Creare la lista degli invitati al matrimonio perfetta con i nostri suggerimenti e strumenti gratuiti

• Trovate un modello di lista degli invitati al matrimonio semplice da utilizzare
• Iniziare con la collaborazione
• Iniziate con la vostra lista VIP
• Aggiungere facilmente e rapidamente gli ospiti all'elenco degli invitati
• Trovate lo stile di visualizzazione che fa per voi
• Un processo Plus-one senza stress
• Tenere traccia degli RSVP in un colpo d'occhio
• Creare un elenco pratico per voi e i vostri fornitori
• I matrimoni meglio pianificati iniziano con una grande lista di invitati

Trovate un modello di lista degli invitati al matrimonio semplice da utilizzare

Uno dei nostri obiettivi principali, quando abbiamo creato la nostra piattaforma, era l'usabilità. Volevamo che le coppie fossero in grado di utilizzare facilmente la nostra lista degli invitati e tutti gli altri strumenti di pianificazione del matrimonio, senza bisogno di un'esperienza precedente. Vogliamo che le nostre applicazioni siano facili da usare.

Quando aprite per la prima volta il nostro strumento per la lista degli invitati, vi accorgerete che il suo aspetto predefinito è molto semplice. L'abbiamo fatto apposta per facilitare l'utilizzo della nostra piattaforma e rendere più evidenti le nostre ampie possibilità di personalizzazione. Ad esempio, le informazioni che potete raccogliere dagli ospiti sono quasi illimitate.

All'interno della lista degli invitati, potete aggiungere tutte le colonne che volete, elencando qualsiasi cosa, dalle restrizioni dietetiche alle allergie, fino allo status di accompagnatore e alla conferma della cena di prova. Ma queste sono solo le basi, se volete potete diventare molto specifici! Offriamo anche diverse modalità di visualizzazione, ma le spiegheremo in dettaglio più avanti.

È importante notare che il nostro strumento di gestione della lista degli invitati costituisce una parte fondamentale della nostra suite di pianificazione del matrimonio. È interconnesso con molte altre applicazioni all'interno del vostro "progetto di matrimonio". In particolare, il nostro sito web per matrimoni e il suo strumento RSVP integrato e gratuito. Che, se combinato con la lista degli invitati, vi aiuterà senza sforzo a invitare gli ospiti, a richiedere informazioni, a tenere traccia degli RSVP e a costruire una lista di invitati dettagliata. Lo strumento perfetto per chi vuole eliminare la carta, ridurre i costi (la nostra piattaforma è completamente gratuita) e pianificare il proprio matrimonio in modo più efficiente.

Iniziare con la collaborazione

I matrimoni migliori sono organizzati in team e si spera che il vostro partner sia entusiasta di iniziare i preparativi per il grande giorno proprio come voi! Se così non fosse, incoraggiate la sua partecipazione facendolo entrare nel team prima di iniziare a pianificare il giorno del matrimonio. In questo modo si sentirà sempre coinvolto.

È facilissimo invitare il vostro partner a partecipare al vostro progetto di matrimonio: basta condividere con lui il vostro link unico o il codice QR. Una volta ricevuto, avrà accesso completo e modificabile a tutto ciò su cui state lavorando, se è quello che volete! Se non vi fidate, potete concedere loro l'accesso in sola lettura!

Ora che il vostro partner è a bordo, potete anche sfruttare questa opportunità per invitare i parenti stretti o i membri della festa di nozze a far parte del vostro team per aiutarvi a pianificare altre parti del vostro grande giorno. Anche in questo caso, è possibile farlo facilmente tramite un link per e-mail/messaggio o un codice QR, che si trova nelle impostazioni.

Noi di Wedding Planning Assistant vogliamo aiutare tutte le coppie a organizzare il loro matrimonio, indipendentemente dalla loro sessualità. Per questo motivo è così semplice organizzare un matrimonio tra persone dello stesso sesso. Tutto ciò che dovete fare è cambiare il sesso della sposa o dello sposo con quello in cui vi identificate. Lo stesso vale per il resto della lista degli invitati, ai quali può essere assegnato il sesso più adatto a loro.

Organizzare la lista degli invitati

Iniziate con la vostra lista VIP

La lista degli invitati di un matrimonio medio è composta da una lista A, una B e una C. La lista A è costituita dalle persone a cui siete più legati nella vostra vita, siano esse parenti o amici. La lista B è costituita da coloro che conoscete bene ma non sono i vostri migliori amici o parenti stretti. Mentre la lista C è composta dalle persone che vorreste vedere al vostro matrimonio, ma che non vi spezzeranno il cuore se non ci saranno. Nel caso di un matrimonio piccolo, spesso gli invitati della lista C non sono invitati affatto, ma solo avvisati della notizia.

Il nostro consiglio per la creazione della lista degli invitati al matrimonio è di iniziare aggiungendo per primi entrambi i genitori e i membri più stretti della famiglia. Poi passate agli invitati in ordine di importanza per voi.

La nostra piattaforma intuitiva sa che il fatto che gli ospiti abbiano lo stesso nome non significa che siano imparentati. Per creare una famiglia, dovrete assegnare alcuni ospiti a un nome di famiglia. Questa operazione è semplicissima e può essere eseguita in un paio di clic. Una volta creata una famiglia, sarà facile scorrere l'elenco e vedere rapidamente i vari gruppi e le gerarchie presenti.

La creazione di gruppi familiari semplificherà anche l'invito degli ospiti, poiché il nostro strumento RSVP vi consente di inviare un unico invito a un solo membro della famiglia, se lo desiderate, anziché innumerevoli inviti separati. Questo è un grande risparmio di tempo sia per voi che per i vostri familiari, che dovranno solo spuntare tutti gli invitati!

Per inviare questo link personale, basta andare nelle impostazioni del sito web del matrimonio, dove si trova questa funzione.

Aggiungere facilmente e rapidamente gli ospiti all'elenco degli invitati

Se avete scelto di aggiungere gli ospiti manualmente, anziché importarli, potete farlo in pochi clic. Basta toccare "aggiungi ospite" sul nostro modello, selezionare se l'ospite è dalla vostra parte o da quella dei vostri partner e scegliere il suo ruolo all'interno del matrimonio. Si tratta di un familiare stretto, di un parente, di un amico, di un partner, ecc. Aggiungete quindi il loro nome e cognome, prima di cliccare sull'icona del bastone che li rappresenta. L'icona si trova accanto al nome e cliccando su di essa si accede a numerose opzioni. Ad esempio, il sesso, l'associazione familiare e le informazioni RSVP che possono essere inserite se già note. Ad esempio, potreste già sapere quali ospiti sono vegani all'interno del vostro gruppo di amici, quindi potete aggiungere queste informazioni alla vostra lista senza aspettare la loro conferma.

Abbiamo anche semplificato l'aggiunta di qualsiasi attributo o caratteristica al profilo di ogni ospite. Per esempio, se volete far sedere gli ospiti in base al loro tipo di personalità, potete aggiungere una colonna apposita. La colonna può essere ordinata in base alla personalità, in modo da vedere a colpo d'occhio quanti sono i festaioli e quanti gli introversi. Per aggiungere un attributo è sufficiente modificare il profilo facendo clic sull'icona del bastone.

Trovate lo stile di visualizzazione che fa per voi

Una volta aggiunto un certo numero di invitati, è bene trovare lo stile di visualizzazione più adatto a voi. Vi offriamo tre modi per visualizzare i vostri invitati, ciascuno con vantaggi diversi, a seconda dei vostri gusti o delle vostre esigenze del momento.

La nostra vista predefinita divide gli ospiti in due sezioni, a seconda che la loro relazione sia prevalentemente con voi o con il vostro partner. Questa vista è ideale per vedere rapidamente quanto è equilibrato il gruppo. Inoltre, consente di vedere facilmente la gerarchia dei partecipanti.

Offriamo anche una visualizzazione alfabetica dell'elenco degli invitati, che mostra solo il sesso, il ruolo matrimoniale e il nome. Abbiamo riscontrato che questo stile di visualizzazione è ottimo per i matrimoni più grandi, con numerosi amici e accompagnatori presenti. Permette di trovare rapidamente una persona semplicemente scorrendo verso il basso fino all'iniziale del suo nome o cognome.

Il terzo stile di visualizzazione offre tutte le informazioni all'interno di una tabella. Simile a un foglio di calcolo o a Google Sheets, questo elenco può essere ordinato in base a qualsiasi colonna. Ideale se volete solo vedere chi ha risposto all'invito e chi no... Questo stile di tabella si rivela davvero utile quando avete ricevuto la maggior parte dei vostri RSVP. Mostra tutte le informazioni raccolte dagli invitati e può essere ordinata in base a qualsiasi argomento.

L'uso del nostro stile Full Table è utilissimo per gli incontri con i fornitori di catering o con la vostra sede, quando avete bisogno di vedere rapidamente quali sono le scelte più popolari per i pasti o quanti ospiti hanno confermato, ad esempio. I vostri fornitori apprezzeranno molto il fatto che abbiate accesso a informazioni così aggiornate e che possiate fornirle in modo così efficiente. Si tratta di un grande risparmio di tempo per loro e probabilmente aiuterà a guidare il loro servizio in modo più efficiente il giorno stesso.

Se tutte le informazioni presenti nella visualizzazione predefinita sono troppe, è possibile visualizzare anche un riepilogo di tutto. Il che offre la possibilità di creare una tabella su misura, che mostra solo le informazioni che si desidera consultare.

Iniziare la lista degli invitati

Un processo Plus-one senza stress

Tutti vorremmo offrire un numero illimitato di accompagnatori, ma il budget medio di un matrimonio non è in grado di coprire un numero così elevato di persone. Ciò significa che alcuni cari dovranno venire da soli o in gruppo. Può essere una situazione difficile da gestire, per capire chi può o non può portare un accompagnatore. Tuttavia, è importante non perdere di vista il numero degli invitati e informare i propri cari della politica dei plus one in modo onesto e franco.

Il nostro sito web per matrimoni e lo strumento per la lista degli invitati incoraggiano il buon galateo dei plus one e aiutano a evitare tensioni in vista del grande giorno. È facile aggiungere gli invitati più uno alla vostra lista, assegnando loro un partner e raggruppandoli per nome di famiglia, anche se non sono sposati. Questo migliorerà l'aspetto della lista e vi aiuterà a vedere rapidamente a che punto siete.

Per informare gli invitati delle loro intenzioni in merito al loro "plus one", è possibile utilizzare il nostro strumento gratuito RSVP in modo del tutto indolore. Come già accennato, la vostra lista degli invitati è collegata al sito web del vostro matrimonio, che vi permette di mostrare solo alcuni aspetti del vostro invito online a determinati ospiti. È l'ideale quando si cerca di limitare i sentimenti e allo stesso tempo di ridurre il numero degli invitati. È sufficiente selezionare gli invitati che possono avere un "più uno" dalla vostra lista all'interno del modulo RSVP e selezionare solo gli invitati a cui sarà data questa possibilità.

Questa tattica della "domanda nascosta" può essere utilizzata anche per invitare gli ospiti ad altri eventi del matrimonio, come la cena di prova o l'after party. Le nostre coppie hanno trovato questa funzione particolarmente utile nell'organizzazione di un matrimonio di destinazione, poiché questo tipo di matrimonio spesso prevede più eventi diversi che si svolgono in un periodo prolungato.

Tenere traccia degli RSVP in un colpo d'occhio

Sappiamo che non appena avrete inviato i link di invito, controllerete costantemente l'elenco degli invitati per vedere a che punto siete. Sperate disperatamente che tutti gli invitati confermino la loro presenza e che lo facciano in tempo! Capiamo lo stress. Ecco perché abbiamo reso facile vedere a colpo d'occhio se un ospite ha confermato o meno, se ha bisogno di più tempo o se ha appena confermato per la cerimonia e/o il ricevimento. Queste informazioni possono essere visualizzate rapidamente mentre si scorre l'elenco degli invitati e si cercano le icone di stato RSVP.

Per noi è anche importante sapere che non avete perso un RSVP, per questo vi inviamo una notifica via e-mail ogni volta che qualcuno conferma la sua presenza. Perfetto per le coppie che desiderano tenere sotto controllo la lista degli invitati. Le nostre notifiche via e-mail vi danno anche la possibilità di confermare ogni ospite e di accettare il suo RSVP. Invece di aggiungerli automaticamente alla lista degli invitati. Cosa che, come sappiamo, garantisce alle nostre coppie una grande tranquillità.

Progettare l'elenco degli invitati

Se volete capire ancora più rapidamente chi ha confermato e chi no, troverete un riepilogo dei numeri in fondo alla pagina. Lì potrete vedere il rapporto tra gli invitati di entrambe le parti, quanti sono stati confermati, il rapporto tra i sessi e la ripartizione delle scelte per i pasti. Una piccola, grande istantanea del matrimonio moderno che semplifica le cifre e vi mostra ciò che vi serve sapere, all'istante.

Creare un elenco pratico per voi e i vostri fornitori

La scoraggiante prospettiva di non ricevere alcun RSVP non si è concretizzata e ora siete pronti a condividere la lista degli invitati con i fornitori che la richiedono! Con noi è facilissimo inviare la vostra lista a chi di dovere.

Una volta completato l'elenco degli ospiti, scorrete fino in fondo alla pagina e troverete i link per il download. Insieme a molte comode impostazioni di esportazione che vi permettono di controllare quali informazioni vengono esportate. Perché non tutti i fornitori devono conoscere tutte le informazioni sugli ospiti.

Con l'aiuto delle nostre impostazioni di esportazione, potete creare rapidamente un elenco su misura che mostri solo le colonne desiderate, nell'ordine desiderato, insieme allo stato RSVP degli ospiti. Ad esempio, potete creare un elenco per il vostro hotel che contenga solo gli ospiti che soggiornano presso di loro, senza includere altre informazioni non necessarie, come le scelte dei pasti. Se la cosa funziona, ogni fornitore potrebbe avere il suo elenco unico!

Una volta creato l'elenco perfetto, è possibile esportarlo in orientamento verticale o orizzontale, in formato PDF o foglio di calcolo Excel. A seconda dell'uso che se ne farà e della necessità di modificarlo successivamente.

I matrimoni meglio pianificati iniziano con una grande lista di invitati

Siete pronti a passare alla fase successiva dell'organizzazione del matrimonio! Speriamo che la nostra guida vi abbia aiutato a capire quanto sia facile da usare e intuitivo il nostro gestore di liste degli ospiti. E magari vi abbia fatto pensare due volte prima di creare la vostra lista degli invitati con i fogli di Google o di aumentare il budget del vostro matrimonio solo per pagare un costoso programma per la lista degli ospiti.

È possibile pianificare l'intero matrimonio utilizzando la nostra suite di strumenti, e la nostra app per la lista degli invitati è solo il primo passo! Ci sono tanti altri strumenti utili e divertenti con cui iniziare a essere creativi.

Date il via all'organizzazione del vostro matrimonio oggi stesso e lasciate che vi aiutiamo a pianificare il vostro matrimonio da sogno gratuitamente!