Контролен списък за сватбени канцеларски материали

Контролен списък за сватбени канцеларски материали по етапи

Четирите етапа по-долу покриват цялата времева линия — от годежа до благодарствените картички. Всеки етап има различен срок за подготовка и различен набор от задължителни неща. Пропуснете всеки елемент, който не е подходящ за формата на вашата сватба — това е пълен списък, не задължителен списък.

Елегантен сватбен план на масите

Генерирайте елементите за сватбения ден сега

Етап 1: Предсватбен период (6–12 месеца предварително)

Предсватбените канцеларски материали задават визуалния тон на всичко, което следва. Save-the-date и обявлението за годежа са първите елементи, които гостите получават — изберете тук типография и цветова палитра, които ще пренесете и в останалата част от комплекта.

• Save-the-date картички — изпращат се 6–8 месеца преди сватбата. По една на домакинство. Стандартен формат: пощенска картичка или сгъваема картичка. Задължителни за сватби в чужбина, по желание за местни сватби с надеждно време за потвърждение на поканата.
• Покани за годежно парти — изпращат се 3–6 седмици преди годежното парти. По една на поканен гост. По желание; могат да бъдат заменени с дигитални покани.
• Покани за моминско парти / сватбено парти — изпращат се 4–6 седмици преди събитието. Често се организират от домакина (шаферка или член на семейството), така че двойката може да не ги координира.

Етап 2: Комплект покани (3–6 месеца предварително)

Комплектът покани е официалната пощенска кореспонденция, с която гостите се канят на самата сватба. Това е етапът с най-много хартия и обикновено най-скъпият. Планирайте внимателно типографията и печата тук — комплектът покани задава дизайнерската система за елементите за сватбения ден, които следват.

• Сватбена покана — изпраща се 8–10 седмици преди сватбата (12 седмици за сватби в чужбина). По една на домакинство. Основният елемент. Вижте сватбени покани за дизайн и текст.
• Картичка за потвърждение на поканата — включва се с поканата. По една на домакинство, с плик за отговор с поставена марка. Повечето съвременни сватби заменят картичката с дигитално потвърждение на поканата — вижте инструмент за потвърждение на поканата.
• Картичка с подробности / допълнителна информация — включва се с поканата. Посочва практическа информация: място на церемонията, място на приема, препоръки за настаняване, дрескод, транспорт. По една на домакинство.
• Външни и вътрешни пликове — адресиране с калиграфия или печат. По един външен + един вътрешен плик на покана, плюс 10% резервни за неизбежните правописни грешки.

Етап 3: Материали за сватбения ден (3–6 седмици предварително)

Материалите за сватбения ден се намират на самия прием — това са отпечатаните елементи, с които гостите взаимодействат в сватбения ден. Всичките седем елемента по-долу се генерират автоматично от един и същ проект за схема за сядане, така че една късна промяна в потвърждението на поканата обновява автоматично всеки елемент.

• Табела със схема за сядане на сватбата — вижте табела със схема за сядане на сватбата. Един голям азбучен постер на входа. Препоръчва се за всяка сватба с над ~40 гости.
• Карти за посрещане — вижте сватбени карти за посрещане. По една карта на гост, подредени по азбучен ред близо до входа. Използват се вместо табела или заедно с нея.
• Карти за място — вижте сватбени карти за място. По една карта за всяко конкретно място. Необходими са само когато се разпределят конкретни места, а не само конкретни маси.
• Номера на маси — вижте сватбени номера на маси. По един за всяка маса на приема. Необходими са на всяка сватба с разпределени маси.
• Меню картички — вижте сватбени меню картички. По една на гост при сервирано меню; по една на маса при бюфет; обикновено се пропускат при сервиране в семеен стил.
• Карти за разпределение по маси — вижте карти за разпределение по маси. По една на маса, с изброени всички гости на тази маса. Стилова алтернатива на една обща табела със схема за сядане.
• Програми (по желание) — по една на гост при религиозни или официални церемонии. Посочват реда на службата, имената на сватбеното тържество, текста на химн или четиво. Често се пропускат при граждански церемонии.

Етап 4: Следсватбен период (1–3 месеца след това)

Следсватбените канцеларски материали завършват преживяването. Не подценявайте колко много гостите ценят ръчно подписана благодарствена картичка — правилото е по една за всеки получен подарък плюс по една за всеки гост, който е пътувал значително разстояние.

• Благодарствени картички — изпращат се до 3 месеца след сватбата. По една за всеки получен подарък, адресирана до дарителя. Споменете конкретния подарък в текста.
• Фотообявление / save-the-photo — по желание. Някои двойки изпращат малка отпечатана картичка с една или две сватбени снимки до всички гости, често синхронизирано с получаването на галерията от фотографа (4–8 седмици след това).

Опитайте безплатно — не е нужна регистрация

Задължително срещу по желание — честната истина

Не всеки елемент от контролния списък е важен за всяка сватба. По-долу е по-строг поглед върху това за какво да харчите и какво да пропуснете — полезно, ако работите с ограничен бюджет или кратък срок.

• Задължително при всяка сватба с над ~30 гости — сватбена покана, система за потвърждение на поканата (дигиталната е напълно приемлива), номера на маси, благодарствени картички.
• Силно препоръчително при сватби с над ~50 гости — табела със схема за сядане или карти за посрещане, карти за място (само ако се разпределят места), меню картички (само при сервирано меню).
• Хубаво е да ги има при всякакъв размер сватба — save-the-date картички, картичка с подробности / допълнителна информация (или сватбен уебсайт), програми, карти за разпределение по маси.
• Може да се пропусне при повечето сватби — покани за годежно парти (дигиталните са напълно достатъчни), фотообявление, отделни картички за настаняване (поставете информацията на сватбения уебсайт).

Кога да поръчате всеки елемент — бърза времева линия

Сроковете за изработка варират при различните канцеларски материали. По-долу е една времева линия, която работи за повечето сватби; изместете я по-рано, ако използвате калиграф по поръчка или печатате в чужбина.

• 12 месеца предварително — обявления за годежа, проектирани save-the-date картички.
• 8 месеца предварително — изпратени save-the-date картички, проектиран комплект покани.
• 3 месеца предварително — изпратен комплект покани; системата за потвърждение на поканата е активна.
• 4 седмици предварително — потвържденията на поканите са финализирани, материалите за сватбения ден са изготвени (автоматично генерирани от схемата за сядане).
• 2 седмици след сватбата — благодарствените картички са започнати, завършени до 3 месеца.

Защо материалите за сватбения ден се генерират автоматично от схемата за сядане

Елементите за сватбения ден в Етап 3 по-горе се извличат от един и същ проект — схемата за сядане. Един списък с гости, едно разпределение по маси, един набор от избори за меню. Когато гост промени потвърждението на поканата си два дни преди сватбата, всеки засегнат елемент — табелата със сядането, неговата карта за място, менюто му, азбучната позиция на картата за посрещане — се регенерира автоматично от проекта. Без таблици, без copy-paste, без разминаване между шест различни шаблона.