Checklist del 
Wedding Coordinator

Chi è il Wedding Coordinator?

Partiamo subito da un punto fondamentale: il wedding coordinator non è la stessa figura del wedding planner, sono due ruoli distinti. In realtà, i coordinator raramente si occupano di pianificare; il loro compito è soprattutto coordinare ciò che è già stato organizzato.

In generale, il lavoro di un coordinator si concentra nel giorno del matrimonio, o nei giorni immediatamente precedenti. Proprio quando tutto può diventare un po’ caotico e serve qualcuno, esterno alla coppia, capace di “tenere in aria molti piatti” allo stesso tempo: controllare i fornitori, sollecitare le consegne e monitorare la timeline del matrimonio.

Ti senti pronto a prenderti questo incarico? Vediamo cosa non deve mancare nella tua checklist da wedding coordinator.

Checklist del Wedding Coordinator

Abbiamo suddiviso questa checklist in diverse sezioni, per mostrarti più chiaramente cosa fare e quando farlo. Potresti essere coinvolto solo il giorno stesso, ma è utile sapere cosa avrebbe in lista un wedding coordinator anche nei giorni precedenti.

Crea la tua checklist personale

Sollecitare le conferme degli inviti

Ogni coppia si ritrova con conferme agli inviti arrivate in ritardo: è praticamente inevitabile. Telefonare ai parenti e agli amici per chiedere una risposta non è mai piacevole. Per questo, spesso, è una vera salvezza poter delegare questo compito a un’altra persona.

Aiutare con il tableau e i posti a tavola

Usare uno strumento online per il tableau e la disposizione dei posti a sedere del matrimonio, come il nostro, rende questo compito della checklist del coordinator davvero semplice. Puoi collaborare da qualsiasi luogo, aiutando la coppia – spesso ormai allo stremo – a sistemare gli ultimi ospiti: può essere sorprendentemente gratificante.

Confermare e tenere i contatti con i fornitori

Qualunque sia il momento in cui entri nella timeline del matrimonio come coordinator, ci si aspetta che tu gestisca i rapporti con i fornitori. Presentati il prima possibile e assicurati che sappiano che, in caso di problemi o domande, devono rivolgersi a te.

Nei giorni che precedono il matrimonio, e soprattutto il giorno stesso, una buona comunicazione con i fornitori può fare davvero la differenza per la riuscita dell’evento.

Creare la Timeline del Matrimonio

A seconda del tuo livello di coinvolgimento, potrebbe non spettare a te creare da zero la timeline della giornata. Potresti però essere chiamato a collaborare alla sua definizione, sistemando i dettagli e verificando che tutto sia realistico e ben coordinato.

Gestire le ultime fasi della grafica e della stampa

L’ultima cosa che la coppia vuole fare, nelle ore che precedono il matrimonio, è correre a ritirare la grafica o sistemare errori sulla stampa. Ecco perché è così prezioso avere un wedding coordinator che prenda in mano la checklist di tutti i materiali cartacei e controlli che ogni elemento sia presente e corretto.

Altri possibili compiti nella Checklist del Wedding Coordinator

Ogni coppia è diversa e le responsabilità affidate a un wedding coordinator possono variare molto. Ecco alcuni altri incarichi che potresti dover gestire:

• Ritirare i documenti per il matrimonio
• Organizzare pagamenti e mance per i fornitori
• Ritirare tutti gli abiti necessari per il giorno del matrimonio
• Preparare un piano B in caso di pioggia
• Preparare un kit di emergenza

Checklist del Wedding Coordinator per il Giorno del Matrimonio

È arrivato il grande momento! Ora il tuo compito non è quello di metterti in mostra, ma di lavorare quasi nell’ombra. Dovrai muoverti dietro le quinte, coordinare i fornitori, far sentire gli ospiti a proprio agio e spegnere sul nascere ogni piccolo incendio (in senso figurato, si spera).

Dovresti conoscere molto bene la timeline della giornata e sentirti sicuro di avere chiaro ogni momento e ogni evento previsto.

Mantenere la coppia serena e felice

Lasciare il controllo di un matrimonio che si è organizzato per mesi non è facile per nessuna coppia. La mattina del matrimonio vai a trovarli, rassicurali e fai capire che tutto sta procedendo come previsto. Saranno emozionati, forse un po’ tesi. Il tuo compito è assorbire la loro ansia e fare in modo che non manchi nulla a nessuno dei due.

Gestire il programma della giornata

I matrimoni devono seguire una scaletta piuttosto serrata, e sta a te assicurarti che questa venga rispettata. È uno dei compiti più delicati nella checklist di un wedding coordinator, perché a nessuno piace essere quello che “fa andare avanti la festa”. Ma questo è esattamente il tuo ruolo, e dovrai mantenere la timeline sotto controllo con decisione e gentilezza.

Coordinare i fornitori

È utile avere tutti i fornitori del matrimonio elencati nella tua checklist del coordinator e spuntarli man mano che arrivano. In questo modo non dimenticherai nessuno. Se vuoi essere super organizzato, puoi spuntare anche quando hanno terminato il loro servizio. Lo stesso vale per i noleggi.

Renditi disponibile per qualsiasi problema con i fornitori e assicurati che sappiano che, per i pagamenti, devono rivolgersi a te o a uno dei tuoi collaboratori.

Dare indicazioni agli steward/usher

Avrai partecipato alle prove della cerimonia e saprai esattamente come dovranno entrare gli ospiti e dove dovranno sedersi. Con queste informazioni, spiega agli usher quali sono i loro compiti e verifica che stiano accompagnando gli invitati nel modo corretto.

Sistemare gli ultimi dettagli di decorazione

Che si tratti di spostare i fiori dalla cerimonia al ricevimento o di disporre segnaposto e menù sui tavoli, questi ultimi ritocchi alla decorazione rientreranno quasi certamente tra i tuoi compiti.

Supervisionare il riordino finale

Abbiamo lasciato il compito meno ambito per ultimo! Sistemare tutto dopo la festa non è mai un incarico popolare, per ovvi motivi. Ma qualcuno deve occuparsene. Non è detto che tu debba fare materialmente le pulizie, ma è importante che ci sia una persona sul posto che controlli che tutto venga sgomberato correttamente e che non venga dimenticato nulla.