RSVP di nozze: la nostra guida completa alle risposte agli inviti

• RSVP di nozze
• Cosa significa RSVP?
• Che cosa indica l’RSVP?
• Quando inviare gli inviti di nozze con RSVP?
• Entro quando gli ospiti devono rispondere all’RSVP di nozze?
• Quando dovrebbe scadere l’RSVP per il matrimonio?
• Scadenza RSVP per matrimoni nel Regno Unito e negli Stati Uniti
• Entro quando devono rispondere gli ospiti a un matrimonio all’estero?
• Domande da inserire in un RSVP di nozze
• Come creare un QR code per l’RSVP di nozze
• Come chiedere agli ospiti di rispondere all’RSVP e i vantaggi di un sito web di matrimonio
• Devi includere anche un biglietto di RSVP cartaceo?
• Che percentuale di invitati risponde “sì” all’RSVP di nozze?
• I matrimoni vicino a casa hanno di solito più presenze
• I matrimoni di destinazione sono più esclusivi
• Più lunga è la lista invitati, meno “sì” riceverai
• Un matrimonio intimo con soli amici stretti e famiglia
• Vantaggi di un sistema gratuito per inviti e monitoraggio RSVP
• In sintesi

Entro quando gli ospiti devono rispondere all’RSVP di nozze?

Quando decidi con quanto anticipo fissare la scadenza per l’RSVP del matrimonio, è fondamentale dare agli ospiti il tempo necessario. Tempo per ricevere l’invito, per leggere con calma tutte le informazioni e per verificare di essere davvero liberi in quella data. L’ultima cosa che desideri, avvicinandoti al giorno delle nozze, è dover chiamare freneticamente decine di invitati per rincorrere la loro risposta. Se dai ai tuoi cari un margine adeguato, ti risponderanno.

Quando dovrebbe scadere l’RSVP per il matrimonio?

Se hai inviato gli inviti almeno 8 settimane prima del matrimonio, è ragionevole chiedere agli ospiti di rispondere entro 4 settimane dalla data delle nozze. Se la scadenza è a meno di 3 settimane, rischi di ritardare le conferme definitive con vari fornitori. Anche il tableau mariage dovrebbe essere pronto ben prima del limite delle 3 settimane, così da sistemare gli ospiti nel modo più adatto.

Scadenza RSVP per matrimoni nel Regno Unito e negli Stati Uniti

La scadenza per l’RSVP nei matrimoni nel Regno Unito è sostanzialmente la stessa che negli Stati Uniti e in molti altri Paesi: circa un mese. 4 settimane dovrebbero essere sufficienti perché gli ospiti possano valutare e rispedire la loro risposta, senza mandare fuori tempo la tua organizzazione. Se ti preoccupano i tempi stretti dei preparativi o l’affidabilità di alcuni invitati, puoi offrire un’alternativa all’RSVP tradizionale includendo un QR code che porti al tuo RSVP online. Così potranno rispondere all’invito all’istante, senza dover andare in posta.

Entro quando devono rispondere gli ospiti a un matrimonio all’estero?

Se sogni di pronunciare il sì su una spiaggia alle Bahamas o in una piccola chiesa nel Nord Italia, avrai bisogno di conoscere il numero degli ospiti con un anticipo maggiore rispetto a un matrimonio vicino a casa. Un matrimonio di destinazione è uno scenario in cui gli RSVP di nozze online sono particolarmente utili, perché il fattore tempo è davvero cruciale quando ci si sposa all’estero. Raccogliere rapidamente e in modo organizzato tutte le informazioni online ti aiuterà a snellire l’organizzazione e a coordinarti più facilmente con la wedding planner o il referente in loco, che a loro volta avranno delle scadenze entro cui comunicare i numeri definitivi.

Come regola generale, ti consigliamo di raddoppiare la classica timeline per l’RSVP e chiedere agli ospiti di rispondere entro 8 settimane dalla data del matrimonio. In questo modo tutte le parti coinvolte avranno il tempo necessario per prepararsi.

Progetta i tuoi RSVP online personalizzati

Domande da inserire in un RSVP di nozze

C’è ovviamente una domanda fondamentale che non può mancare nel tuo RSVP di nozze: “verrai al nostro matrimonio?”. Ma prima del grande giorno puoi approfittare dell’RSVP per chiedere agli ospiti molte altre informazioni utili. Ad esempio, se stai offrendo la possibilità di portare un accompagnatore, puoi chiedere il nome dell’ospite aggiuntivo o degli ospiti aggiuntivi. In questo modo avrai il numero definitivo degli invitati in anticipo e sarai più preparato quando creerai il tableau mariage.

Non è detto che ogni invitato possa portare un accompagnatore, e questo può creare qualche imbarazzo nella fase degli inviti. Per ridurre al minimo l’ansia legata a questo tema, il nostro strumento per l’RSVP ti permette di mostrare domande diverse a ospiti diversi. Perfetto se sai già che alcuni amici o parenti potrebbero sentirsi esclusi.

Il catering potrebbe aver bisogno di conoscere il numero esatto di portate principali da preparare e di sapere se alcuni ospiti hanno allergie o intolleranze a determinati ingredienti. Usare un modulo di RSVP online come il nostro per raccogliere queste informazioni è spesso molto più rapido e comodo per gli invitati rispetto a compilare un cartoncino a penna. Inoltre, tu ricevi subito tutti i dettagli necessari e non devi controllare la cassetta della posta ogni mattina con il fiato sospeso!

È una buona idea chiedere anche i recapiti degli ospiti, nel caso in cui i piani dovessero cambiare o ci fosse bisogno di contattare qualcuno per un’emergenza. Di solito bastano indirizzo e-mail e numero di telefono, ma puoi richiedere anche l’indirizzo postale, soprattutto se desideri inviare qualcosa di più formale per posta o un biglietto di ringraziamento dopo la festa.

Non tutte le parole presenti sul tuo RSVP devono essere formali o strettamente legate alla logistica. Gli RSVP online e gli inviti cartacei possono anche essere divertenti! I nostri inviti preferiti sono quelli in cui traspare la personalità degli sposi e che riescono a far salire l’entusiasmo per la festa. E l’RSVP è un ottimo spazio per farlo.

Perché non raccogliere qualche richiesta musicale per il DJ? O magari frasi da inserire nelle promesse o nell’estetica generale del matrimonio. Potrebbe essere carino anche chiedere consigli sul matrimonio ai tuoi cari. Se preferisci non diventare troppo sentimentale prima del grande giorno, puoi semplicemente domandare ai tuoi ospiti se sono pronti a fare festa! Inserire un tocco di leggerezza in un invito semi-formale non è sempre semplice, ma aiuta gli invitati a sentirsi parte dell’evento, non solo spettatori. Il nostro strumento per l’RSVP è così intuitivo che anche gli ospiti meno esperti di tecnologia non avranno difficoltà a rispondere alle domande o alle richieste più originali.

Quando aprirai per la prima volta il tuo sito web di matrimonio, troverai già impostate alcune delle domande più comuni per l’RSVP. Così potrai iniziare subito a raccogliere le risposte online in modo semplicissimo. Ma il vero vantaggio di usare la nostra piattaforma per gli RSVP è che non dovrai tenere traccia delle risposte manualmente: la tua lista invitati si aggiornerà in automatico con tutte le informazioni inserite dagli ospiti. A te non resta che accettare il loro RSVP quando ricevi la notifica nella casella di posta: al resto pensiamo noi.

Come creare un QR code per l’RSVP di nozze

La maggior parte dei tuoi ospiti vive praticamente con il telefono in mano e probabilmente considera andare all’ufficio postale una vera seccatura. Inserendo un QR code nei save the date e/o nelle partecipazioni di nozze, permetti a tutti di confermare la presenza comodamente dal proprio smartphone.

Crea il tuo sito web di matrimonio con noi e riceverai un QR code gratuito collegato al tuo sito. Un link univoco che porterà gli ospiti direttamente sul tuo sito web di matrimonio, dove troveranno non solo l’RSVP, ma anche tutte le altre informazioni sul matrimonio che desideri condividere. Il tuo QR code potrà essere scaricato all’istante in vari formati e inviato facilmente al tipografo o al graphic designer che realizza gli inviti.

Come chiedere agli ospiti di rispondere all’RSVP e i vantaggi di un sito web di matrimonio

Per quanto tu possa pianificare con precisione e fissare scadenze chiare, ci saranno sempre alcuni ospiti che non risponderanno in tempo. Probabilmente sai già chi saranno, ancora prima di spedire il loro invito…! Il modo migliore per gestire questi casi è rendere tutto il più chiaro possibile. Indica in modo ben visibile la data di scadenza dell’RSVP sulle partecipazioni o sul modulo di RSVP online e dai loro un motivo in più per rispondere. La scelta del menù è l’esempio perfetto: il 99,9% degli invitati preferisce decidere cosa mangerà il giorno del matrimonio, piuttosto che ritrovarsi con “quello che è rimasto”! Anche le richieste musicali sono un modo divertente per stimolare le risposte e allo stesso tempo far sentire gli ospiti parte attiva della festa.

Portare gli RSVP di nozze online è anche un ottimo modo per coprire ogni esigenza. Offrendo agli ospiti la possibilità di accettare o declinare l’invito in pochi clic tramite un modulo di RSVP online, come il nostro, eviti la procrastinazione e le lunghe attese che molti invitati più giovani potrebbero avere davanti a un cartoncino cartaceo. In un paio di clic potranno rispondere al tuo RSVP sul sito web di matrimonio e tu riceverai subito una notifica via e-mail con la loro disponibilità, insieme alle scelte del menù, alle allergie e a qualsiasi altra informazione tu abbia deciso di richiedere.

Un piccolo gruppo di invitati avrà comunque bisogno di un promemoria, magari anche poco prima del grande giorno. Il modo più efficace è un semplice promemoria personalizzato. Il nostro gestore della lista invitati ti permette di scaricare velocemente i dati degli ospiti, filtrandoli per visualizzare solo le informazioni che ti servono per i solleciti dell’RSVP: numero di telefono, e-mail o profilo social. Così potrai scegliere il canale di comunicazione a cui sai che ogni ospite risponderà meglio.

Non sentirti obbligato ad aspettare la scadenza prima di inviare un promemoria. Puoi tranquillamente contattare gli ospiti con un messaggio leggero e non pressante nelle settimane che precedono la data limite, giusto per ricordare che mancano pochi giorni per dare la conferma.

Se alcuni invitati superano la scadenza senza rispondere, dovrai essere un po’ più deciso nelle comunicazioni. Ricorda loro che il catering ha bisogno del numero definitivo di coperti o che la location richiede l’elenco completo per motivi di sicurezza. Molti diranno che la loro risposta si è persa per posta e, se gliene dai la possibilità, useranno il sito web di matrimonio per confermare quasi all’istante. Se invece non rispondono nemmeno dopo qualche giorno, è il momento di chiamarli. Meglio evitare gli SMS: possono passare inosservati, essere ignorati o fraintesi. Una vera conversazione al telefono, o ancora meglio di persona, sarà sempre più efficace e personale di un messaggino o di una lettera tardiva.

Inizia con gli RSVP online

Devi includere anche un biglietto di RSVP cartaceo?

Se hai già predisposto un URL per permettere agli ospiti di rispondere e sei sicuro al 100% che tutti siano in grado di usare un modulo online, non è necessario includere l’opzione di risposta per posta. Nonni e parenti più anziani oggi se la cavano spesso molto bene con la tecnologia, e il nostro modulo di RSVP online è così semplice che è difficile immaginare qualcuno in difficoltà. Ma se ti preoccupano uno o due “tecnofobi”, inserisci negli inviti una riga in cui specifichi che è possibile rispondere anche telefonicamente. Così la nonna non dovrà agitarsi per andare online e tu potrai cogliere l’occasione per fare una bella chiacchierata con lei: tutti felici.

Che percentuale di invitati risponde “sì” all’RSVP di nozze?

La percentuale di invitati che risponderà “sì” al tuo RSVP di nozze dipende molto dalla dimensione e dalla località dell’evento, oltre che dal tipo di rapporto che gli ospiti hanno con voi. In linea generale, la nostra esperienza indica che circa il 70–85% degli invitati risponde “sì” a un matrimonio. Ma, come dicevamo, il tuo caso potrebbe essere diverso in base ai fattori che vediamo qui sotto.

I matrimoni vicino a casa hanno di solito più presenze

Se la maggior parte degli ospiti vive nelle vicinanze, la percentuale di RSVP positivi tende a essere più alta, intorno all’85–90%, rispetto ai matrimoni che richiedono spostamenti più impegnativi.

I matrimoni di destinazione sono più esclusivi

Poiché per i matrimoni di destinazione sono spesso necessari viaggi lunghi e pernottamenti, la percentuale di RSVP “sì” è solitamente più bassa, spesso intorno al 60–70%. È un peccato, perché molti ospiti sarebbero felici di festeggiare con voi ma semplicemente non possono. Dall’altro lato, però, un numero più contenuto di invitati crea un’atmosfera più intima ed esclusiva: chi è presente ha davvero fatto uno sforzo speciale per esserci.

Più lunga è la lista invitati, meno “sì” riceverai

Quando una coppia organizza un matrimonio molto grande tende a invitare anche conoscenti più lontani rispetto a chi sceglie una festa raccolta. In questi casi, gli RSVP positivi si aggirano spesso intorno al 70–75%, perché gli ospiti che conoscono meno bene gli sposi sono in generale meno propensi a partecipare.

Un matrimonio intimo con soli amici stretti e famiglia

Una lista invitati composta quasi esclusivamente da familiari e amici molto vicini registra di solito una percentuale di RSVP “sì” decisamente più alta rispetto a un grande ricevimento: spesso superiore al 90–95%, a seconda di quanto è piccolo il matrimonio e del periodo in cui si svolge.

Se quindi punti a un tasso di risposte positive vicino al 100%, il nostro suggerimento è di sposarti vicino a casa e invitare solo le persone davvero più care!

Vantaggi di un sistema gratuito per inviti e monitoraggio RSVP

Una delle sfide più complesse nell’organizzazione di un evento è dover gestire strumenti diversi per inviare gli inviti e per tracciare le risposte. Il nostro sistema gratuito per inviti e rsvp tracker riunisce entrambe le funzioni in un’unica piattaforma, eliminando il fastidio di passare continuamente da un servizio all’altro. Utilizzando un online rsvp tracker potrai raccogliere le risposte degli ospiti in tempo reale, rendendo più semplice adattare i tuoi piani quando necessario. Scegliere un free rsvp tracker ti permette inoltre di non sprecare budget in software aggiuntivi, così da destinare le risorse ad altri aspetti dell’evento. In definitiva, un rsvp tracker affidabile ti aiuta a restare organizzato e sereno, assicurando che ogni dettaglio del tuo evento fili liscio senza intoppi.

In sintesi

Speriamo che i nostri consigli su cosa includere nel tuo RSVP di nozze abbiano chiarito i dubbi più urgenti e magari ti abbiano ispirato a portare i tuoi inviti online! Ci farebbe molto piacere se provassi il nostro generatore gratuito di sito web di matrimonio e iniziassi a creare il tuo RSVP personalizzato. Rimarrai stupito da quanto il processo sia rapido e intuitivo. In pochissimo tempo starai già perfezionando la lista invitati con il nostro strumento e condividendo il tuo sito web di matrimonio unico con tutte le persone che ami.

Ogni strumento della nostra suite per l’organizzazione del matrimonio è completamente gratuito e utilizzabile senza registrazione. Non c’è davvero motivo per non iniziare a pianificare la tua festa già da oggi!