Crea la lista degli invitati perfetta con i nostri consigli e strumenti gratuiti

• Trova un modello semplice da usare per la lista degli invitati
• Inizia collaborando
• Inizia dalla lista dei tuoi VIP
• Aggiungi gli invitati alla tua lista in modo facile e veloce
• Trova lo stile di visualizzazione più adatto a te
• Gestisci gli accompagnatori senza stress
• Tieni sotto controllo le conferme a colpo d'occhio
• Crea una lista pratica per te e per i tuoi fornitori
• I matrimoni meglio organizzati iniziano da una lista degli invitati impeccabile

Trova un modello semplice da usare per la lista degli invitati

Uno dei nostri obiettivi principali, quando abbiamo creato la piattaforma, era renderla intuitiva. Volevamo permettere alle coppie di usare facilmente il nostro strumento per creare la lista degli invitati e tutti gli altri strumenti per l'organizzazione del matrimonio, senza alcuna esperienza precedente. Vogliamo che le nostre applicazioni siano immediate e facili da usare.

Quando apri per la prima volta il nostro strumento per la lista degli invitati, noterai un'interfaccia estremamente semplice. È una scelta voluta, per aiutarti a familiarizzare con la piattaforma e rendere più evidenti le numerose opzioni di personalizzazione. Ad esempio, le informazioni che puoi raccogliere dagli invitati sono praticamente illimitate.

Nella lista degli invitati puoi aggiungere tutte le colonne che desideri, dalle restrizioni alimentari e allergie fino alla presenza di accompagnatori e alla conferma per la cena di prova. Ma queste sono solo le informazioni di base: se vuoi, puoi essere molto più specifico! Offriamo anche diverse modalità di visualizzazione, che spiegheremo nel dettaglio più avanti.

È importante sapere che il nostro gestore della lista degli invitati è una parte essenziale della suite di strumenti per l'organizzazione del matrimonio. È collegato a molte altre applicazioni del tuo «progetto di matrimonio», in particolare al nostro sito web del matrimonio e al suo strumento gratuito integrato per la conferma di partecipazione. Insieme alla lista degli invitati, ti aiuterà senza sforzo a invitare gli ospiti, raccogliere informazioni, tenere traccia delle conferme e creare una lista dettagliata per gli inviti. È lo strumento perfetto se vuoi eliminare la carta, ridurre i costi (la nostra piattaforma è completamente gratuita) e organizzare il matrimonio in modo più efficiente.

Inizia collaborando

I matrimoni migliori si organizzano in squadra e, si spera, il tuo partner sarà entusiasta di iniziare a preparare il grande giorno quanto te! In caso contrario, coinvolgilo nel team prima di cominciare davvero a pianificare il matrimonio. In questo modo si sentirà sempre parte del progetto.

Invitare il tuo partner a unirsi al progetto del matrimonio è semplicissimo: condividi con lui o lei il tuo link personale o il codice QR. Una volta ricevuto, avrà pieno accesso e potrà modificare tutto ciò su cui stai lavorando, se lo desideri! Se preferisci, puoi concedere un accesso di sola lettura, nel caso in cui non ti fidi completamente!

Ora che il tuo partner fa parte del progetto, puoi anche cogliere l'occasione per invitare i familiari più stretti o i membri del corteo nuziale a unirsi al team e aiutarti a organizzare altri aspetti del grande giorno. Anche in questo caso, basta usare un link inviato via email o messaggio oppure un codice QR, disponibile nelle impostazioni.

Con Assistente alla pianificazione del matrimonio, vogliamo aiutare tutte le coppie a organizzare il loro matrimonio, indipendentemente dall'orientamento sessuale. Per questo, rendiamo semplicissimo organizzare un matrimonio tra persone dello stesso sesso. Ti basta modificare il sesso della sposa o dello sposo scegliendo quello con cui ti identifichi. Lo stesso vale per il resto della tua lista degli invitati: per ogni persona puoi indicare il genere con cui si identifica maggiormente.

Organizza la tua lista degli invitati

Inizia dalla lista dei tuoi VIP

La lista degli invitati al matrimonio media comprende una lista A, una B e una C. Nella lista A ci sono le persone più importanti della tua vita, familiari o amici. Nella lista B, le persone che conosci bene, ma che non sono tra i tuoi amici più cari o i familiari più stretti. La lista C comprende invece le persone che ti farebbe piacere vedere al matrimonio, ma la cui assenza non ti spezzerebbe il cuore. In caso di matrimonio intimo, spesso gli invitati della lista C non vengono invitati, ma ricevono semplicemente la notizia.

Il nostro consiglio, quando crei la tua lista degli invitati al matrimonio, è di iniziare aggiungendo entrambi i genitori e i familiari più stretti. Poi procedi con gli altri invitati in ordine di importanza.

La nostra piattaforma intuitiva sa che il fatto di avere lo stesso cognome non significa necessariamente essere parenti. Per creare un gruppo familiare, devi assegnare determinati invitati a un nome di famiglia. È semplicissimo e bastano un paio di clic. Una volta creato il gruppo familiare, potrai consultare facilmente la lista e vedere rapidamente i vari gruppi e livelli di parentela.

Creare gruppi familiari rende più semplice anche invitare gli ospiti, perché il nostro strumento per le conferme di partecipazione ti permette, se lo desideri, di inviare un unico invito a un membro della famiglia invece di tanti inviti separati. È un ottimo risparmio di tempo per te e per la tua famiglia: dovranno solo selezionare tutte le persone che parteciperanno!

Per inviare questo link personale, vai semplicemente nelle impostazioni del sito web del matrimonio, dove troverai la relativa funzione.

Aggiungi gli invitati alla tua lista in modo facile e veloce

Se hai scelto di aggiungere gli invitati manualmente invece di importarli, puoi farlo in pochi clic. Tocca «aggiungi invitato» nel nostro modello, indica se l'invitato è della tua parte o di quella del partner e scegli il suo ruolo nel matrimonio. È un familiare stretto, un parente, un amico, un partner o altro? Inserisci poi nome e cognome e fai clic sull'icona della persona che lo rappresenta. Troverai l'icona accanto al suo nome: facendo clic si apriranno numerose opzioni, come genere, gruppo familiare e informazioni sulla conferma di partecipazione, che puoi compilare se già disponibili. Ad esempio, potresti sapere quali amici sono vegani e aggiungere questa informazione alla lista senza aspettare la loro conferma.

Abbiamo reso semplice aggiungere qualsiasi attributo o caratteristica al profilo di ogni invitato. Se, ad esempio, vuoi assegnare i posti in base alla personalità, puoi aggiungere una colonna dedicata. In seguito potrai ordinarla per personalità, così da vedere a colpo d'occhio quanti amanti delle feste parteciperanno rispetto alle persone più tranquille e introverse. Per aggiungere un attributo, modifica semplicemente il profilo facendo clic sull'icona della persona.

Trova lo stile di visualizzazione più adatto a te

Dopo aver aggiunto alcuni invitati, è una buona idea scegliere lo stile di visualizzazione più adatto alle tue esigenze. Offriamo tre modalità per visualizzare gli invitati, ognuna con vantaggi diversi a seconda dei tuoi gusti o delle necessità del momento.

La visualizzazione predefinita divide gli invitati in due sezioni, in base al fatto che il rapporto principale sia con te o con il tuo partner. È ideale per capire rapidamente quanto sia equilibrato il gruppo e per visualizzare facilmente i livelli di parentela delle persone presenti.

Offriamo anche una visualizzazione alfabetica della lista degli invitati, che mostra solo genere, ruolo nel matrimonio e nome. Abbiamo scoperto che questo stile è perfetto per i matrimoni più numerosi, con tanti amici e accompagnatori, perché permette di trovare rapidamente una persona scorrendo fino all'iniziale del nome o del cognome.

La terza modalità mostra tutte le informazioni in un'unica tabella. Come un foglio di calcolo o Google Sheets, questa lista può essere ordinata in base a qualsiasi colonna. È ideale se vuoi vedere chi ha confermato la partecipazione e chi non l'ha ancora fatto... La visualizzazione a tabella dà il meglio di sé dopo aver ricevuto la maggior parte delle conferme, perché mostra tutte le informazioni raccolte dagli invitati e permette di ordinarle in base all'argomento che preferisci.

La visualizzazione a tabella completa è molto utile durante gli aggiornamenti con il catering o con la location, quando hai bisogno di sapere rapidamente quali sono le scelte per il menù più gettonate o quanti invitati hanno confermato, per esempio. I tuoi fornitori apprezzeranno molto il fatto che tu abbia accesso a informazioni sempre aggiornate e possa condividerle in modo così efficiente. Un ottimo risparmio di tempo per loro, che probabilmente li aiuterà a organizzare il servizio in modo più efficace il giorno del matrimonio.

Se tutte le informazioni della visualizzazione predefinita sono troppe, puoi anche consultare un riepilogo. Avrai così la possibilità di creare una tabella personalizzata che mostri solo le informazioni che desideri visualizzare.

Inizia la tua lista degli invitati

Gestisci gli accompagnatori senza stress

A tutti piacerebbe permettere a ogni invitato di portare un accompagnatore, ma il budget medio di un matrimonio non può sostenere un numero illimitato di persone. Alcuni cari potrebbero quindi dover venire da soli o partecipare insieme a un gruppo. È una situazione delicata, perché bisogna decidere chi può portare qualcuno e chi no. È però importante rispettare il numero massimo di invitati e comunicare con sincerità e chiarezza la tua politica sugli accompagnatori.

Il nostro sito web del matrimonio e lo strumento per la lista degli invitati favoriscono il rispetto delle buone regole sugli accompagnatori e aiutano a evitare tensioni nei mesi che precedono il grande giorno. Aggiungere alla lista gli accompagnatori invitati è semplice: basta assegnarli come partner e raggrupparli per nome della famiglia, anche se non sono sposati. In questo modo la lista sarà più ordinata e potrai capire rapidamente a che punto sei.

Quando gli invitati devono comunicarti se intendono portare un accompagnatore, possono farlo facilmente tramite il nostro strumento gratuito per la conferma di partecipazione. Come abbiamo già detto, la lista degli invitati è collegata al tuo sito web del matrimonio, permettendoti di mostrare determinati elementi dell'invito online solo ad alcuni invitati. È l'ideale per limitare i dispiaceri e, allo stesso tempo, contenere il numero dei partecipanti. Ti basta selezionare dalla lista gli invitati che possono portare un accompagnatore e abilitare l'opzione solo per loro nel modulo di conferma.

Questa strategia della «domanda nascosta» può essere utilizzata anche per invitare gli ospiti ad altri eventi del matrimonio, come la cena di prova o il dopofesta. Le nostre coppie hanno trovato questa funzione particolarmente utile quando organizzano matrimoni in una destinazione diversa dalla propria, perché questo tipo di matrimonio spesso comprende diversi eventi distribuiti nell'arco di più giorni.

Tieni sotto controllo le conferme a colpo d'occhio

Sappiamo che, non appena avrai inviato i link degli inviti, controllerai continuamente la lista degli invitati per vedere a che punto sei. Sperando con tutte le tue forze che ogni invitato confermi la partecipazione e lo faccia in tempo! Conosciamo bene lo stress. Per questo abbiamo reso semplice capire a colpo d'occhio se un invitato ha confermato, se ha bisogno di più tempo o se ha confermato solo per la cerimonia e/o il ricevimento. Puoi visualizzare rapidamente queste informazioni mentre consulti la lista, grazie alle apposite icone di stato.

Per noi è importante anche assicurarci che tu non perda nessuna conferma, perciò ti inviamo una notifica email ogni volta che qualcuno conferma la propria partecipazione. È perfetto per le coppie che vogliono tenere sempre sotto controllo la lista degli invitati. Le nostre notifiche email ti permettono anche di verificare ogni invitato e accettare la sua conferma, invece di aggiungerlo automaticamente alla lista. Sappiamo che questo offre alle coppie una grande tranquillità.

Progetta la tua lista degli invitati

Se vuoi sapere ancora più rapidamente chi ha confermato e chi no, in fondo alla pagina trovi un riepilogo numerico. Vedrai il rapporto tra gli invitati dei due lati, quanti hanno confermato, la suddivisione per genere e il riepilogo delle preferenze per il menù. Una pratica fotografia moderna del matrimonio, che semplifica i numeri e ti mostra subito ciò che devi sapere.

Crea una lista pratica per te e per i tuoi fornitori

Il temuto scenario in cui nessuno avrebbe inviato la conferma non si è verificato e ora sei pronto a condividere la lista degli invitati con i fornitori che ne hanno bisogno! Ti aiutiamo a inviare la lista ovunque serva, in modo semplicissimo.

Una volta completata la lista degli invitati, scorri fino in fondo alla pagina e troverai i nostri link per il download. Avrai anche a disposizione numerose utili impostazioni di esportazione, che ti permettono di scegliere quali informazioni esportare, perché non tutti i fornitori hanno bisogno di conoscere tutti i dettagli degli invitati.

Grazie alle impostazioni di esportazione, puoi creare rapidamente una lista personalizzata che mostri solo le colonne necessarie, nell'ordine che preferisci, insieme allo stato della conferma di partecipazione. Ad esempio, puoi creare una lista per l'hotel contenente solo gli invitati che soggiorneranno lì, senza altre informazioni superflue come le preferenze per il menù. Se lo desideri, ogni fornitore può avere la propria lista personalizzata!

Dopo aver creato la lista perfetta, puoi esportarla con orientamento verticale o orizzontale, in formato PDF oppure come foglio di calcolo Excel, a seconda dell'uso che ne farai e della necessità di modificarla in seguito.

I matrimoni meglio organizzati iniziano da una lista degli invitati impeccabile

Ora sei pronto per passare alla fase successiva dell'organizzazione del matrimonio! Speriamo che la nostra guida ti abbia aiutato a capire quanto sia semplice e intuitivo il nostro gestore della lista degli invitati. E magari ti abbia fatto riflettere prima di creare la lista con Google Sheets o aumentare il budget del matrimonio solo per pagare un costoso programma per la gestione degli invitati.

Con la nostra suite di strumenti puoi organizzare l'intero matrimonio e la nostra app per la lista degli invitati è solo il primo passo! Ci sono tantissimi altri strumenti utili e divertenti con cui iniziare a dare spazio alla tua creatività.

Inizia oggi stesso a organizzare il tuo matrimonio e lasciati aiutare a realizzare il matrimonio dei tuoi sogni, gratuitamente!