Hochzeits- 
Koordinatoren-Checkliste

Was ist ein Hochzeitskoordinator?

Beginnen wir mit dem vielleicht wichtigsten Punkt: Ein Hochzeitskoordinator ist nicht dasselbe wie ein Hochzeitsplaner – es handelt sich um zwei völlig unterschiedliche Aufgabenbereiche. Tatsächlich planen Koordinatoren nur selten etwas selbst. Sie koordinieren vielmehr das, was bereits geplant wurde.

Die Arbeit eines Koordinators findet in der Regel am Hochzeitstag selbst oder in den Tagen davor statt – also in einer Zeit, in der es leicht etwas hektisch werden kann und man jemanden braucht, der außerhalb des Brautpaars den Überblick behält und viele Dinge gleichzeitig jongliert. Dazu gehören die Abstimmung mit Dienstleistern, das Nachverfolgen von Lieferungen und der Blick auf den Zeitplan der Hochzeit.

Fühlen Sie sich bereit für diese Aufgabe? Dann sehen wir uns an, was auf Ihrer Checkliste für Hochzeitskoordinatoren stehen sollte.

Checkliste für Hochzeitskoordinatoren

Wir haben diese Checkliste in verschiedene Abschnitte unterteilt, damit Sie besser erkennen können, was wann erledigt werden sollte. Vielleicht sind Sie erst am Hochzeitstag selbst involviert – trotzdem ist es hilfreich zu wissen, welche Punkte ein Hochzeitskoordinator in den Tagen davor möglicherweise auf seiner Checkliste hat.

Ihre persönliche Checkliste gestalten

Ausstehende Zusagen nachfassen

Bei jedem Brautpaar kommen verspätete Rückmeldungen vor – das lässt sich kaum vermeiden. Angehörige anzurufen und um eine Antwort zu bitten, macht selten Freude. Umso besser, wenn man diese Aufgabe an jemand anderen abgeben kann.

Beim Sitzplan helfen

Mit einem Online-Sitzplan-Tool für Hochzeiten wie unserem wird diese Aufgabe auf der Koordinatoren-Checkliste zum Kinderspiel. Gemeinsam von überall auf der Welt daran zu arbeiten und dem genervten Brautpaar dabei zu helfen, die letzten Gäste zu platzieren, kann eine wirklich erfüllende Aufgabe sein.

Dienstleister bestätigen und vor Ort begrüßen

Unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt Sie in den Ablauf der Hochzeit einsteigen, wird erwartet, dass Sie sich um die Dienstleister kümmern. Stellen Sie sich möglichst früh im Planungsprozess vor und machen Sie deutlich, dass sie sich bei Problemen oder Fragen an Sie wenden sollen.

In den Tagen vor der Hochzeit und am Hochzeitstag selbst kann eine gute Kommunikation mit den Dienstleistern entscheidend zum Erfolg des großen Tages beitragen.

Den Ablaufplan der Hochzeit erstellen

Je nachdem, wie stark Sie in die Hochzeitsplanung eingebunden sind, müssen Sie den Tagesablauf möglicherweise nicht von Grund auf selbst erstellen, sondern unterstützen lediglich bei seiner Ausarbeitung.

Die letzten Aufgaben rund um die Hochzeitspapeterie organisieren

Das Letzte, womit sich das Brautpaar in den Stunden vor der Hochzeit beschäftigen möchte, ist das Abholen oder Korrigieren von Fehlern bei der Hochzeitspapeterie. Deshalb ist es so hilfreich, einen Hochzeitskoordinator zu haben, der die Checkliste mit allen Papeterieartikeln übernimmt und sicherstellt, dass alles vorhanden und korrekt ist.

Weitere mögliche Aufgaben auf der Checkliste für Hochzeitskoordinatoren

Jedes Brautpaar ist anders, und die Aufgaben, die an einen Hochzeitskoordinator übergeben werden, können sehr unterschiedlich ausfallen. Hier sind einige weitere Aufgaben, um die Sie sich möglicherweise kümmern sollen:

• Heiratsdokumente abholen
• Zahlungen und Trinkgelder für Dienstleister organisieren
• Alle für den Tag benötigten Outfits abholen
• Einen Plan für schlechtes Wetter erstellen
• Notfallset packen

Checkliste für den Hochzeitstag

Jetzt wird es ernst! Nun ist nicht der Moment, um selbst im Mittelpunkt zu stehen, sondern möglichst unauffällig zu bleiben. Arbeiten Sie still im Hintergrund, koordinieren Sie die Dienstleister, sorgen Sie für zufriedene Gäste und lösen Sie auftretende Probleme – hoffentlich ohne echte Brände löschen zu müssen.

Sie sollten den Tagesablauf sehr gut kennen und sicher sein, dass Sie über jeden Programmpunkt Bescheid wissen, der im Laufe des Tages stattfinden soll.

Das Brautpaar glücklich und entspannt halten

Die Kontrolle über eine Hochzeit abzugeben, die man monatelang geplant hat, ist für kein Brautpaar leicht. Besuchen Sie das Paar am Morgen der Hochzeit und versichern Sie ihm, dass alles planmäßig läuft. Beide werden nervös und möglicherweise etwas angespannt sein. Ihre Aufgabe ist es, ruhig zu bleiben und sicherzustellen, dass sie alles haben, was sie brauchen.

Den Zeitplan der Hochzeit im Blick behalten

Hochzeiten müssen sich an einen relativ straffen Zeitplan halten – und es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen. Das gehört zu den wichtigsten Punkten auf der Checkliste eines Hochzeitskoordinators, denn niemand übernimmt gerne die undankbare Aufgabe, eine Feier zum Weitergehen zu bewegen. Aber genau das ist Ihr Job: Behalten Sie den Ablauf selbstbewusst im Blick.

Dienstleister koordinieren

Es ist sinnvoll, jeden Dienstleister auf Ihrer Koordinatoren-Checkliste zu notieren und beim Eintreffen abzuhaken. So wird niemand vergessen. Wenn Sie besonders organisiert vorgehen möchten, können Sie die Dienstleister auch nach Abschluss ihrer Leistung abhaken. Dasselbe gilt für Mietartikel.

Seien Sie bei Problemen mit Dienstleistern ansprechbar und stellen Sie sicher, dass diese sich bei fälligen Zahlungen an Sie oder eine Ihrer Helferinnen bzw. Helfer wenden.

Die Platzanweiser anleiten

Sie haben an der Zeremonieprobe teilgenommen und genau notiert, wie die Gäste den Raum betreten und wo sie Platz nehmen sollen. Informieren Sie die Platzanweiser anhand dieser Informationen über ihre Aufgaben und achten Sie darauf, dass sie die Gäste richtig zu ihren Plätzen führen.

Letzte Dekorationsdetails organisieren

Ob es darum geht, Blumen von der Zeremonie zur Feierlocation zu bringen oder Tischkarten und Speisekarten auf den Tischen zu platzieren – es ist Ihre Aufgabe, diese letzten Dekorationsarbeiten zu erledigen.

Den Abbau und das Aufräumen im Blick behalten

Wir haben uns die beste Aufgabe bis zum Schluss aufgehoben! Nach der Feier aufzuräumen, ist aus offensichtlichen Gründen selten beliebt. Aber jemand muss es tun. Sie müssen sich nicht unbedingt selbst die Hände schmutzig machen, doch es ist wichtig, dass jemand vor Ort sicherstellt, dass alles ordnungsgemäß weggeräumt wurde und nichts vergessen wird.