Matrimonio 
Disposizione dei posti

Guida passo passo all’uso del nostro strumento

Per aiutarti a iniziare a usare il nostro strumento per la disposizione dei posti, abbiamo pensato di condividere una semplice guida passo passo.

• Carica la lista degli invitati nel tuo progetto privato – un file Excel o CSV, o persino la foto di una lista scritta a mano – e controlla ogni riga nell’anteprima prima che venga aggiunto qualcosa. Oppure aggiungi semplicemente gli invitati a mano.
• Apri la disposizione dei posti del ricevimento e consulta gli elementi già presenti nel modello.
• Fai clic sul pulsante “modifica” per aprire il modello.
• Fai clic sul pulsante “aggiungi elemento” e seleziona parete dritta dal menu a tendina.
• Aggiungi 4 pareti intorno alla pianta, usando le misure fornite dalla location del matrimonio.
• Aggiungi eventuali pareti interne, colonne o pareti divisorie usando il menu a tendina.
• Posiziona il numero di tavoli necessario per i tuoi invitati.
• Trascina i tavoli e organizzali usando lo strumento righello e la pianta fornita dalla location, creando una rappresentazione accurata dello spazio del ricevimento.
• Assegna i posti agli invitati: fai clic su un posto e scegli un nome dalla lista a destra, oppure trascina direttamente su un tavolo i prossimi invitati in attesa ai margini della piantina. Per scambiare di posto due invitati già seduti, trascina l’uno sopra l’altro. Manca qualcuno dalla lista? Aggiungi rapidamente un invitato dallo stesso pannello: scegli da che parte sta e il suo ruolo, inserisci il nome e sarà subito pronto per avere un posto.
• Oppure assegna i posti a tutti con un clic grazie all’assegnazione automatica, poi perfeziona trascinando: un solo annullamento riporta indietro l’intera operazione.
• Decidi dove collocare la pista da ballo, il palco e gli eventuali grandi elementi decorativi del ricevimento.
• Aggiungi gli elementi decorativi vari, i punti di sicurezza e i servizi.
• Scarica la pianta in un PDF pronto per la stampa con Premium, includendo o escludendo le diverse opzioni di presentazione disponibili nelle “Impostazioni di esportazione”.

Segna questa attività di organizzazione del matrimonio come completata nel tuo progetto e passa alla prossima!

Crea la tua disposizione dei posti

Che cos’è la disposizione dei posti per un matrimonio?

Creare una disposizione dei posti per qualsiasi tipo di evento, soprattutto per un matrimonio, rende molto più semplice visualizzare dove saranno sistemati gli invitati all’interno di uno spazio. Permette di trasformare una lista di nomi in una rappresentazione accurata dell’aspetto reale della sala. Questa rappresentazione grafica è quasi indispensabile per ogni evento di grandi dimensioni, soprattutto quando si organizza qualcosa di importante e sontuoso come un matrimonio.

Galateo della disposizione dei posti al matrimonio

La diplomazia è fondamentale quando si sistemano gli invitati al ricevimento o alla cerimonia. Non tutti si conoscono, vanno d’accordo o si piacciono! Per questo è essenziale riflettere con attenzione e lucidità sul posto assegnato a ogni invitato. Altrimenti si rischia di creare piccoli focolai di caos invece di una sala piena di festeggiamenti!

Oltre a gestire eventuali rapporti complicati, è saggio dare la priorità alla famiglia quando si assegnano i posti. Per esempio, voi due, i tuoi genitori e i genitori del tuo partner dovreste condividere un tavolo al ricevimento, a meno che non scegliate un tavolo degli sposi riservato solo a voi due.

Anche nonni, fratelli e sorelle che non fanno parte del corteo nuziale, oltre all’officiante e al suo partner, dovrebbero accomodarsi al tavolo principale. Sempre che i genitori non siano divorziati: in tal caso potrebbe essere necessario creare un altro “tavolo principale”, così da permettere ai genitori di sedersi separatamente.

Anche il fotografo, la band e il wedding planner hanno bisogno di un posto e di un pasto. Aggiungili come personale – restano fuori dal conteggio degli invitati e dalle conferme di partecipazione – e falli sedere a un tavolo tutto loro o tra gli invitati. Dove siedono di solito i fornitori lo spieghiamo nella nostra guida al ricevimento.

Come sistemare gli invitati al matrimonio

Se non conosci bene la personalità o gli interessi di tutti gli invitati, coinvolgi i familiari più stretti quando prepari le idee per la disposizione dei posti. Potranno aiutarti a capire meglio come sono le persone. Avere un quadro chiaro di chi si conosce e di chi andrà d’accordo è fondamentale per creare un ricevimento armonioso.

Molti invitati non si conosceranno bene prima di sedersi insieme al ricevimento. Per alcuni può essere un aspetto poco piacevole, ma spesso è inevitabile quando si organizza un evento con così tante persone.

Crea la tua disposizione dei posti

Per aiutare gli invitati a iniziare rapidamente a conversare, considera il lavoro, gli interessi e l’età dei tuoi cari quando li abbini. Abbinando gli invitati con attenzione, scoprirai presto che durante la serata avranno molto in comune. E questo, si spera, eviterà silenzi imbarazzanti.

Se fai fatica a ricordare quale invitato potrebbe stare bene con un altro, prova a creare un sistema a colori nella lista degli invitati. Usando un modello Excel multicolore e uno strumento per creare la disposizione dei posti del matrimonio come il nostro, potrai integrare facilmente i colori nel modello e abbinare rapidamente gli invitati più compatibili.

Come organizzare i tavoli del ricevimento

Un grande vantaggio di usare uno schema dei posti è poter vedere chiaramente quale disposizione dei tavoli funziona meglio per il tuo ricevimento. I tavoli rettangolari e rotondi sono le due forme più diffuse, ma ce ne sono molte altre, come la disposizione imperiale o familiare, ideale per matrimoni informali. Oppure la disposizione a U, perfetta per celebrazioni intime.

Valuta con attenzione il tipo di disposizione che scegli, perché influenzerà notevolmente il modo in cui gli invitati potranno interagire tra loro.

Per esempio, i tavoli rotondi sono molto apprezzati perché, a seconda delle dimensioni, permettono a tutti gli invitati di interagire. I tavoli rettangolari, invece, con la loro forma allungata, creano spesso due o più gruppi di invitati. Tuttavia, questa forma è perfetta se hai una lista numerosa, perché consente di sistemare molte persone allo stesso tavolo senza occupare troppo spazio nella sala.

Crea la tua disposizione dei posti

Come organizzare i posti alla cerimonia

Puoi configurare la tua disposizione dei posti alla cerimonia in molti modi, ma in genere lo stile scelto dipende dal livello di formalità che desideri per l’occasione e, soprattutto, dal luogo in cui si svolgerà. Alcune location per matrimoni, come le chiese, hanno infatti una disposizione dei posti fissa e strutturata.

In questo caso, dovrai solo preoccuparti di sistemare adeguatamente gli invitati nello spazio. Le persone più importanti, come genitori, nonni, familiari stretti e membri del corteo nuziale, siederanno nelle prime due file. In genere, le famiglie siedono a sinistra o a destra degli sposi.

Nelle file successive alla famiglia stretta e al corteo nuziale siedono gli altri invitati, in base al grado di importanza o di vicinanza agli sposi. Per questo è utile usare una disposizione dei posti quando pianifichi la cerimonia: aiuta a ridurre la confusione degli invitati al loro arrivo, quando potrebbero non sapere esattamente dove sedersi o da quale lato.

Con una pianta dei posti ben organizzata potrai inoltre distribuire uniformemente i tuoi cari. È qualcosa che molte coppie rimpiangono di non aver fatto quando riguardano le fotografie e notano grandi spazi vuoti o una disposizione poco equilibrata.

Organizza gli invitati in anticipo usando un’app o uno strumento per la disposizione dei posti del matrimonio e scoprirai che l’intera esperienza della cerimonia sarà molto più fluida.

Crea la tua disposizione dei posti

Come usare la disposizione dei posti per il ricevimento

Iniziare qualsiasi progetto da una pagina bianca può essere piuttosto scoraggiante. Per questo abbiamo creato il nostro modello per la disposizione dei posti del matrimonio: un punto di partenza utile che mostra subito gli elementi solitamente presenti a un ricevimento e suggerisce dove potrebbero essere sistemati gli invitati. Da lì potrai personalizzare tutto come preferisci.

Il modo migliore per iniziare a creare la tua disposizione dei posti del ricevimento è partire dalla disposizione di tavoli e sedie. Lo stile scelto determinerà infatti cos’altro potrà essere collocato nello spazio e influenzerà anche l’esperienza degli invitati.

Quando scegli tra diverse forme di tavolo, è importante contattare la location del matrimonio e richiedere la pianta completa dello spazio del ricevimento. In questo modo saprai quanto spazio hai a disposizione non solo per i tavoli, ma anche per la pista da ballo, il palco, gli elementi decorativi e così via.

Quando sarai pronto ad assegnare gli invitati ai tavoli, capirai subito quanto può essere utile uno strumento per la disposizione dei posti. Un grande vantaggio del nostro strumento, in particolare, è la possibilità di importare semplicemente il foglio degli invitati da Excel e collocare immediatamente ogni persona al tavolo appropriato.

L’importazione della lista degli invitati accetta file Excel o CSV, oppure una foto della tua lista, e riconosce i ruoli e i nuclei familiari già indicati (puoi aggiungere nella lista degli invitati quelli che non rileva). L’assegnazione automatica dei posti si basa proprio su queste informazioni, quindi puoi assegnare i posti a una lista appena importata con un solo clic. Quando arrivano conferme tardive, puoi ripetere l’operazione e scegliere di mantenere i posti già assegnati e occupare solo quelli liberi.

Prima o dopo aver posizionato gli invitati sulla pianta, puoi personalizzare i loro avatar per rappresentarne meglio l’individualità. Per esempio, puoi indicare la fascia d’età, come adulto, adolescente o neonato. Puoi poi specificare il colore della pelle, il genere e da quale parte della coppia è stato invitato ciascuno: quest’ultima selezione assegnerà automaticamente un colore distintivo agli avatar.

Quando gli invitati saranno sistemati ai tavoli e sarai soddisfatto della disposizione, sarà il momento di aggiungere il resto delle decorazioni! Con il nostro strumento online per la disposizione dei posti del matrimonio, puoi trascinare sulla pianta tutti i principali punti focali e gli elementi che ti aspetteresti di trovare a un ricevimento.

Per aiutarti a iniziare, il nostro modello include elementi che la maggior parte delle coppie considera essenziali, come pista da ballo, palco e servizi igienici. Dovrai solo pensare agli elementi più divertenti, come macchine del fumo, consolle per DJ e tavolo della torta!

Perché la disposizione dei posti è uno strumento così utile

Ogni invitato è diverso e, quando si organizza un matrimonio con tanti cari, questo può generare confusione. Le preferenze alimentari e le intolleranze ne sono l’esempio perfetto: probabilmente ogni invitato dovrà scegliere il piatto principale e potrebbe essere allergico a qualche ingrediente del menu. Queste informazioni sono fondamentali per il team di catering e dovrebbero essere presentate in un formato che possa essere consultato rapidamente.

Avere uno schema chiaro dei posti del ricevimento, con tutte le informazioni importanti su ogni invitato ben visibili, renderà l’organizzazione del matrimonio molto più fluida.

Ricorda anche i piatti per chi lavora durante la giornata. I membri del personale hanno un proprio piatto principale e le proprie note alimentari, e i loro pasti vengono contati a parte rispetto a quelli degli invitati: così il catering vede il menu degli ospiti e i pasti dei fornitori come numeri separati.

Inoltre, usando la disposizione dei posti, diventa semplicissimo creare i segnaposto dei tavoli per ogni tavolo della pianta. In seguito, puoi produrre un’elegante griglia di cartoncini da esporre alla parete, aiutando gli invitati a trovare facilmente il posto assegnato.

Ecco un esempio di come apparirà il risultato finale.

I numeri dei tavoli verranno generati automaticamente in base alla disposizione dei tavoli e, naturalmente, potrai personalizzarne il design.

Anche i cartoncini con i nomi vengono generati automaticamente in base alla disposizione dei posti.

Con il nostro modello per la disposizione dei posti del matrimonio e Premium puoi scaricare rapidamente il tabellone completato, scegliendo quali dettagli visualizzare. Potrai così creare una disposizione personalizzata per ciascuno dei tuoi fornitori, eliminando ogni possibile confusione.

Crea la tua disposizione dei posti

I vantaggi di uno strumento online per la disposizione dei posti

Quando si organizza un matrimonio, ci saranno almeno due persone a occuparsi dei preparativi, si spera! In genere, però, un matrimonio non viene organizzato soltanto dagli sposi. Mamma, papà, migliori amici, fratelli e sorelle vengono spesso coinvolti nella squadra del grande giorno per dare una mano.

Il bello di usare una disposizione dei posti online come la nostra è che tutti possono condividere il proprio contributo in tempo reale.

L’Assistente per l’organizzazione del matrimonio è uno strumento online basato sul cloud che aiuta le coppie a pianificare ogni aspetto della loro celebrazione, non solo la disposizione dei posti. Dalla creazione di un sito web del matrimonio gratuito all’organizzazione di una checklist e alla preparazione dei segnaposto: tutto si trova in un unico progetto sul nostro sito.

Puoi dare accesso al tuo progetto online a ogni membro della squadra del matrimonio, inclusi wedding planner e fornitori. Chiunque potrà partecipare, quando e ovunque sia più comodo. Così potrai organizzare il matrimonio più bello di sempre!

Per quanto riguarda la disposizione dei posti del matrimonio, avere tutto online e sincronizzato in tempo reale cambia davvero le cose. Per esempio, ogni volta che aggiorni la lista degli invitati, chiunque faccia parte della squadra potrà vedere subito la modifica.

Forse mamma ha finalmente ricevuto la conferma di partecipazione di tua cugina da Londra e ha scoperto che è diventata vegana. Potrà aggiornare facilmente lo stato della conferma, aggiungere le esigenze alimentari ed eventualmente anche la scelta del menu.

Una disposizione dei posti online, che tutta la squadra può aggiornare immediatamente, evita che venga dimenticato qualcosa e aiuta tutti a rimanere sempre aggiornati. È fondamentale quando si cerca di organizzare un gruppo così numeroso di persone, ognuna con esigenze e desideri diversi.

E il tuo team non deve per forza stare al computer. Lo stesso progetto si apre nella nostra app per iPhone e iPad e nella nostra app per Android: quando la mamma segna dal telefono che tua cugina è vegana, la modifica compare subito nella disposizione dei posti nel tuo browser – e funziona anche al contrario.

Fai entrare tutto nella sala senza andare a occhio

Sperimentare con una disposizione dei posti, sistemare gli invitati intorno ai tavoli e trascinare gli elementi decorativi è divertente. Ma senza misure reali non c’è modo di sapere se la disposizione dei tavoli entrerà davvero nello spazio. Sarebbe un disastro!

Fortunatamente, il nostro strumento per la disposizione dei posti del matrimonio ti permette di creare facilmente e con precisione una versione in scala ridotta della sala del ricevimento. Potrai anche misurare con esattezza la distanza tra ogni elemento, come tavoli, palco e grandi decorazioni.

Una volta stabilito esattamente dove collocare ogni elemento, non dovrai preoccuparti di adattare la disposizione dei tavoli a un pannello. Il nostro strumento ridimensionerà automaticamente la pianta per adattarla a un foglio A1 verticale o orizzontale, la dimensione perfetta per catering, wedding planner, location o per voi, da stampare.

Tutte le informazioni principali saranno visibili e avrai un’idea chiara dell’aspetto reale dello spazio.

E se la festa non sta in una sola sala – cena al piano di sotto e balli al piano di sopra, oppure un salone più una terrazza – dai a ogni spazio la sua disposizione. Un progetto può contenere fino a quattro disposizioni dei posti, ognuna con il proprio nome, i propri tavoli e posti, così puoi anche tenere due versioni della stessa sala e decidere quale funziona meglio. Ogni progetto parte con una disposizione per il ricevimento e una per la cerimonia; una seconda disposizione dello stesso tipo, o una copia, è inclusa in Premium. Come aggiungere una disposizione dei posti.

Crea la tua disposizione dei posti

Esporta il modello della disposizione dei posti in Excel

Per servire al meglio gli invitati, i tuoi fornitori avranno bisogno di quante più informazioni possibili, presentate in un formato adatto alle loro esigenze. Di solito, una disposizione dei posti funziona perfettamente perché permette di esplorare la sala e avere una panoramica completa degli invitati.

A volte, però, per i fornitori è più utile scorrere una lista degli invitati e filtrare le informazioni necessarie. Ed è proprio ciò che può fare il nostro modello per la disposizione dei posti del matrimonio, grazie alla funzione di esportazione in Excel della lista degli invitati! Questo strumento semplice da usare ti permette di scaricare l’elenco completo degli invitati, con tutte le informazioni organizzate chiaramente in colonne preformattate.

Il tuo catering apprezzerà la facilità con cui potrà accedere alle informazioni necessarie su ogni invitato, riducendo quasi completamente la possibilità di errori durante il servizio. Ma non sarà l’unico a trarre vantaggio dall’esportazione in Excel del tuo modello per la disposizione dei posti del matrimonio. Anche wedding planner, coordinatore e fornitori dei coordinati cartacei lavoreranno meglio grazie a questa funzione.

Anche la disposizione stessa può viaggiare. Nell’editor, File → Cronologia → Esporta layout salva la tua disposizione dei posti in un file, e Importa layout la carica in una disposizione di un altro progetto di matrimonio, al posto del layout esistente. La sala arriva con pareti, tavoli, sedie e decorazioni, pronta per gli invitati di quel progetto. Conserva il file come backup o riutilizza una location che conosci già. Con il piano gratuito, una disposizione importata non può portare più tavoli di quanti il piano ne consenta. Cronologia, istantanee e backup.

Crea in un attimo il pannello della disposizione dei posti

A questo punto avete già affrontato le conversazioni più difficili su chi invitare e sapete chi è nella lista. Resta da organizzare i posti a sedere, che si rivela un rompicapo a sé. Ogni tavolo può ospitare un numero preciso di persone, le famiglie vogliono stare insieme e i parenti di entrambi si aspettano di essere vicini agli sposi. Spesso queste esigenze si scontrano, quindi di rado esiste una soluzione perfetta: mettete in conto di provare diverse disposizioni prima che la sala vi sembri a posto.

Dalla prima conferma di partecipazione all’esportazione della piantina definitiva, tutto il lavoro rimane in un unico progetto. Di solito le coppie preparano la piantina dei posti per il ricevimento e, spesso, anche quella per la cerimonia nelle ultime settimane prima del matrimonio, mentre continuano ad arrivare le conferme.

Sulla carta, ogni modifica ne impone un’altra. Spostate un invitato a un altro tavolo e qualcuno lì deve cedere il posto; quella persona ha bisogno di una nuova sistemazione e, in breve, vi ritrovate a cancellare un intero angolo del progetto. In una piantina online, invece, basta trascinare un invitato per spostarlo: il progetto resta ordinato e non c’è niente da ridisegnare.

All’improvviso, le conferme arrivate in ritardo possono essere trascinate facilmente nella posizione corretta. Le configurazioni dei tavoli possono essere modificate con un clic e, non appena carichi la lista degli invitati, puoi avere subito una visione completa dell’aspetto del ricevimento o della cerimonia.

L’icona di ogni invitato può essere personalizzata rapidamente per rappresentarne il genere, l’etnia o la fascia d’età. È inoltre disponibile la codifica a colori, che permette di contrassegnare facilmente le persone in base al lavoro, agli interessi o al tipo di personalità. Un grande vantaggio quando si cerca di abbinare invitati single o creare un tavolo armonioso.

L’intero processo di utilizzo del nostro strumento per la disposizione dei posti è stato progettato per essere accessibile e facile da usare per tutti. Qualunque sia la tua esperienza con gli strumenti online, potrai creare un tabellone professionale per la disposizione dei posti del matrimonio in molto meno tempo di quello necessario per realizzarlo a mano. E quando si organizza un matrimonio, ogni attività resa più semplice o veloce è un enorme vantaggio!

Crea la tua disposizione dei posti

App professionale per la disposizione dei posti, pensata per coppie e fornitori

Tutti gli strumenti disponibili sull’Assistente per l’organizzazione del matrimonio sono stati progettati con attenzione, pensando sia alle coppie fidanzate sia ai fornitori professionali.

Creare la pianta del tuo matrimonio non è mai stato così semplice grazie al nostro strumento intuitivo, e puoi iniziare gratuitamente. Che tu stia organizzando la disposizione dei posti per il ricevimento o per la cerimonia, il nostro modello renderà l’intero processo estremamente facile. E non è pensato solo per gli sposi: anche location, wedding planner e team di catering scopriranno come il nostro strumento semplifica tutta l’organizzazione. Le scelte del menu, le allergie e le esigenze specifiche vengono visualizzate sulla pianta in un formato immediato e facile da consultare.

Sono stati creati per chi è impegnato nell’organizzazione del grande giorno e ha bisogno di modelli per pianificare il budget o di uno spazio semplice in cui creare un sito web del matrimonio.

Sono inoltre preziosi per i professionisti del matrimonio che hanno bisogno di uno spazio per creare una pianta dei posti, trovare altri fornitori e condividere il proprio lavoro con i clienti.

La condivisione è uno dei motivi principali per cui le coppie adorano creare con noi non solo la disposizione dei posti, ma anche molti altri elementi essenziali dell’organizzazione del grande giorno. La nostra piattaforma è stata progettata per collaborare: un luogo in cui costruire qualcosa insieme a famiglia, amici e professionisti del matrimonio.

Se sei nelle primissime fasi dell’organizzazione e hai appena ingaggiato un wedding planner o un coordinatore per aiutarti a organizzare tutto, capirai quanto sia importante comunicare per rispettare le scadenze. Senza aggiornamenti e conferme regolari, qualcosa può essere dimenticato e una tabella di marcia inizialmente ben organizzata può iniziare a slittare.

Evita di andare fuori programma e mantieniti sempre aggiornato sul lavoro del tuo wedding planner creando insieme un progetto sull’Assistente per l’organizzazione del matrimonio. Il nostro strumento per la disposizione dei posti del matrimonio è l’esempio perfetto del perché dovresti farlo.

Questa attività viene generalmente completata nelle fasi finali dell’organizzazione e il processo attraversa spesso molte revisioni prima di essere pronto. Le ultime settimane sono spesso stressanti per le coppie: gli invitati inviano le conferme in momenti diversi, rinunciano all’ultimo minuto o chiedono improvvisamente esigenze speciali. È molto da gestire e può essere difficile tenere tutto sotto controllo, soprattutto quando anche un wedding planner o un coordinatore deve essere aggiornato.

Fonte: video dimostrativo su come creare la disposizione dei posti

Usando la nostra disposizione online dei tavoli del matrimonio, potrai tenere tutta la squadra aggiornata in ogni momento, inclusi i professionisti. Non appena qualcuno conferma la propria partecipazione, tu o il tuo wedding planner potrete assegnargli il posto appropriato nello schema, insieme alle sue esigenze specifiche. Nessuno perderà un passaggio e nulla verrà dimenticato.

Ora il creatore di disposizioni dei posti sta anche in tasca. Le nostre app native per iPhone e iPad e per Android hanno lo stesso editor: tavoli di qualsiasi forma, invitati trascinati sui posti, file di sedie per la cerimonia, il tuo personale e l’assegnazione automatica dei posti con un tocco. Lavorano sullo stesso progetto del web, così un posto che cambi sul telefono durante il sopralluogo in location si è già spostato sul tuo computer, e le modifiche del tuo wedding planner arrivano sul tuo telefono allo stesso modo. Scopri di più nella pagina della nostra app per la disposizione dei posti.

Idee per la disposizione dei posti al matrimonio

La nostra disposizione dei posti è un riferimento straordinario durante l’organizzazione del matrimonio e i tuoi fornitori ne apprezzeranno la praticità. Il giorno dell’evento, però, gli invitati avranno bisogno di qualcosa che mostri loro dove sedersi. Esistono moltissimi modi per presentare la pianta del ricevimento, coordinandola con il tema scelto e sorprendendo gli invitati.

Dopo una rapida ricerca su Google di idee per la disposizione dei posti del matrimonio, siamo certi che troverai un’infinità di ispirazioni per il ricevimento o la cerimonia. E questo senza nemmeno guardare Pinterest! Avere così tante idee decorative a portata di mano può essere un enorme vantaggio per trovare lo stile perfetto, ma può anche creare un po’ di confusione.

Il nostro consiglio è di iniziare concentrandoti sulla funzionalità. Prima di tutto, la disposizione dei posti serve a indicare agli invitati dove sedersi. Deve essere chiara, immediata e permettere ai tuoi cari di trovare il proprio nome e il tavolo corrispondente in pochi secondi. Altrimenti rischi di ritrovarti con molti invitati confusi e un ingorgo di persone che cercano disperatamente di trovare il proprio nome sul tabellone.

In genere, il modo migliore per evitare che gli invitati si perdano è elencare semplicemente i tavoli in ordine numerico, con i nomi di ogni invitato sotto il numero del tavolo corrispondente. Che tu abbia tre o venti tavoli, questo sistema funziona. Anche elencare gli invitati in ordine alfabetico accanto al numero del tavolo è una soluzione efficace.

L’importante è che il cartello sia abbastanza grande e il carattere ben leggibile. Un pannello in formato A1 è generalmente una buona scelta, ma dipenderà dallo spazio disponibile e dal numero di tavoli e invitati.

Dopo aver impaginato la pianta del ricevimento, trovato un carattere adatto e magari aggiunto uno sfondo o un elemento floreale, è il momento di scegliere una bella cornice, un cavalletto e sistemare il tutto in un punto facilmente visibile dagli invitati.

Crea la tua disposizione dei posti

Termini alternativi

La disposizione dei posti può essere indicata con molti termini alternativi, che ne rappresentano le diverse denominazioni. Tra i possibili nomi rientrano, a titolo esemplificativo: piano dei posti, disposizione dei posti, diagramma dei posti, tabella dei posti, mappa dei posti, schema dei posti, schema dei tavoli e assegnazione dei posti. Con una gamma così ampia di denominazioni, ognuno può scegliere il termine più adatto alle proprie preferenze o al linguaggio comunemente usato nel proprio contesto o nella propria regione.

• Strumento per creare la disposizione dei posti
• Creatore di planimetrie
• Piano dei posti
• Disposizione dei posti
• Diagramma dei posti
• Tabella dei posti
• Mappa dei posti
• Schema dei posti
• Schema della disposizione dei posti
• Assegnazione dei posti
• Generatore della disposizione dei posti
• Disposizione digitale dei posti
• Disposizione elettronica dei posti

Strumento per creare la disposizione dei posti

Un creatore di disposizioni dei posti a sedere parte da ciò che avete già: una lista di nomi e una sala ancora vuota.

Nel creatore di disposizioni dei posti a sedere, ogni progetto include già due piantine: una per il ricevimento, con alcuni tavoli di esempio, e una per la cerimonia, con file di sedie. Potete tenerle, modificarle o sostituirle. La lista degli invitati è collegata alle piantine fin dall’inizio, quindi non dovrete inserire i nomi due volte.

Cominciate dalla sala. Con «Aggiungi elemento» si apre una finestra con tavoli lunghi, quadrati, rotondi, ovali, semicircolari e curvi, file di sedie, tavoli per il buffet, pista da ballo, palco e porte. Ogni nuovo elemento compare al centro della piantina: trascinatelo nella posizione giusta. Poi passate agli invitati: fate clic sul piccolo cerchio numerato accanto a un tavolo, nel pannello a destra vedrete tutte le persone senza posto e con un altro clic assegnerete il posto all’invitato che scegliete. Continuate così e il creatore di disposizioni dei posti a sedere vi permetterà di realizzare una piantina della sala con un nome su ogni posto. Il piano gratuito consente fino a 5 tavoli per piantina e 3 file di sedie nella piantina del ricevimento; i tavoli per il buffet, la pista da ballo e le decorazioni non rientrano nel conteggio. Premium rimuove questi limiti per il progetto e permette di scaricare il PDF pronto per la stampa.

Creatore di planimetrie

Per disegnare una piantina della sala, chiedete al locale il suo disegno e riproducete la stanza: pareti dritte, colonne, porte, palco e pista da ballo. Il Righello mostra la distanza tra i suoi due estremi in centimetri, pollici o piedi, così potete controllare quanto spazio c’è tra un tavolo e una parete. Potete anche usare la piantina della sala del locale come sfondo sotto i tavoli, se è un file SVG vettoriale di massimo 600 KB; non sono accettati file SVG che contengono solo un’immagine, come un JPG convertito.

Piano dei posti

Di solito si abbozza una disposizione dei posti a sedere raggruppando gli invitati sul retro di una busta: gli amici dell’università di lui, le colleghe di lei, i cugini con bambini piccoli, i parenti che non conoscono nessun altro. Verificate per tempo che ogni gruppo sia compatibile con la capienza dei tavoli: basta una persona in più e qualcuno dovrà spostarsi. Poi organizzate la vostra disposizione dei posti a sedere partendo da questi gruppi. I componenti di un nucleo familiare, indicati come famiglia nella lista degli invitati, appaiono insieme, racchiusi in un riquadro, nel pannello accanto alla piantina. A ogni tavolo potete assegnare un numero o un nome, per esempio «Famiglia»: è quello che gli invitati vedranno sulla piantina e sui segnaposto.

Disposizione dei posti

La forma del tavolo determina gran parte della disposizione dei posti. Ai tavoli rotondi ci si può parlare anche stando uno di fronte all’altro, mentre a un tavolo lungo ogni invitato ha accanto i vicini ai lati. Potete cambiare la forma di un tavolo già posizionato, impostare il numero di posti e distanziarli o avvicinarli. A un tavolo curvo, gli invitati possono sedersi sul lato esterno, su quello interno o su entrambi. Per il tavolo degli sposi, la disposizione dei posti più tradizionale prevede la damigella d’onore all’esterno della sposa e il testimone all’esterno dello sposo.

Diagramma dei posti

Una piantina dei tavoli viene consultata da persone che non conoscono i vostri invitati: il responsabile del locale che dispone i mobili, o il coordinatore che controlla la sala la mattina del matrimonio. Cercano numeri dei tavoli, porte, colonne, prese elettriche e il posto riservato al DJ e alla torta, quindi indicate questi elementi sulla piantina. I nomi degli invitati, invece, rischiano solo di intralciare il loro lavoro. Nel PDF Premium della piantina del ricevimento potete selezionare quali pagine includere, così il locale riceverà la piantina dei tavoli vuota, con i tavoli ma senza gli invitati.

Tabella dei posti

Una piantina dei posti assegnati scende al livello del singolo posto: indica a chi spetta ogni sedia, un dettaglio importante se volete decidere chi siede accanto a chi. Ogni posto è rappresentato da un piccolo cerchio numerato accanto al tavolo; facendo clic, vedrete il tavolo, il numero del posto e se è libero o occupato. I posti possono essere numerati a partire da 1 per ogni tavolo oppure in sequenza per un gruppo di tavoli: dal posto 1 all’8 al tavolo A, dal 9 al 16 al tavolo B. Se una colonna occupa lo spazio di una sedia, potete nascondere quel posto e gli altri verranno rinumerati. Con Premium, la piantina dei posti assegnati trasferisce gli stessi numeri sia nel PDF sia nella piantina sul sito web del matrimonio.

Mappa dei posti

Il giorno del matrimonio, un invitato che consulta una mappa dei posti vuole sapere solo una cosa: dove mi siedo? Con Premium, sul vostro sito web del matrimonio potete mostrare la piantina con una ricerca per nome in alto: il posto dell’invitato si illumina mentre digita; se accede tramite il link personale dell’invito, il posto viene evidenziato subito. All’ingresso, un cartellone con l’elenco in ordine alfabetico, scaricabile solo con Premium, indica il tavolo assegnato a ogni invitato. Così nessuno dovrà scorrere tutta la mappa dei posti per trovare un nome.

Schema dei posti

È più facile valutare una disposizione dei tavoli quando si ha un’altra versione con cui confrontarla. Con Premium potete duplicare una piantina e modificare la copia, per esempio confrontando tavoli rotondi e tavoli lunghi, oppure creare una piantina separata per una seconda sala, fino a un massimo di 4 piantine per progetto. Nel piano gratuito, ogni progetto include una piantina per il ricevimento e una per la cerimonia: prima di modificare una disposizione dei tavoli, selezionate «Crea snapshot». Se la nuova versione non vi convince, potrete tornare a quella salvata, purché sia tra le ultime 10.

Schema della disposizione dei posti

Pensa allo schema dei posti come a una regola da applicare a tutta la sala, così non dovrai decidere da zero dove far sedere gli ospiti a ogni tavolo. Puoi mettere i genitori e il corteo nuziale davanti e gli amici in fondo, tenere ogni nucleo familiare allo stesso tavolo oppure mescolare le due parti di proposito. Per verificare che la disposizione funzioni, assegna colori diversi agli abiti degli invitati dalla parte della sposa e dello sposo nelle impostazioni del layout: le figure sedute mostreranno subito il tuo schema dei posti e un angolo tutto di un colore salterà all’occhio.

Assegnazione dei posti

Le tue assegnazioni dei posti cambieranno dopo la prima bozza, perché continueranno ad arrivare le conferme. Se segni un ospite come impossibilitato a partecipare, il suo posto si libera in tutte le piantine del progetto e resta vuoto finché non lo assegni a qualcun altro. Puoi aggiungere dall’editor un ospite che conferma all’ultimo minuto: comparirà tra quelli senza posto assegnato. Per scambiare due ospiti, trascinane uno sul posto dell’altro: si scambieranno di posto senza modificare nessun’altra assegnazione dei posti. Una risposta dal tuo sito web non modifica la piantina finché non la applichi nell’elenco degli invitati.

Generatore della disposizione dei posti

Se cerchi un generatore di piantine dei posti, probabilmente hai una lunga lista di nomi e non vuoi assegnare ogni ospite a mano. È giusto chiedersi quanto un programma del genere possa sapere dei tuoi invitati. Il nostro si basa sulle informazioni presenti nella tua lista: il ruolo e la parte di ciascun ospite, oltre ai nuclei familiari, perché un cognome condiviso da due rami distinti non basta a raggruppare nessuno. Non può sapere che due cugini hanno smesso di parlarsi o che i tuoi colleghi vorrebbero sedersi vicino alla band, e non prevede un’opzione per tenere separate due persone. Segue regole fisse, senza fare supposizioni: con la stessa lista e gli stessi tavoli, il risultato sarà sempre uguale. L’ultima parola spetta a te: trascina lontano le persone di cui solo tu conosci i rapporti. Il generatore di piantine dei posti ti fornisce una prima bozza completa.

E il nostro generatore genera davvero. Una volta sistemati i tavoli, Assegna automaticamente i posti distribuisce gli ospiti della tua lista nei posti liberi: prima gli sposi e il corteo nuziale, poi i genitori, i familiari più stretti, gli altri parenti e gli amici: più è stretto il legame, più vicino sarà il tavolo. Dopo il corteo nuziale, ogni famiglia viene assegnata a un unico tavolo, se c'è posto; se i posti liberi lo consentono, le famiglie vengono sistemate una accanto all'altra. Scegli se assegnare un posto a tutti o solo agli ospiti che hanno confermato la partecipazione (alla cerimonia, al ricevimento o a entrambi); chi ha declinato l'invito non viene mai assegnato. Puoi mantenere i posti già assegnati e riempire solo quelli liberi, oppure riassegnare tutti. Un breve resoconto mostra quanti ospiti hanno trovato posto e quanti sono rimasti senza; con un solo annullamento puoi ripristinare la situazione precedente. Eventuali membri dello staff vengono sistemati per ultimi, dopo tutti gli ospiti. L'assegnazione automatica è gratuita; con il piano gratuito, ogni tableau può contenere fino a cinque tavoli, quindi il generatore riempirà quelli. Come funziona l'assegnazione automatica dei posti.

Disposizione digitale dei posti

La prima cosa che cambia con una piantina digitale dei posti è il modo in cui vengono gestite le versioni precedenti. Sulla carta, il piano aggiornato è semplicemente l’ultimo foglio su cui qualcuno ha scritto, mentre l’idea di ieri sparisce quando viene cancellata. Qui ogni modifica viene salvata automaticamente, la piantina viene archiviata nella cronologia ogni 5 minuti, sono conservate le ultime 24 versioni e puoi ripristinarne una qualsiasi.

Condividendo tramite link una piantina digitale dei posti, puoi lavorare allo stesso progetto contemporaneamente con il tuo partner, la famiglia o il wedding planner: ognuno vedrà le modifiche nel giro di pochi secondi. Le app per iPhone, iPad e Android aprono lo stesso progetto, così puoi spostare un ospite con un dito.

Disposizione elettronica dei posti

Una disposizione elettronica dei posti finisce per diventare un file che qualcun altro apre: in questo caso, un PDF Premium della piantina. Per la disposizione della sala, persone diverse hanno bisogno di pagine diverse: una piantina per il catering e una pagina con le restrizioni alimentari per il responsabile del servizio, l’elenco degli invitati diviso per tavolo e quello degli ospiti confermati diviso per famiglia per il coordinatore. Inviala quando non arrivano più risposte e i posti sono stati definiti, perché un PDF non si aggiorna con le modifiche successive e ogni nuovo spostamento richiede l’invio di un nuovo file.

Le disposizioni elettroniche dei posti vengono consultate in due modi quando il grande giorno si avvicina. Su uno schermo, un link in sola visualizzazione consente alla location di aprire l’intero progetto senza poterlo modificare: la piantina è aggiornata in tempo reale e non è possibile scaricarla, così ogni spostamento sarà subito visibile. Su carta, il PDF Premium include una pagina con la piantina in formato vettoriale, che un centro stampa può stampare nitidamente in qualsiasi formato, fino al poster A1.