Confirmación de asistencia a la boda: guía completa para gestionar las respuestas

• Confirmación de asistencia a la boda
• ¿Qué significan las siglas RSVP?
• ¿Qué quiere decir RSVP en una invitación de boda?
• ¿Cuándo se envían las invitaciones de boda con petición de respuesta?
• ¿Con cuánta antelación deberían confirmar asistencia los invitados?
• ¿Cuál debe ser la fecha límite de confirmación de asistencia para la boda?
• Fecha límite de confirmación de asistencia en bodas en Reino Unido y EE. UU.
• ¿Cuándo deberían confirmar asistencia los invitados a una boda de destino?
• Preguntas que puedes incluir en la confirmación de asistencia
• Cómo crear un código QR para la confirmación de asistencia
• Cómo pedir a la gente que confirme asistencia y ventajas de una página web de boda
• ¿Deberías incluir una tarjeta física de confirmación de asistencia?
• ¿Qué porcentaje de invitados suele confirmar que sí asiste a la boda?
• En las bodas locales suele acudir más gente
• Las bodas de destino son más exclusivas
• En listas de invitados muy amplias, baja el porcentaje de “sí”
• Bodas íntimas con solo familiares y amigos cercanos
• Ventajas de un sistema gratuito para invitaciones y seguimiento de confirmaciones
• Resumen

¿Con cuánta antelación deberían confirmar asistencia los invitados?

Al decidir con cuánta antelación fijar la fecha límite de confirmación de asistencia, es importante dar margen a los invitados. Tiempo para recibir la invitación, para revisar con calma toda la información que has incluido y para asegurarse de que realmente pueden asistir. Lo último que quieres es, a medida que se acerca la boda, tener que llamar a toda prisa a varios invitados para perseguir sus respuestas. Si das tiempo a tus seres queridos, te contestarán.

¿Cuál debe ser la fecha límite de confirmación de asistencia para la boda?

Si has enviado las invitaciones con al menos 8 semanas de antelación, es razonable pedir a los invitados que respondan dentro de las 4 semanas previas a la boda. Si dejas la fecha límite a menos de 3 semanas, empezarás a retrasar los últimos detalles con algunos proveedores. Tu plano de mesas también debería estar cerrado bastante antes de ese margen de 3 semanas, para asegurarte de que todos los invitados están bien ubicados.

Fecha límite de confirmación de asistencia en bodas en Reino Unido y EE. UU.

La fecha límite de confirmación de asistencia en las bodas del Reino Unido suele ser la misma que en Estados Unidos y en muchos otros países: aproximadamente un mes. Esas 4 semanas deberían dar tiempo suficiente a los invitados para pensarlo y enviar su respuesta sin afectar a tu calendario. Si te preocupa ir justo de tiempo con los preparativos o la fiabilidad de ciertos invitados, ofrece una alternativa a la respuesta tradicional en papel incluyendo un código QR a tu confirmación de asistencia online. Así podrán responder a tu invitación al instante y sin pasar por la oficina de correos.

¿Cuándo deberían confirmar asistencia los invitados a una boda de destino?

Si piensas dar el “sí, quiero” en una playa de las Bahamas o casarte en una coqueta iglesia del norte de Italia, necesitarás saber el número de asistentes con más antelación que en una celebración local. En una boda de destino es especialmente útil utilizar confirmaciones de asistencia online, porque el tiempo es un factor clave cuando te casas en el extranjero. Recoger la información de forma rápida y eficaz por internet agilizará la organización y hará mucho más sencilla la coordinación con tu wedding planner, que también tendrá sus propios plazos para recibir y cerrar el número definitivo de invitados.

Nuestra regla general sería doblar el plazo estándar de confirmación de asistencia y pedir a los invitados que confirmen dentro de las 8 semanas previas a la boda. Así todas las partes tendrán tiempo suficiente para organizarse.

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Preguntas que puedes incluir en la confirmación de asistencia

Hay, por supuesto, una pregunta imprescindible que no puede faltar en tu confirmación de asistencia: «¿Vas a venir a nuestra boda?». Pero también hay muchos otros datos útiles que puedes pedir a los invitados antes del gran día. Por ejemplo, si ofreces la opción de acudir con acompañante, puedes solicitar el nombre de esa persona o personas. Así tendrás el recuento final de invitados con antelación y te resultará más sencillo preparar el plano de mesas.

No es habitual que todos los invitados puedan llevar acompañante, y ese tema puede resultar delicado durante el proceso de invitación. Para evitar situaciones incómodas, nuestra herramienta de confirmación de asistencia te permite mostrar determinadas preguntas solo a ciertos invitados. Ideal cuando sabes que algunos amigos o familiares podrían sentirse excluidos.

Tu catering también puede necesitar saber el número exacto de platos principales que debe preparar y si alguno de tus invitados tiene alergias o intolerancias a determinados ingredientes. Utilizar un formulario de confirmación de asistencia online como el nuestro para solicitar este tipo de información suele ser mucho más rápido y cómodo para los invitados que escribirlo a mano en una tarjeta. Además, tú recibes los datos al momento y te ahorras estar pendiente del buzón cada mañana.

También es buena idea pedir a los invitados sus datos de contacto, por si hubiera cambios de última hora o necesitaras localizar a alguien en caso de emergencia. Normalmente basta con el correo electrónico y el teléfono, aunque también puedes solicitar la dirección postal. Especialmente si tienes pensado enviar algo más formal por correo o una tarjeta de agradecimiento después de la boda.

No todo lo que incluyas en tu confirmación de asistencia tiene que ser formal o puramente logístico. Las confirmaciones online y las invitaciones en papel también pueden ser divertidas. Nuestras favoritas son aquellas que reflejan la personalidad de la pareja y contagian a los invitados la ilusión por la celebración. Y tu formulario de confirmación de asistencia es un lugar perfecto para hacerlo.

¿Por qué no aprovechar para pedir canciones para el DJ? O frases para incluir en los votos o en la decoración de la boda. Incluso puede ser muy bonito pedir algún consejo sobre la vida en pareja a vuestros seres queridos. Si preferís no poneros demasiado sentimentales antes del gran día, siempre podéis preguntar simplemente si están preparados para darlo todo en la fiesta. Inyectar un toque de humor en una invitación semiformaI no siempre es fácil, pero ayuda a que los invitados sientan que forman parte del evento y no solo que van como espectadores. Nuestra herramienta de confirmación de asistencia es tan sencilla de usar que incluso quienes no se llevan bien con la tecnología podrán responder sin problema a las preguntas o propuestas más originales que se os ocurran.

Cuando abras tu página web de boda por primera vez, verás que ya hemos incluido algunas de las preguntas de confirmación de asistencia más habituales. Así te resultará muy sencillo empezar a recopilar respuestas online. Pero lo mejor de usar nuestra plataforma para las confirmaciones es que no tienes que llevar el control de las respuestas a mano: tu lista de invitados se actualiza automáticamente con toda la información que ellos facilitan. Tú solo tienes que aceptar su confirmación de asistencia cuando te llegue al correo; el resto se hace solo.

Cómo crear un código QR para la confirmación de asistencia

La mayoría de tus invitados viven pegados al móvil y la idea de ir hasta la oficina de correos para enviar una tarjeta puede resultarles un engorro. Al añadir un código QR a tus save the date y/o a tus invitaciones de boda, te aseguras de que todos puedan confirmar su asistencia cómodamente desde el teléfono.

Crea tu página web de boda con nosotros y te proporcionaremos un código QR gratuito con el enlace a tu sitio. Un enlace único que llevará a los invitados directamente a tu página web de boda, donde encontrarán no solo el formulario de confirmación de asistencia, sino también toda la información adicional sobre la boda que quieras compartir. Podrás descargar tu código QR al instante en varios formatos y enviárselo fácilmente a tu imprenta o a la persona que diseñe vuestras invitaciones.

Cómo pedir a la gente que confirme asistencia y ventajas de una página web de boda

Por mucho que planifiques y marques fechas límite, siempre habrá algún invitado que no responda a tiempo. Probablemente ya intuyes quiénes serán incluso antes de enviar las invitaciones… La mejor forma de gestionar a este tipo de invitados es dejarlo todo lo más claro posible. Indica la fecha límite de confirmación de asistencia de forma visible en tu papelería de boda o en el formulario online y dales un pequeño incentivo para responder. La elección del menú es el mejor ejemplo: el 99,9 % de los invitados prefiere escoger qué va a comer en el gran día antes que conformarse con lo que sobre. Las peticiones de canciones también son una manera divertida de animarles a responder, al tiempo que les haces sentir parte de la celebración.

Llevar las confirmaciones de asistencia de la boda al entorno online también es una forma estupenda de cubrir todas las bases. Al ofrecer a los invitados la posibilidad de aceptar o rechazar tu invitación de forma rápida mediante un formulario online como el nuestro, evitas la típica procrastinación —muy habitual entre los invitados más jóvenes— que provoca la clásica tarjeta en papel. En un par de clics podrán responder a través de tu página web de boda, y tú recibirás al instante un correo con su disponibilidad, sus preferencias de menú, alergias y cualquier otro dato que hayas decidido solicitar.

Aun así, siempre habrá un pequeño grupo de invitados a los que tengas que dar un empujoncito para que respondan a tiempo, o incluso antes del propio día de la boda. Lo más eficaz es enviarles un recordatorio sencillo y personalizado. Nuestro gestor de lista de invitados te permite descargar rápidamente la información, filtrando solo los datos que necesitas para los recordatorios de confirmación de asistencia: teléfono, correo electrónico o perfil en redes sociales. Así puedes elegir el canal de comunicación al que sabes que cada persona responde mejor.

No sientas que tienes que esperar a que pase la fecha límite para mandar recordatorios. Puedes contactar con tus invitados con un aviso suave unas semanas antes, simplemente para recordarles que les quedan un par de semanas para confirmar.

Si aun así algunos invitados dejan pasar la fecha, tendrás que ser un poco más firme en tus mensajes. Recuérdales que el catering necesita el número definitivo de comensales o que el espacio exige una lista cerrada por motivos de seguridad. Muchos dirán que su respuesta se perdió por el camino y, si les das la opción, utilizarán tu página web de boda para confirmar casi al instante. Si no responden ni así y pasan un par de días, llámales por teléfono. Evita el mensaje de texto, porque puede perderse, ignorarse o malinterpretarse. Una conversación real, por teléfono o, mejor aún, en persona, siempre será más cercana que un SMS o una carta.

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¿Deberías incluir una tarjeta física de confirmación de asistencia?

Si has creado una dirección web para que tus invitados confirmen su asistencia y estás 100 % seguro de que todos pueden manejar un formulario online, no hace falta incluir una opción de respuesta por correo postal. Hoy en día, abuelos y familiares mayores suelen llevarse bastante bien con la tecnología, y nuestro formulario de confirmación online es tan sencillo que cuesta imaginar que alguien pueda tener problemas. Pero si te preocupa que haya uno o dos “alérgicos a la tecnología”, añade en la invitación una línea indicando que también pueden responder por teléfono. Así la abuela no tiene que preocuparse por conectarse a internet y tú aprovechas para ponerte al día con ella. Todos ganan.

¿Qué porcentaje de invitados suele confirmar que sí asiste a la boda?

El porcentaje de invitados que responderán que “sí” a tu boda depende mucho del tamaño y del lugar de la celebración, además de la relación que tengan contigo. Como referencia general, suele confirmar que sí entre un 70 y un 85 % de los invitados. Pero, como decimos, tu caso concreto puede variar en función de los factores que comentamos a continuación.

En las bodas locales suele acudir más gente

Si la mayoría de los invitados vive cerca, el porcentaje de respuestas afirmativas suele ser más alto, alrededor del 85-90 %, en comparación con las bodas que implican desplazamientos.

Las bodas de destino son más exclusivas

Como las bodas de destino suelen implicar viajes largos y alojamiento, el porcentaje de confirmaciones de asistencia positivas suele ser menor, a menudo en torno al 60-70 %. Es una pena, porque a muchos les encantaría acompañaros, pero simplemente no pueden. La parte positiva es que, al haber menos invitados, el ambiente es más íntimo y exclusivo, ya que todos los presentes habrán hecho un esfuerzo real por estar allí.

En listas de invitados muy amplias, baja el porcentaje de “sí”

Cuando las parejas organizan bodas grandes, tienden a invitar a conocidos más lejanos que quienes celebran eventos pequeños. Esto suele traducirse en un porcentaje de respuestas afirmativas más cercano al 70-75 %, porque los invitados que no tienen una relación tan estrecha con la pareja suelen ser menos propensos a asistir.

Bodas íntimas con solo familiares y amigos cercanos

Una lista de invitados formada principalmente por familiares y amigos muy cercanos suele tener un porcentaje de respuestas afirmativas mucho más alto que una boda multitudinaria: por encima del 90-95 %, dependiendo de lo pequeña que sea la boda y de la fecha elegida.

Así que, si buscas rozar el 100 % de “sí” en tus confirmaciones de asistencia, nuestra recomendación sería casarte cerca de casa e invitar solo a tu círculo más cercano.

Ventajas de un sistema gratuito para invitaciones y seguimiento de confirmaciones

Uno de los mayores retos al organizar cualquier evento es tener que utilizar varias herramientas distintas para enviar invitaciones y controlar las respuestas. Nuestro sistema gratuito de invitaciones y seguimiento de confirmaciones de asistencia reúne ambas tareas en una sola plataforma, evitando tener que ir cambiando de servicio constantemente. Al usar un seguimiento online de confirmaciones, podrás recopilar las respuestas de los invitados en tiempo real, lo que te permitirá ajustar fácilmente tus planes cuando sea necesario. Elegir un sistema gratuito de seguimiento evita que gastes parte de tu presupuesto en software, de modo que puedas destinar ese dinero a otros aspectos del evento. En definitiva, un buen sistema de seguimiento de confirmaciones te ayuda a mantenerlo todo organizado y a reducir el estrés, asegurando que cada detalle de tu celebración salga como esperas.

Resumen

Esperamos que nuestros consejos sobre qué incluir en tu confirmación de asistencia a la boda hayan resuelto algunas de tus dudas y, quizá, te hayan animado a llevar tus invitaciones al mundo online. Nos encantaría que probaras nuestro creador gratuito de páginas web de boda y empezaras a diseñar tu propio formulario de confirmación. Te sorprenderá lo rápido y sencillo que es el proceso. En nada estarás creando la lista de invitados de tus sueños con nuestra herramienta intuitiva y compartiendo tu página web de boda única con todos ellos.

Todas las herramientas de nuestro conjunto para la organización de bodas están disponibles de forma completamente gratuita y sin necesidad de registro. Así que no hay motivo para no empezar hoy mismo a planificar tu celebración.