Crea la lista invitati perfetta per il tuo matrimonio con i nostri consigli
e strumenti gratuiti

• Trova un modello semplice per la lista invitati del matrimonio
• Parti dalla collaborazione
• Inizia dalla tua lista VIP
• Aggiungi invitati alla lista in modo facile e veloce
• Scegli lo stile di visualizzazione che funziona meglio per te
• Gestire gli accompagnatori senza stress
• Tieni sotto controllo le conferme a colpo d’occhio
• Crea una lista pratica per te e per i fornitori
• I matrimoni meglio organizzati partono da una grande lista invitati

Trova un modello semplice per la lista invitati del matrimonio

Uno dei nostri obiettivi principali, quando abbiamo creato la piattaforma, è stato la facilità d’uso. Volevamo che le coppie potessero usare con semplicità il nostro creatore di liste invitati, e tutti gli altri strumenti per l’organizzazione del matrimonio, senza bisogno di esperienza tecnica. Il nostro desiderio è che le nostre applicazioni siano intuitive, da usare “al volo”.

Quando apri per la prima volta il nostro strumento per la lista invitati, noterai che l’aspetto predefinito è estremamente pulito e semplice. È una scelta voluta, per accompagnarti con gradualità all’uso della piattaforma e rendere più evidenti le tante opzioni di personalizzazione. Ad esempio, le informazioni che puoi raccogliere dagli invitati sono praticamente illimitate.

All’interno della tua lista invitati puoi aggiungere tutte le colonne che desideri, includendo di tutto: dalle esigenze alimentari e allergie, alla presenza dell’accompagnatore, fino alla conferma per la cena di prova. E questi sono solo i fondamentali, puoi entrare davvero nel dettaglio se lo desideri! Offriamo anche diverse modalità di visualizzazione, che ti spiegheremo più avanti.

È importante sottolineare che il nostro gestore della lista invitati è uno degli strumenti centrali della nostra suite per l’organizzazione del matrimonio. È collegato a molte altre app all’interno del tuo “progetto matrimonio”. In particolare al tuo sito web di nozze e al suo strumento integrato e gratuito per le conferme. Combinato con la lista invitati, ti permette di invitare gli ospiti, chiedere informazioni, tracciare le conferme e creare così una lista di inviti completa e dettagliata. È lo strumento ideale se vuoi eliminare la carta, ridurre i costi (la nostra piattaforma è completamente gratuita) e organizzare il matrimonio in modo più efficiente.

Parti dalla collaborazione

I matrimoni meglio riusciti sono quelli organizzati in squadra, e speriamo che il tuo partner sia entusiasta quanto te di iniziare i preparativi! Se così non fosse, invitalo a partecipare fin da subito, prima di addentrarti davvero nella pianificazione del grande giorno. In questo modo si sentirà sempre coinvolto.

Invitare il tuo partner nel progetto matrimonio è semplicissimo: ti basta condividere con lui o lei il tuo link univoco o il codice QR. Una volta ricevuto, avrà accesso completo e modificabile a ciò su cui stai lavorando – se è questo che desideri! In alternativa puoi concedere solo l’accesso in sola lettura, se non ti fidi troppo delle sue doti organizzative!

Ora che il tuo partner è a bordo, puoi approfittarne per invitare anche i familiari più stretti o i membri del corteo nuziale nel tuo team, così da farti aiutare con altri aspetti del grande giorno. Anche in questo caso è tutto molto semplice: puoi invitarli tramite email, link da messaggio o codice QR, che trovi nelle nostre impostazioni.

Con Wedding Planning Assistant vogliamo aiutare tutte le coppie a organizzare il loro matrimonio, indipendentemente dall’orientamento sessuale. Per questo rendiamo estremamente semplice pianificare anche un matrimonio tra persone dello stesso sesso: ti basta impostare il genere della sposa o dello sposo in base a come ti identifichi. Lo stesso vale per il resto della tua lista invitati, in cui ogni persona può essere associata al genere per lei più appropriato.

Organizza la tua lista invitati

Inizia dalla tua lista VIP

In media, una lista invitati di nozze è suddivisa in liste A, B e C. La lista A comprende le persone a te più vicine, familiari o amici. La lista B include chi conosci bene ma non è tra gli amici del cuore o i parenti più stretti. La lista C raccoglie le persone che ti farebbe piacere avere al matrimonio, ma la cui assenza non ti spezzerebbe il cuore. Nei matrimoni più intimi, spesso gli invitati della lista C non vengono invitati, ma semplicemente informati dell’evento.

Il nostro consiglio, quando crei la tua lista invitati di nozze, è di iniziare inserendo per primi i genitori di entrambi e i familiari più stretti. Poi prosegui con gli altri invitati, seguendo l’ordine di importanza che hanno per te.

La nostra piattaforma intuitiva capisce che, anche se gli invitati hanno lo stesso cognome, non è detto che siano imparentati. Per creare un nucleo familiare, devi assegnare alcuni invitati a un determinato nome di famiglia. È un’operazione semplicissima, che richiede pochi clic. Una volta creati i gruppi familiari, sarà molto più facile scorrere la lista e individuare rapidamente i vari gruppi e le gerarchie.

Creare gruppi familiari rende anche più semplice l’invio degli inviti, perché il nostro strumento per le conferme ti permette, se lo desideri, di mandare un unico invito a un membro della famiglia invece di invii separati a ognuno. Un enorme risparmio di tempo sia per te che per i tuoi cari, perché a loro basterà selezionare tutti i presenti del nucleo familiare!

Per inviare questo link personale, ti basta andare nelle impostazioni del sito web di nozze, dove trovi questa funzione.

Aggiungi invitati alla lista in modo facile e veloce

Se hai scelto di aggiungere gli invitati manualmente invece di importarli, puoi farlo in pochi clic. Clicca su “aggiungi invitato” nel nostro modello, indica se l’invitato è dalla tua parte o da quella del partner e scegli il suo ruolo nel matrimonio: familiare stretto, parente, amico, partner ecc. Poi inserisci nome e cognome e clicca sull’icona dell’omino che lo rappresenta. Troverai questa icona accanto al suo nome: cliccandoci, si apriranno diverse opzioni, come genere, appartenenza familiare e informazioni sulla conferma che puoi già compilare se le conosci. Ad esempio, potresti sapere in anticipo quali dei tuoi amici sono vegani, e inserire questa informazione subito senza aspettare la loro risposta.

Abbiamo reso facilissimo anche aggiungere qualsiasi attributo o caratteristica al profilo di ogni invitato. Se, per esempio, vuoi sistemare i tavoli in base al tipo di personalità, puoi creare una colonna dedicata solo a questo. Potrai poi ordinare la lista in base alla personalità: perfetto per capire al volo quanti “animali da festa” avrai rispetto ai più timidi e introversi. Per aggiungere un attributo, ti basta modificare il profilo dell’invitato cliccando sulla sua icona a forma di omino.

Scegli lo stile di visualizzazione che funziona meglio per te

Una volta aggiunto un buon numero di invitati, è utile scegliere uno stile di visualizzazione che ti risulti comodo. Offriamo tre diversi modi per vedere la lista, ognuno con i suoi vantaggi a seconda dei tuoi gusti o delle esigenze del momento.

La visualizzazione predefinita divide gli invitati in due sezioni, a seconda che il loro legame principale sia con te o con il tuo partner. Questo layout è perfetto per capire al volo quanto il gruppo sia equilibrato, e rende semplice individuare la gerarchia degli invitati.

Offriamo anche una visualizzazione alfabetica della lista invitati, che mostra solo genere, ruolo nel matrimonio e nome. Abbiamo visto che questo stile è ideale per i matrimoni molto numerosi, con tanti amici e accompagnatori. Ti permette infatti di trovare velocemente qualcuno scorrendo fino alla lettera iniziale del nome o del cognome.

La terza modalità ti mostra tutte le informazioni in un’unica tabella. Simile a un foglio di calcolo o a Google Sheets, questa lista può essere ordinata in base a qualsiasi colonna. È l’ideale se vuoi vedere subito chi ha confermato e chi no… Questa tabella dà il meglio di sé quando hai ricevuto la maggior parte delle conferme, perché mostra tutte le informazioni raccolte dagli invitati e può essere ordinata per qualsiasi criterio ti interessi.

Usare la modalità Tabella completa è utilissimo quando ti confronti con il catering o con la location e devi vedere rapidamente, per esempio, quali sono le scelte di menu più richieste o quanti invitati hanno già confermato. I fornitori apprezzeranno molto il fatto che tu abbia dati così aggiornati e che tu possa condividerli in modo così efficiente. È un grande risparmio di tempo per loro e li aiuterà a organizzare al meglio il servizio nel giorno del matrimonio.

Se le informazioni mostrate nella visualizzazione predefinita ti sembrano troppe, puoi anche passare a una vista riepilogativa. Ti permette di creare una tabella su misura, che mostri solo i dati che ti interessano davvero.

Inizia la tua lista invitati

Gestire gli accompagnatori senza stress

Tutti vorremmo poter offrire accompagnatori illimitati, ma il budget medio di un matrimonio non lo consente. Questo significa che alcune persone care dovranno venire da sole o far parte di un gruppo. Decidere chi può portare un accompagnatore e chi no può essere delicato, ma è importante rimanere fermi sul numero massimo di invitati e comunicare con sincerità e chiarezza la tua politica sugli accompagnatori.

Il nostro sito web di nozze e il nostro strumento per la lista invitati favoriscono una buona “etichetta” sugli accompagnatori e aiutano a evitare tensioni prima del grande giorno. Aggiungere gli accompagnatori ammessi alla tua lista è facilissimo: ti basta impostarli come partner e raggrupparli con lo stesso cognome di famiglia, anche se non sono sposati. In questo modo la lista risulterà più ordinata e ti sarà più semplice capire a colpo d’occhio a che punto sei.

Per quanto riguarda la comunicazione da parte degli invitati sulle loro intenzioni di portare un accompagnatore, tutto avviene senza stress tramite il nostro strumento gratuito per le conferme. Come già accennato, la tua lista invitati è collegata al sito web di nozze, che ti permette di mostrare certe parti dell’invito online solo ad alcuni ospiti. È l’ideale per limitare i dispiaceri e, allo stesso tempo, tenere sotto controllo il numero totale. Ti basta selezionare, all’interno del modulo di conferma, gli invitati a cui vuoi concedere l’accompagnatore e solo loro vedranno questa opzione.

Questa tattica della “domanda nascosta” può essere usata anche per invitare alcune persone ad altri momenti del matrimonio, come la cena di prova o l’after party. Le coppie che ci scelgono la trovano particolarmente utile nell’organizzazione di matrimoni in destinazione, dove spesso ci sono più eventi distribuiti su più giorni.

Tieni sotto controllo le conferme a colpo d’occhio

Sappiamo che, appena invierai i link degli inviti, controllerai la lista invitati in continuazione per vedere a che punto sei. Sperando con il fiato sospeso che tutti confermino la presenza, e lo facciano in tempo! Conosciamo bene questo tipo di ansia. Per questo abbiamo reso semplicissimo capire al volo se un invitato ha confermato o meno, se ha bisogno di più tempo o se ha confermato solo per la cerimonia e/o per il ricevimento. Tutte queste informazioni sono visibili rapidamente, scorrendo la lista e facendo attenzione alle icone di stato delle conferme.

Per noi è fondamentale che tu non rischi di perderti nessuna conferma, per questo ti inviamo una notifica via email ogni volta che qualcuno conferma la sua presenza. Perfetto per le coppie che vogliono tenere la lista sempre aggiornata. Le nostre notifiche email ti danno anche la possibilità di confermare manualmente ogni invitato e accettare la sua risposta, invece di aggiungerlo automaticamente alla lista. Sappiamo che questo dà un grande senso di controllo e tranquillità.

Progetta la tua lista invitati

Se vuoi una panoramica ancora più immediata di chi ha confermato e chi no, trovi un riepilogo numerico in fondo alla pagina. Lì potrai vedere il rapporto tra gli invitati di entrambe le parti, quanti hanno confermato, la distribuzione per genere e un riepilogo delle scelte di menu. Un piccolo “istantanea” moderna del tuo matrimonio che semplifica i numeri e ti mostra subito ciò che ti serve sapere.

Crea una lista pratica per te e per i fornitori

La paura di non ricevere nessuna conferma, per fortuna, non si è avverata e ora sei pronto a condividere la lista invitati con i fornitori che ne hanno bisogno! Noi rendiamo facilissimo inviare la tua lista ovunque debba arrivare.

Quando la tua lista invitati è completa, scorri fino in fondo alla pagina e troverai i link per il download, insieme a tante utili impostazioni di esportazione che ti permettono di scegliere quali informazioni includere. Non tutti i fornitori, infatti, hanno bisogno di conoscere ogni dettaglio sui tuoi invitati.

Grazie alle impostazioni di esportazione puoi creare rapidamente una lista su misura che mostri solo le colonne di cui hai bisogno, nell’ordine che preferisci, includendo anche lo stato delle conferme. Per esempio, puoi creare una lista per l’hotel che contenga solo gli invitati che alloggeranno lì, senza altre informazioni superflue come le scelte di menu. Se questo metodo ti piace, ogni fornitore può avere la sua lista personalizzata!

Una volta creata la lista perfetta, puoi esportarla in verticale o orizzontale, in formato PDF oppure come foglio di calcolo Excel, a seconda dell’uso che ne dovrai fare e se dovrà essere modificata in seguito.

I matrimoni meglio organizzati partono da una grande lista invitati

Sei pronto a passare allo step successivo dell’organizzazione del matrimonio! Speriamo che questa guida ti abbia aiutato a capire quanto il nostro gestore della lista invitati sia intuitivo e facile da usare. E magari ti abbia fatto riconsiderare l’idea di creare la lista con Google Sheets o di aumentare il budget solo per pagare un costoso software dedicato.

È assolutamente possibile organizzare l’intero matrimonio usando la nostra suite di strumenti, e la nostra app per la lista invitati è solo il primo passo! Ci sono tantissimi altri strumenti utili e divertenti con cui iniziare a dare forma al tuo matrimonio.

Dai il via ai preparativi oggi stesso e lascia che ti aiutiamo a organizzare gratis il matrimonio dei tuoi sogni!