De 10 bröllopsmottagningens resplan misstag som varje par gör när tidslinjen byggs

• Undvik dessa missar i tidslinjen för bröllopsmottagningen
• Vad du INTE ska göra när du bygger en tidslinje för bröllopsmottagningen
• 1. Börja bröllopsmottagningen tidigare än du tror
• 2. Överfyll inte tidslinjen för bröllopsmottagningen
• 3. Tänk på ögonblicken mellan ögonblicken
• 4. Håll reda på talen
• 5. Buffertar är ett måste för tidslinjen på bröllopsdagen
• 6. Schemalägg realistiska restider
• 7. Ge tid att njuta av ögonblicket
• 8. Dela med dig av din bröllopsmottagnings händelseförlopp
• 9. Att inte schemalägga leverantörens pauser
• 10. Att lämna utan en Grand Exit
• Det är dags att börja bygga din egen tidslinje för bröllopsmottagningen

Vad du INTE ska göra när du bygger en tidslinje för bröllopsmottagningen

För att hjälpa dig att uppnå den där smidigt flytande känslan av firande har vi sammanställt 10 misstag som vi regelbundet ser par göra när de bygger en traditionell tidslinje för bröllopsmottagningen. Tillsammans med några enkla sidosteg för att undvika dem!

1. Börja bröllopsmottagningen tidigare än du tror

En traditionell bröllopsmottagning börjar vanligtvis mellan kl. 14.00 och 17.00, om den äger rum på eftermiddagen. Och även om det är frestande att fördröja mottagningen och hålla den närmare klockan 17.00, bara för att hinna med några fler saker - så rekommenderar vi inte det.

Om du t.ex. vill ha en längre porträttsession med bröllopsföljet eller en längre vigselceremoni, skjut fram tidslinjen i stället för att fördröja händelserna. Gå upp tidigare på dagen och använd den tiden för eventuella förlängda eller extra aktiviteter.

Ni bör planera ert bröllop med både er själva och era gäster i åtanke. Deras upplevelse ska inte vara sekundär i förhållande till er njutning eller era önskemål på dagen. Och detta beror på att inte bara har nära och kära tagit tid ur sina hektiska scheman för att fira med dig. Men deras njutning på dagen kommer också att ha stor inverkan på atmosfären vid tillfället.

Låt gästerna stanna kvar efter cocktailtimmen eftersom du fortfarande fotograferar porträtt och stämningen i rummet kanske inte är den du förväntar dig när du gör din stora entré.

Fotosessioner bör planeras realistiskt med din bröllopsfotograf och gästerna bör känna att övergången från ceremoni, till cocktailmottagning (och aptitretare / hors d'oeuvres), till middagsservering är sömlös.

2. Överfyll inte tidslinjen för bröllopsmottagningen

En genomsnittlig bröllopsmottagning varar bara i cirka 5 timmar. Och under den tiden ska det hållas skålar, en första dans, middag, tid på dansgolvet, tårtskärning och en sista dans. För att inte tala om bukettkastning och strumpebandskastning! Och även om dessa aktiviteter kanske inte låter så tidskrävande på papperet, så kan det i verkligheten ofta ta tid att förbereda och genomföra dessa minievenemang.

Runt alla dessa aktiviteter ska gästerna också känna sig fria att mingla, koppla av och njuta av frukterna av ert arbete. I stället för att stressas från det ena ögonblicket till det andra.

Tänk som en bröllopsplanerare när du bygger din tidslinje och prioritera de ögonblick som är viktiga för dig. Vill ni ha förlängda föräldradanser eller extra stunder kring den första dansen? Eller vill du ge bestmannen och brudtärnan mer tid för sina inledande tal?

Det finns ingen regel som säger att varje mottagningstradition behöver lika lång tid. Schemalägg varje evenemang som du tycker passar, samtidigt som du lämnar flexibilitet för gästerna att omfamna firandet.

Börja planera din mottagning

3. Tänk på ögonblicken mellan ögonblicken

Fundera på hur gästerna kommer att spendera sin tid när de inte dansar till DJ:n eller ser på när du skär upp tårtan. Hur och var kommer de att koppla av? Finns det underhållning, mat eller dryck att tillgå?

Vi har upptäckt att par ofta bygger sitt mottagningsschema kring viktiga händelser och glömmer bort stunderna däremellan. Det leder ofta till uttråkade gäster som bara väntar på att nästa sak ska hända.

Håll varje bröllopsgäst engagerad 100% av tiden genom att tillhandahålla musik och förfriskningar under tystare stunder eller övergångar. Till exempel är lounger bra områden för gäster att koppla av i när de inte känner för att ta sig till dansgolvet eller sitta vid middagsbordet. Medan fotobås och underhållare som cirkulerar i rummet hjälper till att döda rastlös energi och se till att det alltid finns något på gång.

4. Håll reda på talen

Vi älskar alla ett bra bröllopstal. Oavsett om det är en tårfylld toast eller en rib ticker roast, kan tankeväckande tal hjälpa till att föra ett rum fullt av människor tillsammans och sätta tonen för resten av mottagningen. Å andra sidan kan långa och tråkiga tal från brudparet verkligen få ett evenemang att dra ut på tiden...

Se till att bröllopsfestens medlemmar håller sig till 2-3 minuter vardera. Och genom att ha någon modig och artig person till hands som kan stoppa dem om de drar över med mer än någon minut eller så.

5. Buffertar är ett måste för tidslinjen på bröllopsdagen

Som vi nämnde ovan är förseningar under din speciella dag oundvikliga. Men de behöver inte spåra ur schemat för bröllopsmottagningen helt och hållet.

Vi har funnit att det bästa sättet att hålla ett stabilt flöde av evenemang är att förutse när förseningar kan uppstå och helt enkelt lägga till en buffert i schemat. Till exempel är gästerna ibland inte redo att gå in i den formella delen av mottagningen ännu, utan vill ha några minuter till att njuta av sina cocktails. Genom att lägga till en buffert på 15/20 minuter mellan cocktailtimmen och mottagningen låter du dem slappna av och njuta av stunden, snarare än att känna sig stressade.

Att bygga in flexibilitet i din tidslinjemall hjälper dig att hålla dig på rätt spår även när förseningar uppstår.

6. Schemalägg realistiska restider

Vi har upptäckt att par ofta inte ger gästerna tillräckligt med tid för att ta sig från A till B. Oavsett om det är en kort bilresa från ceremonin till mottagningslokalen eller en promenad från cocktailtimmen till middagen. Saker och ting kan ta lite längre tid på dagen, och det är viktigt att ta hänsyn till det i schemat.

Om möjligt, gör en torrkörning av varje resa som dina gäster kommer att behöva göra på din bröllopsdag. Oavsett om det är i bil eller till fots, bara för att få en känsla för hur lång tid som kommer att krävas för varje övergång. Tänk också på de äldsta medlemmarna i bröllopsföljet och lägg till några extra minuter för varje resa om du anser att det är nödvändigt. Se till att du också gör dina testkörningar den veckodag du ska gifta dig. För att säkerställa att trafiken kan nås exakt.

7. Ge tid att njuta av ögonblicket

Så många av våra par har tidigare kämpat för att lämna festen av rädsla för att gå miste om något, eller av oro för att någon kommer att behöva dem. Men om du inte avsätter 5 minuter för att ta lite luft med din partner kommer dagen att passera dig så fort!

Oavsett om du tar dig tid efter första ögonkastet att mentalt förbereda dig för dagen, eller om du smyger ut mitt under mottagningen för en privat stund med din partner, är det viktigt att du planerar in något. Annars kommer du att svepas med i spänningen och glömma bort att njuta av hur speciellt det hela är.

8. Dela med dig av din bröllopsmottagnings händelseförlopp

En av de stora sakerna med att bygga din bröllopsresa online med ett verktyg som vårt, är att ha möjlighet att enkelt dela ditt arbete. Oavsett om du vill zappa över ditt schema till din cateringfirma eller dela tider med brudens far, gör vi det superenkelt att göra.

Med ett klick på en knapp kan du ladda ner ditt färdiga schema i antingen PDF- eller kalkylbladsformat, redo att mejlas vart du än behöver det. Om du behöver lite hjälp med att finjustera din kvällsmottagning eller vill inkludera din bröllopsfest i planeringen av den. Du kan bjuda in nära och kära och proffs till ditt bröllopsprojekt och arbeta tillsammans med dem. Antingen genom att ge dem fullständig redigerbar åtkomst eller bara möjligheten att se din resplan och andra projekt som du har skapat.

Att ge nya ögon till alla bröllopsplaneringsprojekt minskar risken för potentiella fel längre fram och kan ofta inspirera till nya idéer! När allt kommer omkring har några av dina vänner och familj troligen knutit knuten tidigare, och deras erfarenhet kan vara ovärderlig.

När din resplan är klar och alla tidpunkter bekräftade är det klokt att dela med sig av olika versioner av den till alla inblandade. Till exempel bör din bröllopsplanerare eller -koordinator, lokalen, leverantörer och brudparet få den mest detaljerade versionen av din tidslinje. Komplettera med kontaktnummer och adresser, om det behövs. En strömlinjeformad version av din resväg bör sedan publiceras på din bröllopswebbplats för gästerna. Dela bara de viktigaste tidsdetaljerna som de behöver.

9. Att inte schemalägga leverantörens pauser

Dina leverantörer kommer sannolikt att prata med dig under planeringsstadiet om de pauser de kommer att behöva under dagen. Eftersom var och en av dem kommer att behöva äta, vila och hämta andan innan de återvänder till festen! Dessa pauser är viktiga, och så länge de är schemalagda bör de inte påverka ditt bröllopsschema.

Se till att schemalägga leverantörernas pauser noggrant och ta hänsyn till eventuella krockar eller förseningar som de kan orsaka. Det sista du behöver när du förbereder dig för att utföra en speciell dans eller göra din stora utgång är att ta reda på att DJ: n är på paus! Men det kan hända om du inte noggrant schemalägger servicepauser för varje leverantör.

När du skickar ut den slutliga tidslinjen för bröllopsmottagningen till leverantörerna, bekräfta att de pauser du har avsatt för dem är tillräckliga och att tidpunkten för dem inte kommer att påverka deras arbete.

10. Att lämna utan en Grand Exit

Ni kom in på mottagningen i stor stil, framförde er första dans som gifta par i strålkastarljuset. Och nu, i slutet av kvällen, ska ni bara smyga ut genom bakdörren!? Ert bröllop förtjänar en final. Oavsett om det är en sista dans eller en storslagen sorti från lokalen flankerad av tomtebloss. De sista ögonblicken av ert firande bör betraktas som lika viktiga som de första.

Grand exits ger inte bara gästerna en varm känsla i slutet av mottagningen, utan de hjälper också till att avsluta ett fotoalbum eller en video från bröllopet. Ge din berättelse en riktig början, mitt och ett slut. Något som vi har märkt att par ofta glömmer bort, eftersom de i stället vill fånga ögonblick snarare än att berätta en historia.

Om din bröllopsfotograf/videograf inte är bokad för att stanna till slutet av bröllopsmottagningen på kvällen, överväg att schemalägga en falsk utgång. Något som inte är alltför tidskrävande, t.ex. en sista dans eller kanske några porträtt när ni sätter er i "flyktbilen". Något roligt, men ändå enkelt, som hjälper till att göra fotoalbumet komplett.

Det är dags att börja bygga din egen tidslinje för bröllopsmottagningen

Vi tror att du är redo att börja sätta ihop din egen resplan för bröllopet! Och vi har ett fantastiskt gratisverktyg som hjälper dig att göra det snabbt och enkelt. På några ögonblick kommer du att skapa den perfekta tidslinjen för bröllopsmottagningen med hjälp av våra lättförståeliga symboler och schemaläggningssystem. Utformat för att få dig att planera direkt, utan att någon erfarenhet krävs.

När schemat är klart kan det exporteras i antingen kalkylblad eller PDF-format. Redo för den leverantör eller medlem av ditt bröllopsteam som behöver det.

Börja skapa din resplan för bröllopsmottagningen idag och upptäck hur enkel processen är med vårt kostnadsfria verktyg.