Checkliste für 
Hochzeitskoordinator:innen

Was ist ein:e Hochzeitskoordinator:in?

Zunächst sollten wir mit einem weitverbreiteten Missverständnis aufräumen: Ein:e Hochzeitskoordinator:in ist nicht dasselbe wie ein:e Hochzeitsplaner:in – es handelt sich um zwei ganz unterschiedliche Rollen. Tatsächlich planen Koordinator:innen selten selbst, sondern koordinieren in erster Linie das, was bereits geplant wurde.

In der Regel beginnt die Arbeit eines:einer Koordinator:in am Hochzeitstag selbst oder in den Tagen unmittelbar davor. Eine Phase, in der es schnell chaotisch werden kann – und in der es enorm hilft, jemanden außerhalb des Brautpaares zu haben, der sprichwörtlich mehrere Bälle gleichzeitig in der Luft halten kann: Kontakt zu Dienstleister:innen halten, Lieferungen nachverfolgen und den Ablaufplan der Hochzeit im Blick behalten.

Fühlen Sie sich bereit für diese Aufgabe? Dann schauen wir uns an, was auf Ihrer Checkliste für Hochzeitskoordinator:innen auf keinen Fall fehlen sollte.

Checkliste für Hochzeitskoordinator:innen

Wir haben diese Checkliste in verschiedene Abschnitte unterteilt, damit Sie besser sehen, was wann zu tun ist. Vielleicht werden Sie nur am Hochzeitstag selbst gebraucht, aber es ist hilfreich zu wissen, welche Punkte ein:e Hochzeitskoordinator:in in den Tagen davor typischerweise ebenfalls auf der Liste hat.

Ihre persönliche Checkliste erstellen

Fehlende Zusagen einholen

Jedes Paar kennt das Problem verspäteter Rückmeldungen auf die Einladungen – das ist fast unvermeidlich. Familie und Freund:innen hinterherzutelefonieren, um endlich eine Zu- oder Absage zu bekommen, macht niemandem wirklich Spaß. Umso größer die Erleichterung, wenn diese Aufgabe an eine andere Person abgegeben werden kann.

Beim Sitzplan helfen

Mit einem Online‑Tool für den Sitzplan der Hochzeit – wie unserem – wird dieser Punkt auf der Koordinator:innen‑Checkliste zum Kinderspiel. Sie können von überall aus mit dem Paar zusammenarbeiten und dabei helfen, die letzten, besonders kniffligen Plätze zu vergeben – eine Aufgabe, die am Ende sehr befriedigend sein kann.

Dienstleister:innen bestätigen & Kontakt halten

Ganz gleich, zu welchem Zeitpunkt Sie als Koordinator:in in die Hochzeitsplanung einsteigen – den Kontakt mit den Dienstleister:innen werden Sie auf jeden Fall übernehmen. Stellen Sie sich so früh wie möglich vor und sorgen Sie dafür, dass alle wissen: Wenn es Probleme gibt oder Fragen auftauchen, wenden sie sich zuerst an Sie.

In den Tagen vor der Hochzeit und am Tag selbst kann eine klare, zuverlässige Kommunikation mit allen Dienstleister:innen entscheidend für den Erfolg des großen Tages sein.

Den Ablaufplan der Hochzeit mitgestalten

Je nachdem, wie stark Sie in die Hochzeit eingebunden sind, müssen Sie den Ablauf des Tages vielleicht nicht komplett von Grund auf erstellen, sondern unterstützen eher bei der Ausarbeitung und Feinsortierung.

Letzte Schritte bei der Papeterie organisieren

Das Letzte, womit sich ein Paar kurz vor der Trauung beschäftigen möchte, sind Abholungen oder Korrekturen bei der Papeterie. Umso wertvoller ist es, wenn ein:e Hochzeitskoordinator:in die Checkliste der Drucksachen übernimmt und sicherstellt, dass alle Posten vollständig, fehlerfrei und rechtzeitig vor Ort sind.

Weitere mögliche Aufgaben auf der Checkliste für Hochzeitskoordinator:innen

Jedes Paar ist anders, und die Aufgaben, die an ein:e Hochzeitskoordinator:in übergeben werden, können stark variieren. Hier sind einige weitere Tätigkeiten, um die Sie gebeten werden könnten:

• Ehe‑ bzw. Traudokumente abholen
• Zahlungen und Trinkgelder für Dienstleister:innen organisieren
• Alle Outfits einsammeln, die für den Tag benötigt werden
• Einen Schlechtwetter‑Plan erstellen
• Notfallset packen

Checkliste für den Hochzeitstag

Jetzt wird es ernst! Dies ist Ihr Moment – allerdings nicht, um im Rampenlicht zu stehen, sondern im Idealfall gar nicht groß aufzufallen. Sie arbeiten leise im Hintergrund, koordinieren Dienstleister:innen, halten die Gäste bei Laune und löschen Brände (im übertragenen Sinne, hoffentlich).

Sie sollten den Ablaufplan des Tages in- und auswendig kennen und sicher sein, dass Ihnen jeder Programmpunkt bewusst ist, der im Laufe des Tages stattfinden soll.

Das Paar glücklich & entspannt halten

Die Kontrolle über eine Hochzeit abzugeben, die man monatelang geplant hat, fällt keinem Paar leicht. Besuchen Sie die beiden am Hochzeitsmorgen, geben Sie ihnen ein Update und vermitteln Sie das gute Gefühl, dass alles nach Plan läuft. Das Paar wird nervös sein, vielleicht auch gestresst. Ihre Aufgabe ist es, diese Anspannung aufzufangen und dafür zu sorgen, dass sie alles haben, was sie brauchen.

Den Zeitplan der Hochzeit im Griff behalten

Hochzeiten folgen in der Regel einem straffen Zeitplan – und Sie sorgen dafür, dass dieser eingehalten wird. Das ist einer der wichtigsten Punkte auf der Checkliste für Hochzeitskoordinator:innen, denn niemand drängt gern eine fröhliche Runde zum nächsten Programmpunkt weiter. Genau das gehört jedoch zu Ihrem Job: Mit Klarheit und freundlicher Bestimmtheit dafür sorgen, dass der Ablauf im Zeitrahmen bleibt.

Koordination der Dienstleister:innen

Es ist hilfreich, alle Dienstleister:innen der Hochzeit auf Ihrer Koordinator:innen‑Checkliste zu notieren und sie bei Ankunft tatsächlich abzuhaken. So gerät niemand in Vergessenheit. Wenn Sie besonders strukturiert arbeiten möchten, können Sie auch markieren, wann jede Leistung erbracht wurde. Dasselbe gilt für geliehene Materialien und Mietobjekte.

Seien Sie für Rückfragen und Probleme der Dienstleister:innen ansprechbar und stellen Sie sicher, dass alle wissen, dass sie sich bei Zahlungsfragen an Sie oder eine:n Ihrer Helfer:innen wenden.

Die Einlasshelfer:innen anleiten

Sie werden bei der Probe der Zeremonie dabei gewesen sein und genau wissen, wie die Gäste eintreffen und wo sie Platz nehmen sollen. Mit diesem Wissen briefen Sie die Einlasshelfer:innen, erklären ihre Aufgaben und achten darauf, dass die Gäste freundlich und korrekt an ihre Plätze geleitet werden.

Letzte Deko‑Details arrangieren

Ob Blumendeko vom Trauort zur Feierlocation gebracht werden muss oder ob Platzkarten und Menükarten noch auf den Tischen verteilt werden sollen – all diese Last‑Minute‑Dekoaufgaben fallen in Ihren Zuständigkeitsbereich.

Sich um das Aufräumen kümmern

Das Beste kommt zum Schluss – zumindest, was die Beliebtheit der Aufgaben angeht. Das Aufräumen nach einer rauschenden Hochzeitsnacht gehört selten zu den Lieblingsjobs, ist aber unverzichtbar. Sie müssen nicht unbedingt selbst mit anpacken, aber es ist wichtig, dass jemand vor Ort ist, der sicherstellt, dass alles ordnungsgemäß abgebaut, eingesammelt und nichts vergessen wird.