допълнително.

Най-добре планираните сватби започват с отличен списък с гости

Готови сте да преминете към следващата стъпка в планирането на сватбата! Надяваме се, че нашето ръководство ви е помогнало да видите колко лесен за използване и интуитивен е нашият мениджър на списък с гости. И може би ви е накарало да се замислите дали наистина имате нужда да правите списъка си в Google Sheets или да увеличавате сватбения бюджет, за да плащате за скъп софтуер за списък с гости.

Напълно възможно е да планирате цялата си сватба с помощта на нашия пакет от инструменти, а приложението за списък с гости е само първата стъпка! Има още толкова полезни и забавни инструменти, с които да разгърнете креативността си.

Започнете планирането на сватбата си още днес и ни позволете да ви помогнем да организирате сватбата на мечтите си – напълно безплатно!