Lista de control 
del coordinador de bodas

¿Qué es un coordinador de bodas?

Deberíamos empezar abordando el elefante en la habitación. Pues bien, un coordinador de bodas no es lo mismo que un planificador, son dos funciones totalmente distintas. De hecho, los coordinadores rara vez planifican nada, simplemente coordinan lo que ya se ha planificado.

En general, el trabajo de un coordinador suele realizarse el día de la boda o en los días previos. Es un momento en el que las cosas pueden volverse un poco locas y en el que, de hecho, sólo se necesita a alguien ajeno a la pareja que metafóricamente sepa dar vueltas a varios platos. Controlar a los proveedores, perseguir las entregas y hacer un seguimiento del calendario de la boda.

¿Te sientes preparada para asumir el trabajo? Veamos qué debe tener en su lista de control de coordinador de bodas.

Lista de control del coordinador de bodas

Hemos dividido esta lista de comprobación en diferentes secciones para mostrarte mejor lo que hay que hacer y cuándo. Puede que tú sólo participes el día de la boda, pero te resultará útil ver lo que un coordinador de bodas podría tener en su lista de comprobación los días previos.

Diseñe su lista de control personal

Enviar confirmaciones de asistencia

Todas las parejas sufren retrasos en las confirmaciones de asistencia, es inevitable. Llamar a los seres queridos para pedirles una respuesta nunca es una tarea divertida. Por eso suele ser una bendición descargar esa tarea sobre los hombros de otra persona.

Ayuda con el plano de asientos

El uso de una herramienta en línea para organizar los asientos de la boda, como la nuestra, hace que este trabajo de coordinador de listas de comprobación no suponga ningún esfuerzo. Colaborar desde cualquier lugar del mundo, ayudando a la frustrada pareja a sentar a esos últimos invitados, puede ser una experiencia realmente gratificante.

Confirmar y registrarse con los proveedores

Sea cual sea el momento en que te incorpores al calendario de la boda como coordinador, tendrás que tratar con los proveedores. Preséntate lo antes posible en el proceso y asegúrate de que sepan que si hay algún problema o tienen alguna pregunta, deben dirigirse a ti.

En los días previos a la boda, y ese mismo día, tener una buena comunicación con los proveedores puede marcar la diferencia para el éxito del gran día.

Crear el calendario de la boda

Dependiendo de tu grado de implicación en la boda, puede que no se espere de ti que elabores el calendario desde cero. Pero sí que ayudes a crearlo.

Organizar las etapas finales de la papelería de boda

Lo último que quieren hacer los novios en las horas previas a la boda es recoger o corregir errores en la papelería. Por eso es tan útil contar con un coordinador de bodas que se encargue de la lista de artículos de papelería y se asegure de que todos estén presentes y correctos.

Otras posibles tareas del coordinador de bodas

Cada pareja es diferente y las tareas encomendadas a un coordinador de bodas pueden variar mucho. Estas son algunas de las tareas de las que se te puede pedir que te encargues:

• Recogida de documentos matrimoniales
• Organizar los pagos a proveedores y las propinas
• Recoger toda la ropa necesaria para el día
• Crear un plan para días de lluvia
• Kit de emergencia

Lista de comprobación para el coordinador del día de la boda

¡Este es el gran momento! Ahora es tu momento, no de brillar, sino de pasar desapercibida. Trabajando en silencio en un segundo plano, organizando a los proveedores, manteniendo contentos a los invitados y apagando fuegos (no literalmente, con suerte).

Debes conocer muy bien el calendario de la jornada y sentirte seguro de que estás al tanto de todos los acontecimientos que deben suceder a lo largo del día.

Mantener a la pareja feliz y tranquila

Ceder el control de una boda que llevas meses planeando no es fácil para ninguna pareja. La mañana de la boda, ve a visitarles y asegúrales que todo va sobre ruedas. Estarán nerviosos y posiblemente un poco estresados. Pero es tu trabajo aguantarte y asegurarte de que tienen todo lo que necesitan.

Controle el calendario de la boda

Las bodas tienen que ceñirse a calendarios bastante ajustados, y tu trabajo es asegurarte de que así sea. Se trata de una de las tareas más importantes de la lista de control de un coordinador de bodas, ya que a nadie le gusta ser el encargado de hacer que la fiesta avance. Pero ese es literalmente tu trabajo, y tendrás que mantener el calendario bajo control con confianza.

Coordinación de proveedores

Es una buena idea tener a cada uno de los proveedores de la boda en la lista de comprobación de tu coordinador y, literalmente, ir tachando a cada uno a medida que vayan llegando. De esta manera, nadie se olvida. Marca también cuándo han realizado su servicio si quieres estar súper organizada. Lo mismo vale para los alquileres.

Esté disponible para cualquier problema con los vendedores, y asegúrese de que sepan que deben acudir a usted, o a uno de sus ayudantes, cuando se requiera el pago.

Guiar a los ujieres

Habrás asistido al ensayo de la ceremonia y habrás anotado exactamente cómo entrarán los invitados y dónde deben sentarse. Con esta información en mente, informa a los ujieres de sus funciones y asegúrate de que guían a los invitados correctamente.

Decoración de última hora

Tanto si se trata de transportar las flores de la ceremonia a la recepción, como de colocar las tarjetas de mesa y los menús en las mesas, su trabajo consistirá en realizar esas tareas de decoración de última hora.

Cuidar la limpieza

Hemos dejado lo mejor para el final. Recoger después de la noche anterior nunca es una tarea popular, por razones obvias. Pero alguien tiene que hacerlo. No hace falta que te ensucies las manos, pero es importante que haya alguien sobre el terreno que se asegure de que todo se ha recogido como es debido y de que no se ha olvidado nada.