Checkliste für den 
Hochzeitskoordinator

Was ist ein Hochzeitskoordinator?

Zunächst sollten wir den Elefanten im Raum ansprechen. Nun, ein Hochzeitskoordinator ist nicht dasselbe wie ein Planer, es sind zwei völlig unterschiedliche Rollen. In der Tat planen Koordinatoren selten etwas, sie koordinieren lediglich, was bereits geplant wurde.

Im Allgemeinen wird die Arbeit eines Koordinators am Tag der Hochzeit oder in den Tagen vor der Hochzeit erledigt. Eine Zeit, in der die Dinge ein wenig verrückt werden können und man eigentlich nur jemanden außerhalb des Hochzeitspaares braucht, der gut darin ist, metaphorisch gesehen mehrere Teller zu drehen. Man muss sich mit den Lieferanten in Verbindung setzen, die Lieferungen verfolgen und den Zeitplan für die Hochzeit im Auge behalten.

Fühlen Sie sich bereit für diese Aufgabe? Sehen wir uns an, was Sie auf Ihrer Checkliste als Hochzeitskoordinator haben sollten.

Checkliste für den Hochzeitskoordinator

Wir haben diese Checkliste in verschiedene Abschnitte unterteilt, um Ihnen zu zeigen, was wann zu tun ist. Sie sind zwar erst am Tag der Hochzeit involviert, aber es ist nützlich zu sehen, was ein Hochzeitskoordinator in den Tagen davor möglicherweise auf seiner Checkliste hat.

Erstellen Sie Ihre persönliche Checkliste

Verfolgung von RSVPs

Jedes Paar wird mit verspäteten Antworten konfrontiert, das ist unvermeidlich. Das Herumtelefonieren und Betteln um eine Antwort von geliebten Menschen ist nie eine schöne Aufgabe. Deshalb ist es oft ein Segen, diese Aufgabe auf die Schultern einer anderen Person abzuwälzen.

Hilfe bei der Sitzplatzkarte

Mit einem Online-Hochzeits-Sitzplan-Tool wie dem unseren ist diese Aufgabe des Koordinators mühelos zu bewältigen. Es kann eine wirklich lohnende Erfahrung sein, dem frustrierten Paar dabei zu helfen, die letzten Gäste zu platzieren, egal wo auf der Welt man sich befindet.

Bestätigen und Einchecken bei Anbietern

Unabhängig davon, zu welchem Zeitpunkt Sie als Koordinator in den Zeitplan der Hochzeit einsteigen, wird von Ihnen erwartet, dass Sie mit den Anbietern zu tun haben. Stellen Sie sich so früh wie möglich vor und machen Sie ihnen klar, dass sie sich bei Problemen oder Fragen an Sie wenden müssen.

In den Tagen vor der Hochzeit und am Tag der Hochzeit kann eine gute Kommunikation mit den Anbietern den entscheidenden Unterschied für den Erfolg des großen Tages ausmachen.

Erstellen Sie den Zeitplan für die Hochzeit

Je nachdem, wie stark Sie an der Hochzeit beteiligt sind, wird von Ihnen vielleicht nicht erwartet, dass Sie den Zeitplan des Tages von Grund auf neu entwerfen. Vielmehr sollten Sie bei der Erstellung des Zeitplans helfen.

Organisieren Sie die letzten Etappen der Hochzeitspapeterie

Das Letzte, was das Brautpaar in den Stunden vor der Hochzeit tun möchte, ist, die Papeterie zu besorgen oder Fehler zu beheben. Deshalb ist es so nützlich, einen Hochzeitskoordinator zu haben, der die Checkliste der Papeterieartikel übernimmt und sicherstellt, dass alle Artikel vorhanden und korrekt sind.

Andere mögliche Aufgaben des Hochzeitskoordinators auf der Checkliste

Jedes Paar ist anders, und die Aufgaben, die einem Hochzeitskoordinator übertragen werden, können sehr unterschiedlich sein. Hier sind einige weitere Aufgaben, die Sie übernehmen könnten:

• Abholung der Heiratsurkunden
• Lieferantenzahlungen und Trinkgelder vereinbaren
• Alle für den Tag benötigten Outfits abholen
• Erstellen Sie einen Plan für verregnete Tage
• Notfallkoffer packen

Checkliste für den Koordinator des Hochzeitstages

Dies ist der große Moment! Jetzt ist Ihre Zeit, nicht zu glänzen, sondern unbemerkt zu bleiben. Du arbeitest unauffällig im Hintergrund, organisierst die Lieferanten, hältst die Gäste bei Laune und löschst Brände (nicht wörtlich, hoffentlich).

Sie sollten den Zeitplan des Tages sehr gut kennen und sich sicher sein, dass Sie über jedes Ereignis, das im Laufe des Tages stattfinden soll, informiert sind.

Halten Sie das Paar glücklich und ruhig

Es ist für kein Paar leicht, die Kontrolle über eine Hochzeit abzugeben, die man monatelang geplant hat. Gehen Sie am Morgen der Hochzeit zu ihnen und versichern Sie ihnen, dass alles reibungslos abläuft. Sie werden nervös und möglicherweise ein wenig gestresst sein. Aber es ist Ihre Aufgabe, die Nerven zu behalten und dafür zu sorgen, dass sie alles haben, was sie brauchen.

Kontrolle des Zeitplans für die Hochzeit

Hochzeiten müssen sich an einen ziemlich engen Zeitplan halten, und es ist Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass dies auch bei dieser Hochzeit der Fall ist. Dies ist eine der wichtigsten Aufgaben auf der Checkliste eines Hochzeitskoordinators, denn niemand ist gerne derjenige, der eine Feier verschieben muss. Aber das ist buchstäblich Ihre Aufgabe, und Sie müssen den Zeitplan mit Zuversicht im Auge behalten.

Anbieter-Koordination

Es ist eine gute Idee, alle Hochzeitsdienstleister auf die Checkliste des Koordinators zu setzen und jeden einzelnen buchstäblich abzuhaken, sobald er eintrifft. Auf diese Weise wird niemand vergessen. Kreuzen Sie auch an, wann sie ihre Leistung erbracht haben, wenn Sie super organisiert sein wollen. Das Gleiche gilt für den Verleih.

Seien Sie für alle Probleme mit den Verkäufern ansprechbar und stellen Sie sicher, dass sie wissen, dass sie zu Ihnen oder einem Ihrer Helfer kommen sollen, wenn eine Zahlung erforderlich ist.

Führung der Platzanweiser

Sie haben an der Probe der Zeremonie teilgenommen und sich genau notiert, wie die Gäste eintreten und wo sie Platz nehmen sollen. Mit diesen Informationen im Hinterkopf informieren Sie die Platzanweiser über ihre Aufgaben und stellen sicher, dass sie die Gäste richtig führen.

Last-Minute-Dekorationsstücke arrangieren

Ob es nun darum geht, die Blumen von der Zeremonie zum Empfang zu transportieren oder die Tischkarten und Menüs auf den Tischen zu arrangieren - es wird Ihre Aufgabe sein, die Dekoration in letzter Minute zu erledigen.

Kümmern Sie sich um die Aufräumarbeiten

Die beste Arbeit haben wir uns bis zum Schluss aufgehoben! Das Aufräumen nach dem Vorabend ist aus offensichtlichen Gründen nie eine beliebte Aufgabe. Aber jemand muss es tun. Man muss sich nicht unbedingt die Hände schmutzig machen, aber es ist wichtig, dass jemand vor Ort ist und dafür sorgt, dass alles ordnungsgemäß aufgeräumt wird und nichts vergessen wird.