Lista de 
comprobación del coordinador de boda

¿Qué es un coordinador de boda?

Empecemos aclarando la gran duda. Un coordinador de boda no es lo mismo que un wedding planner; son dos funciones totalmente distintas. De hecho, los coordinadores rara vez se encargan de planificar: su labor es coordinar todo lo que ya está planificado.

Por lo general, el trabajo de un coordinador se concentra en el mismo día de la boda o en los días previos. Justo cuando todo puede volverse un poco caótico y la pareja necesita a alguien externo que sepa, metafóricamente, “mantener muchos platos en el aire” a la vez: hablar con los proveedores, perseguir entregas y asegurarse de que el cronograma de la boda se cumple.

¿Te ves con fuerzas para asumir el papel? Veamos qué deberías incluir en tu lista de comprobación como coordinador de boda.

Lista de comprobación del coordinador de boda

Hemos dividido esta lista en distintas secciones para que veas con claridad qué hay que hacer y en qué momento. Puede que solo estés implicado el mismo día, pero es muy útil conocer todo lo que un coordinador de boda podría tener en su lista durante los días anteriores.

Diseña tu lista de comprobación personal

Gestionar las confirmaciones de asistencia

Todas las parejas se encuentran con personas que confirman tarde su asistencia; es inevitable. Llamar a familiares y amigos para pedirles respuesta nunca es una tarea agradable, por eso suele ser un alivio poder delegarla en otra persona.

Ayudar con el plano de mesas

Usar una herramienta online para el plano de mesas de boda como la nuestra hace que esta tarea de la lista del coordinador sea sencillísima. Podréis colaborar desde cualquier lugar del mundo y ayudar a la pareja, ya desesperada, a sentar a esos últimos invitados puede resultar muy gratificante.

Confirmar y hacer seguimiento con los proveedores

Te incorpores al cronograma de la boda cuando te incorpores, como coordinador se esperará que trates con los proveedores. Preséntate lo antes posible y deja claro que, si surge algún problema o tienen dudas, deben dirigirse a ti.

En los días previos y el mismo día de la boda, una buena comunicación con los proveedores puede marcar la diferencia en el éxito del gran día.

Crear el cronograma de la boda

Según tu grado de implicación en la boda, puede que no se espere que elabores desde cero el cronograma del día, sino más bien que ayudes a darle forma.

Organizar los últimos detalles de la papelería de boda

Lo último que una pareja quiere hacer en las horas previas a la boda es ir a recoger su papelería o solucionar errores en ella. Por eso es tan útil contar con un coordinador de boda que pueda revisar su lista de artículos de papelería y asegurarse de que cada pieza está presente y correcta.

Otras tareas posibles en la lista del coordinador de boda

Cada pareja es un mundo, y las responsabilidades que se delegan en un coordinador de boda pueden variar muchísimo. Estas son algunas de las tareas adicionales que podrían pedirte:

• Recoger los documentos de matrimonio
• Organizar los pagos y propinas de los proveedores
• Recoger todos los conjuntos que se usarán el día de la boda
• Crear un plan B por si llueve
• Preparar un kit de emergencia

Lista de comprobación del coordinador el día de la boda

Ha llegado el gran momento. Ahora no se trata de brillar, sino de pasar casi desapercibido. Trabajarás en segundo plano, coordinando proveedores, cuidando de los invitados y apagando fuegos (esperemos que solo en sentido figurado).

Debes conocer muy bien el cronograma del día y sentirte con la seguridad de que sabes en todo momento qué tiene que ocurrir y cuándo.

Mantener a la pareja feliz y tranquila

Soltar el control de una boda que llevas meses organizando no es fácil para ninguna pareja. La mañana de la boda, ve a verles y transmíteles tranquilidad: que todo va según lo previsto. Estarán nerviosos y quizá algo estresados, pero tu misión es absorber esa tensión y asegurarte de que no les falte de nada.

Controlar el horario de la boda

Las bodas suelen seguir horarios bastante ajustados y tu papel es conseguir que, en esta, se respeten. Es una de las tareas más importantes en la lista de comprobación de un coordinador de boda, porque a nadie le gusta ser quien “mueva” a la gente de un momento a otro de la celebración. Pero precisamente para eso estás tú, y tendrás que velar por el cumplimiento del cronograma con seguridad y decisión.

Coordinación con los proveedores

Es buena idea incluir a todos los proveedores de la boda en tu lista del coordinador e ir marcándolos literalmente a medida que vayan llegando. Así te aseguras de que no se te pasa ninguno. Si quieres ser especialmente organizado, también puedes ir marcando cuándo han terminado su servicio. Lo mismo se aplica a las empresas de alquiler.

Estate disponible para cualquier incidencia con los proveedores y asegúrate de que saben que deben acudir a ti, o a alguno de tus ayudantes, cuando haya que gestionar los pagos.

Guiar a los acomodadores

Habrás asistido al ensayo de la ceremonia y tomado nota de cómo entrarán los invitados y dónde deben sentarse. Con esta información, explica a los acomodadores cuáles son sus funciones y asegúrate de que están guiando a los invitados correctamente.

Organizar los últimos detalles de la decoración

Ya sea trasladar las flores de la ceremonia al banquete o colocar las tarjetas de sitio y los menús sobre las mesas, será tu responsabilidad encargarte de esos últimos detalles de la decoración.

Supervisar la recogida

Hemos dejado lo mejor para el final. Recoger después de la fiesta nunca es una tarea popular, por motivos obvios, pero alguien tiene que hacerlo. No hace falta que te manches las manos necesariamente, pero sí es importante que haya alguien en el lugar comprobando que todo se recoge como es debido y que no se olvida nada.