Boda 
Lista de tareas del coordinador

¿Qué es un coordinador de boda?

Empecemos por aclarar lo más importante. Un coordinador de boda no es lo mismo que un organizador: son dos funciones completamente distintas. De hecho, los coordinadores rara vez planifican algo; simplemente coordinan lo que ya se ha organizado.

Por lo general, el trabajo de un coordinador se realiza el mismo día de la boda o durante los días previos. Es un momento en el que todo puede volverse un poco caótico y hace falta alguien ajeno a la pareja que sepa manejar varias cosas a la vez. Comprobar que todo está en orden con los proveedores, perseguir las entregas y controlar el cronograma de la boda.

¿Te sientes preparado para asumir el trabajo? Veamos qué deberías incluir en tu lista de tareas como coordinador de boda.

Lista de tareas del coordinador de boda

Hemos dividido esta lista de tareas en distintas secciones para mostrarte mejor qué hay que hacer y cuándo. Puede que solo participes el día de la boda, pero resulta útil saber qué podría incluir la lista de tareas de un coordinador durante los días previos.

Diseña tu lista de tareas personal

Gestionar las confirmaciones de asistencia

Todas las parejas reciben confirmaciones de asistencia tardías; es inevitable. Llamar a familiares y amigos para pedirles una respuesta nunca es una tarea agradable. Por eso, a menudo es una suerte poder delegarla en otra persona.

Ayudar con el plano de mesas

Utilizar una herramienta para crear el plano de mesas de la boda en línea, como la nuestra, hace que esta tarea de la lista del coordinador resulte muy sencilla. Colaborar desde cualquier lugar del mundo y ayudar a la pareja, frustrada por tener que sentar a los últimos invitados, puede ser una experiencia muy gratificante.

Confirmar y contactar con los proveedores

Independientemente del momento en que te incorpores al cronograma de la boda como coordinador, tendrás que tratar con los proveedores. Preséntate lo antes posible y asegúrate de que sepan que, si surge algún problema o tienen alguna pregunta, deben dirigirse a ti.

Durante los días previos y el propio día de la boda, mantener una buena comunicación con los proveedores puede marcar la diferencia en el éxito del gran día.

Crear el cronograma de la boda

Dependiendo de tu grado de implicación en la boda, puede que no se espere de ti que elabores desde cero el cronograma del día, sino que ayudes a crearlo.

Organizar los últimos detalles de la papelería de la boda

Lo último que quiere hacer la pareja en las horas previas a su boda es recoger la papelería o solucionar errores en ella. Por eso resulta tan útil contar con un coordinador de boda que pueda revisar su lista de artículos de papelería y asegurarse de que todo está presente y es correcto.

Otras posibles tareas del coordinador de boda

Cada pareja es diferente y las responsabilidades que se delegan en un coordinador de boda pueden variar mucho. Estas son algunas otras tareas que podrían pedirte que realizaras:

• Recoger los documentos matrimoniales
• Organizar los pagos y las propinas de los proveedores
• Recoger todos los conjuntos necesarios para el día
• Preparar un plan alternativo por si llueve
• Preparar un kit de emergencia

Lista de tareas del coordinador el día de la boda

¡Ha llegado el gran momento! Ahora no es el momento de brillar, sino de pasar desapercibido. Trabajar discretamente entre bastidores, coordinar a los proveedores, mantener contentos a los invitados y apagar fuegos (no literalmente, esperemos).

Debes conocer muy bien el cronograma del día y sentirte seguro de que tienes controlados todos los acontecimientos que deben suceder a lo largo de la jornada.

Mantener a la pareja feliz y tranquila

Para cualquier pareja, renunciar al control de una boda que lleva meses organizando no es fácil. La mañana de la boda, ve a visitarla y transmítele la tranquilidad de que todo marcha perfectamente. Estarán nerviosos y posiblemente un poco estresados. Pero tu trabajo consiste en mantener la calma y asegurarte de que tienen todo lo que necesitan.

Controlar el horario de la boda

Las bodas deben ceñirse a horarios bastante ajustados, y tu trabajo es asegurarte de que esta también lo haga. Es una de las tareas más importantes de la lista de un coordinador de boda, porque a nadie le gusta ser quien tenga que apremiar a los invitados para que la celebración avance. Pero ese es literalmente tu trabajo, y tendrás que controlar el cronograma con seguridad.

Coordinar a los proveedores

Es buena idea incluir a cada proveedor de la boda en tu lista de tareas del coordinador y marcar cada uno a medida que vaya llegando. Así no olvidarás a nadie. Si quieres ser muy organizado, también puedes marcar cada proveedor cuando haya terminado de prestar su servicio. Lo mismo se aplica a los servicios de alquiler.

Debes estar disponible para resolver cualquier problema con los proveedores y asegurarte de que sepan que deben acudir a ti o a alguno de tus ayudantes cuando sea necesario realizar un pago.

Guiar a los acomodadores

Habrás asistido al ensayo de la ceremonia y sabrás exactamente cómo entrarán los invitados y dónde deben sentarse. Con esta información, explica a los acomodadores cuáles son sus funciones y asegúrate de que guían correctamente a los invitados.

Organizar los últimos detalles de la decoración

Ya sea transportar las flores de la ceremonia al banquete o colocar las tarjetas de sitio y los menús en las mesas, tendrás que encargarte de esas tareas de decoración de última hora.

Supervisar la recogida y limpieza

¡Hemos dejado la mejor tarea para el final! Recoger todo después de la celebración nunca es una tarea popular, por razones obvias. Pero alguien tiene que hacerlo. No tienes por qué ensuciarte las manos, pero es importante que haya alguien en el lugar para asegurarse de que todo se ha recogido correctamente y no se ha olvidado nada.