Vytvorenie dokonalého zoznamu svadobných hostí pomocou našich bezplatných tipov a nástrojov

• Nájsť šablónu zoznamu svadobných hostí na jednoduché použitie
• Začnite spoluprácou
• Začnite so zoznamom VIP
• Jednoduché a rýchle pridávanie hostí do zoznamu pozvaných
• Nájdite si štýl zobrazenia, ktorý vám vyhovuje
• Proces Plus-one bez stresu
• Prehľadne sledujte zoznamy RSVP
• Vytvorenie praktického zoznamu pre vás a vašich dodávateľov
• Najlepšie naplánované svadby začínajú skvelým zoznamom hostí

Nájsť šablónu zoznamu svadobných hostí na jednoduché použitie

Jedným z našich hlavných cieľov pri vytváraní platformy bola použiteľnosť. Chceli sme, aby páry mohli ľahko používať náš zoznam hostí a všetky naše ďalšie nástroje na plánovanie svadby bez potreby predchádzajúcich skúseností. Chceme, aby sa naše aplikácie používali spôsobom "zober a hraj".

Keď prvýkrát otvoríte náš nástroj na vytváranie zoznamu hostí, zistíte, že jeho predvolený vzhľad je veľmi jednoduchý. Urobili sme to zámerne, aby sme vám uľahčili používanie našej platformy a zviditeľnili naše rozsiahle možnosti personalizácie. Napríklad informácie, ktoré môžete od hostí získať, sú takmer neobmedzené.

V zozname hostí môžete pridať ľubovoľný počet stĺpcov, v ktorých môžete uviesť všetko od stravovacích obmedzení a alergií až po status "plus jeden" a potvrdenie skúšobnej večere. Ale to sú len základy, ak chcete, môžete byť naozaj konkrétni! Ponúkame aj viacero režimov zobrazenia, ale tie podrobne vysvetlíme neskôr.

Je dôležité poznamenať, že náš nástroj na správu zoznamu hostí je základnou súčasťou nášho balíka na plánovanie svadby. Prepojenie s mnohými ďalšími aplikáciami v rámci vášho "svadobného projektu". Predovšetkým s našou svadobnou webovou stránkou a jej zabudovaným bezplatným nástrojom RSVP. Ktorý vám v kombinácii so zoznamom hostí bez námahy pomôže pozývať hostí, žiadať o informácie, sledovať RSVP a následne vytvoriť podrobný zoznam svadobných pozvánok. Ideálny nástroj, ak sa chcete zaobísť bez papiera, znížiť náklady (naša platforma je úplne zadarmo) a efektívnejšie naplánovať svadbu.

Začnite spoluprácou

Najlepšie svadby sa plánujú ako tím a dúfajme, že váš partner je rovnako nadšený z toho, že môže začať pripravovať veľký deň ako vy! Ak nie, podporte jeho účasť tým, že ho privediete do tímu ešte predtým, ako začnete skutočne plánovať svadobný deň. Takto sa budú vždy cítiť zapojení.

Je veľmi jednoduché pozvať partnera, aby sa pripojil k vášmu svadobnému projektu, stačí, ak s ním zdieľate jedinečný odkaz alebo QR kód. Po jeho prijatí bude mať plný, upraviteľný prístup ku všetkému, na čom pracujete - ak to chcete! Ak im nedôverujete, môžete im dať prístup len na čítanie!

Teraz, keď je váš partner na palube, môžete túto príležitosť využiť aj na to, aby ste do svojho tímu prizvali najbližších členov rodiny alebo svadobčanov, ktorí vám pomôžu naplánovať ďalšie časti vášho veľkého dňa. Opäť to môžete urobiť tak jednoducho prostredníctvom e-mailu/odkazu na správu alebo QR kódu, ktorý nájdete v našich nastaveniach.

V spoločnosti Wedding Planning Assistant chceme pomôcť všetkým párom pri plánovaní svadby bez ohľadu na ich sexuálnu orientáciu. Preto je u nás plánovanie svadby osôb rovnakého pohlavia také jednoduché. Stačí zmeniť pohlavie nevesty alebo ženícha na to, s ktorým pohlavím sa stotožňujete. To isté platí aj pre zvyšok zoznamu hostí, ktorým môžete priradiť to pohlavie, ktoré im najviac vyhovuje.

Zorganizujte si zoznam hostí

Začnite so zoznamom VIP

Priemerný zoznam svadobných hostí má zoznam A, B a C. Zoznam A sú ľudia, ktorí sú vám v živote najbližší, či už ide o rodinu alebo priateľov. Na zozname B sú tí, ktorých dobre poznáte, ale nie sú to vaši najlepší priatelia alebo blízka rodina. Zatiaľ čo zoznam C tvoria ľudia, ktorých by ste radi videli na svojej svadbe, ale nebude vám lámať srdce, ak tam nebudú. Pri malých svadbách títo hostia zo zoznamu C často nie sú pozvaní vôbec, len sú informovaní o novinkách.

Pri zostavovaní zoznamu svadobných hostí vám radíme, aby ste najprv pridali oboch rodičov a najbližších členov rodiny. Potom sa dopracujte k hosťom v poradí, v akom sú pre vás dôležití.

Naša intuitívna platforma si uvedomuje, že ak majú hostia rovnaké meno, neznamená to, že sú príbuzní. Ak chcete vytvoriť rodinu, musíte určitým hosťom priradiť meno rodiny. Je to veľmi jednoduché a dá sa to urobiť niekoľkými kliknutiami. Po vytvorení rodiny môžete ľahko prechádzať zoznamom a rýchlo si prezrieť rôzne prítomné skupiny a hierarchie.

Vytvorenie rodinných skupín vám tiež uľahčí pozývanie hostí, pretože náš nástroj RSVP vám umožní poslať jednu pozvánku jednému členovi rodiny, ak si to želáte, namiesto nespočetných samostatných pozvánok. Je to veľká úspora času pre vás aj pre vašu rodinu, pretože stačí zaškrtnúť všetkých, ktorí sú!

Ak chcete odoslať tento osobný odkaz, jednoducho prejdite do nastavení svadobnej webovej stránky, kde nájdete túto funkciu.

Jednoduché a rýchle pridávanie hostí do zoznamu pozvaných

Ak ste sa rozhodli pridať hostí ručne namiesto ich importu, môžete to urobiť niekoľkými kliknutiami. Jednoducho klepnite na "pridať hosťa" na našej šablóne, vyberte, či je tento hosť na vašej strane alebo na strane vašich partnerov, a potom vyberte jeho úlohu v rámci vašej svadby. Či ide o najbližšieho člena rodiny, príbuzného, priateľa, partnera atď. Potom pridajte ich mená a priezviská a potom klepnite na ikonu osoby, ktorá ich predstavuje. Túto ikonu nájdete vedľa ich mena a kliknutím na ňu sa zobrazí množstvo možností. Napríklad pohlavie, rodinné združenie a informácie o RSVP, ktoré môžete vyplniť, ak sú už známe. Môžete napríklad už vedieť, ktorí hostia sú vegánmi v rámci vašej skupiny priateľov, takže môžete tieto informácie pridať do zoznamu bez toho, aby ste čakali na ich potvrdenie.

Takisto sme uľahčili pridávanie akýchkoľvek atribútov alebo vlastností do každého profilu hosťa. Ak napríklad chcete usadiť hostí na základe ich typu osobnosti, môžete pridať stĺpec len pre tento typ. Ten potom môžete zoradiť podľa osobnosti, čo je skvelé na to, aby ste na prvý pohľad videli, koľko máte párty zvierat, ktoré prídu, a koľko nástenkárov a introvertov. Ak chcete pridať atribút, jednoducho upravte jeho profil kliknutím na ikonu osoby s paličkou.

Nájdite si štýl zobrazenia, ktorý vám vyhovuje

Po pridaní niekoľkých hostí je dobré nájsť štýl zobrazenia, ktorý vám vyhovuje. Ponúkame tri spôsoby zobrazenia pozvaných osôb, pričom každý z nich má iné výhody v závislosti od vášho vkusu alebo momentálnych požiadaviek.

Naše predvolené zobrazenie rozdeľuje hostí na dve časti podľa toho, či je ich vzťah prevažne s vami alebo s vaším partnerom. Toto zobrazenie je skvelé na rýchle zistenie, ako je skupina vyvážená. Zároveň umožňuje jednoducho vidieť hierarchiu prítomných.

Ponúkame aj abecedné zobrazenie zoznamu hostí, v ktorom sa zobrazuje len ich pohlavie, svadobná úloha a meno. Zistili sme, že tento štýl zobrazenia je skvelý pre väčšie svadby s nespočetným množstvom prítomných priateľov a ďalších osôb. Umožňuje totiž rýchlo niekoho nájsť jednoduchým posunutím nadol na začiatočnú písmená jeho mena alebo priezviska.

Náš tretí štýl zobrazenia poskytuje všetky informácie v rámci jednej tabuľky. Podobne ako v tabuľke alebo v hárkoch Google môžete tento zoznam zoradiť podľa ľubovoľného stĺpca. Ideálne, ak chcete len zistiť, kto sa prihlásil a kto nie... Tento štýl tabuľky sa skutočne uplatní, keď dostanete väčšinu RSVP. Keďže zobrazuje všetky informácie, ktoré ste od hostí získali, a môžete ho zoradiť podľa ľubovoľného predmetu, ktorý sa vám páči.

Používanie štýlu Plný stôl je veľmi užitočné pri dohovoroch s dodávateľmi stravy alebo s miestom konania, keď potrebujete rýchlo zistiť, aké sú najobľúbenejšie jedlá alebo koľko hostí napríklad potvrdilo účasť. Vaši dodávatelia naozaj ocenia, že máte prístup k takýmto aktuálnym informáciám a môžete ich tak efektívne poskytovať. Je to pre nich veľká úspora času a pravdepodobne im to pomôže efektívnejšie riadiť ich služby v deň podujatia.

Ak je všetkých informácií v predvolenom zobrazení príliš veľa, môžete si zobraziť aj ich súhrn. Čo vám ponúka možnosť vytvoriť si tabuľku na mieru, v ktorej sa budú zobrazovať len tie informácie, ktoré si chcete prezerať.

Začnite zostavovať zoznam hostí

Proces Plus-one bez stresu

Všetci by sme radi ponúkli neobmedzený počet sprievodných osôb, ale priemerný svadobný rozpočet jednoducho nemôže pokryť takýto počet osôb. To znamená, že niektorí blízki budú musieť prísť sami alebo ako súčasť skupiny. Môže to byť zložitá situácia, keď treba vyriešiť, kto môže a kto nemôže prísť s partnerom. Je však dôležité, aby ste si zachovali pevný postoj k počtu hostí a úprimne a otvorene informovali svojich blízkych o svojich pravidlách týkajúcich sa sprievodu.

Naša svadobná webová stránka a nástroj na zostavenie zoznamu hostí podporuje správnu etiketu a pomáha predchádzať napätiu pred veľkým dňom. Pozvaných sprievodných hostí môžete ľahko pridať do zoznamu tak, že ich priradíte ako partnera a zoskupíte ich podľa priezviska, aj keď nie sú manželia. Ak to urobíte, zlepšíte tým vzhľad zoznamu a pomôžete rýchlo zistiť, na čom ste.

Pokiaľ ide o informovanie hostí o ich zámeroch, môžete to urobiť bezbolestne prostredníctvom nášho bezplatného nástroja RSVP. Ako už bolo spomenuté, zoznam hostí je prepojený s vašou svadobnou webovou stránkou, čo vám umožňuje zobraziť určité aspekty vašej online pozvánky len určitým hosťom. Ideálne, keď sa snažíte obmedziť zranené city a zároveň znížiť počet hostí. Jednoducho vyberte hostí, ktorí môžu mať plus jeden z vášho zoznamu v rámci formulára RSVP, a vyberte len tých hostí, ktorí budú mať túto možnosť.

Túto taktiku "skrytej otázky" môžete použiť aj pri pozývaní hostí na iné svadobné udalosti, napríklad na skúšobnú večeru alebo after party. Naše páry zistili, že táto funkcia je obzvlášť užitočná pri plánovaní svadby v destinácii, pretože tento typ svadby často zahŕňa viacero rôznych podujatí, ktoré sa konajú počas dlhšieho obdobia.

Prehľadne sledujte zoznamy RSVP

Vieme, že hneď ako odošlete odkazy na pozvánky, budete neustále kontrolovať zoznam hostí, aby ste zistili, kde sa nachádzate. Zúfalo dúfate, že každý hosť potvrdí svoju účasť, a to včas! Chápeme tento stres. Preto sme pre vás pripravili jednoduchý prehľad o tom, či hosť potvrdil účasť alebo nie, či potrebuje viac času alebo či práve potvrdil účasť na obrade a/alebo na recepcii. Tieto informácie si môžete rýchlo prezrieť pri prezeraní zoznamu hostí a pri hľadaní určitých ikon stavu RSVP.

Je pre nás tiež dôležité, aby sme vedeli, že ste nezmeškali RSVP, a preto vám pošleme e-mailové upozornenie vždy, keď niekto potvrdí svoju účasť. Ideálne pre tie páry, ktoré majú radi prehľad o svojom zozname hostí. Naše e-mailové oznámenia vám tiež poskytujú možnosť potvrdiť každého hosťa a prijať jeho RSVP. Namiesto toho, aby ste ich len automaticky pridali do zoznamu hostí. Čo, ako vieme, našim párom prináša veľký pokoj.

Navrhnite si zoznam hostí

Ak chcete ešte rýchlejšie pochopiť, kto potvrdil a kto nie, v dolnej časti stránky nájdete prehľad čísel. Uvidíte tam pomer hostí na oboch stranách, koľko z nich je potvrdených, pomer pohlaví a rozdelenie výberu jedál. Skvelý malý moderný svadobný prehľad, ktorý zjednodušuje čísla a okamžite vám ukáže, čo potrebujete vedieť.

Vytvorenie praktického zoznamu pre vás a vašich dodávateľov

Skľučujúca vyhliadka, že vám nikto nepošle RSVP späť, sa nenaplnila a teraz ste pripravení zdieľať zoznam hostí s dodávateľmi, ktorí ho vyžadujú! No my vám umožníme tak jednoducho poslať váš zoznam všade tam, kam je potrebné.

Po dokončení zoznamu hostí prejdite na koniec stránky, kde nájdete odkazy na stiahnutie. Spolu s množstvom praktických nastavení exportu, ktoré vám umožňujú kontrolovať, ktoré informácie sa exportujú. Pretože nie každý predajca musí poznať všetky informácie o vašich hosťoch.

Pomocou našich nastavení exportu môžete rýchlo vytvoriť zoznam na mieru, v ktorom sa zobrazia len požadované stĺpce v požadovanom poradí spolu so stavom RSVP hostí. Môžete napríklad vytvoriť zoznam pre svoj hotel, ktorý bude obsahovať len hostí, ktorí sú v ňom ubytovaní, bez ďalších nepotrebných informácií, ako je napríklad výber jedla. Ak vám to vyhovuje, každý dodávateľ by mohol mať svoj vlastný jedinečný zoznam!

Po vytvorení dokonalého zoznamu ho môžete exportovať v orientácii na výšku alebo na šírku vo formáte PDF alebo tabuľky Excel. V závislosti od toho, ako sa bude používať a či ho bude potrebné následne upravovať.

Najlepšie naplánované svadby začínajú skvelým zoznamom hostí

Ste pripravení prejsť na ďalší krok plánovania svadby! Dúfame, že vám náš sprievodca pomohol pochopiť, ako ľahko sa používa a aký intuitívny je náš správca zoznamu hostí. A možno vás prinútil dvakrát si rozmyslieť, či budete vytvárať zoznam hostí pomocou tabuliek Google alebo zvyšovať svoj svadobný rozpočet len preto, aby ste mohli zaplatiť za drahý program na tvorbu zoznamu hostí.

Pomocou nášho balíka nástrojov je možné naplánovať celú svadbu a naša aplikácia na zostavenie zoznamu hostí je len prvým krokom! Existuje mnoho ďalších užitočných a zábavných nástrojov, s ktorými môžete začať byť kreatívni.

Začnite plánovať svadbu ešte dnes a pomôžeme vám naplánovať svadbu snov zadarmo!