Lista di controllo 
del coordinatore del matrimonio

Che cos'è un coordinatore di matrimoni?

Dovremmo iniziare affrontando l'elefante nella stanza. Un coordinatore di matrimoni non è la stessa cosa di un planner, sono due ruoli completamente diversi. In effetti, i coordinatori raramente pianificano qualcosa, si limitano a coordinare ciò che è già stato pianificato.

In genere, il lavoro di un coordinatore si svolge il giorno stesso o nei giorni precedenti il matrimonio. Un momento in cui le cose possono diventare un po' folli e si ha bisogno di qualcuno al di fuori della coppia di sposi che sia bravo a far girare metaforicamente più piatti. Controllare i fornitori, seguire le consegne e tenere traccia della timeline del matrimonio.

Vi sentite pronti ad affrontare il lavoro? Vediamo quali sono le cose da fare nella lista di controllo del vostro coordinatore di matrimoni.

Lista di controllo del coordinatore del matrimonio

Abbiamo suddiviso questa lista di controllo in diverse sezioni per mostrarvi meglio cosa si deve fare e quando. Potreste essere coinvolti solo il giorno stesso, ma è utile per vedere cosa un coordinatore di matrimoni potrebbe avere sulla sua lista di controllo nei giorni precedenti.

Creare una lista di controllo personale

Inseguire gli RSVP

A tutte le coppie capita di ricevere un RSVP in ritardo, è inevitabile. Telefonare in giro per chiedere una risposta ai propri cari non è mai un compito divertente. Per questo è spesso una benedizione scaricare questo lavoro sulle spalle di un'altra persona.

Aiuto con la tabella dei posti a sedere

L'utilizzo di uno strumento per la creazione dei posti a sedere per matrimoni online, come il nostro, rende il lavoro del coordinatore della lista di controllo molto semplice. Collaborare da qualsiasi parte del mondo, aiutando la coppia frustrata a far sedere gli ultimi invitati, può essere un'esperienza davvero gratificante.

Conferma e check-in con i fornitori

A prescindere dal momento in cui entrerete a far parte della timeline del matrimonio come coordinatori, dovrete trattare con i fornitori. Presentatevi il più presto possibile nel processo e assicuratevi che sappiano che se ci sono problemi o domande, devono rivolgersi a voi.

Nei giorni che precedono il matrimonio e il giorno stesso, una buona comunicazione con i fornitori può fare la differenza per il successo del grande giorno.

Creare la timeline del matrimonio

A seconda del vostro livello di coinvolgimento nel matrimonio, potreste non dover formulare da zero la timeline della giornata. Ma piuttosto di assistere alla sua creazione.

Organizzare le fasi finali della cartoleria di nozze

L'ultima cosa che gli sposi vogliono fare nelle ore che precedono il matrimonio è ritirare o correggere gli errori della cancelleria. Ecco perché è molto utile avere un coordinatore di matrimoni che possa prendere la lista di controllo dei prodotti cartacei e assicurarsi che ogni elemento sia presente e corretto.

Altri potenziali compiti della lista di controllo del coordinatore di matrimoni

Ogni coppia è diversa e i compiti affidati a un coordinatore di matrimonio possono variare notevolmente. Ecco alcuni altri compiti di cui potreste essere chiamati a occuparvi:

• Ritiro dei documenti di matrimonio
• Organizzare i pagamenti dei fornitori e le mance
• Ritirare tutti gli abiti necessari per la giornata
• Creare un piano per i giorni di pioggia
• Kit di emergenza

Lista di controllo del coordinatore del giorno del matrimonio

Questo è il grande momento! È il momento non di brillare, ma di passare inosservati. Lavorate silenziosamente sullo sfondo, organizzando i fornitori, facendo felici gli ospiti e spegnendo gli incendi (non letteralmente, si spera).

Dovete conoscere molto bene la tempistica della giornata e sentirvi sicuri di essere al corrente di ogni evento che deve accadere durante la giornata.

Mantenere la coppia felice e calma

Rinunciare al controllo di un matrimonio che avete organizzato per mesi non è facile per nessuna coppia. La mattina del matrimonio, andate a trovarli e rassicurateli che tutto procede bene. Saranno nervosi e potenzialmente un po' stressati. Ma è vostro compito sopportare la situazione e assicurarvi che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno.

Controllare il programma del matrimonio

I matrimoni devono rispettare un calendario piuttosto serrato e il vostro compito è quello di garantire che questo avvenga. Questo è uno dei compiti più critici nella lista di controllo di un coordinatore di matrimoni, perché a nessuno piace essere quello che fa avanzare una festa. Ma questo è letteralmente il vostro lavoro e dovrete tenere sotto controllo i tempi con sicurezza.

Coordinamento dei fornitori

È una buona idea inserire tutti i fornitori del matrimonio nella lista di controllo del coordinatore e spuntarli letteralmente al loro arrivo. In questo modo, nessuno verrà dimenticato. Se volete essere super organizzati, controllate anche quando hanno svolto il loro servizio. Lo stesso vale per i noleggi.

Siate disponibili per qualsiasi problema con i venditori e assicuratevi che sappiano che devono rivolgersi a voi o a uno dei vostri aiutanti per il pagamento.

Guida gli uscieri

Avrete assistito alle prove della cerimonia e avrete notato esattamente come gli ospiti entreranno e dove dovranno sedersi. Con queste informazioni in mente, informate gli uscieri dei loro compiti e assicuratevi che guidino correttamente gli ospiti.

Sistemate i pezzi di arredamento dell'ultimo minuto

Che si tratti di trasportare i fiori dalla cerimonia al ricevimento o di sistemare i segnaposto e i menu sui tavoli, sarà vostro compito eseguire i lavori di decorazione dell'ultimo minuto.

Occuparsi della pulizia

Abbiamo lasciato il lavoro migliore per ultimo! Pulire dopo la notte precedente non è mai un compito molto apprezzato, per ovvie ragioni. Ma qualcuno deve farlo. Non dovete necessariamente sporcarvi le mani, ma è importante che ci sia qualcuno sul posto che si assicuri che tutto sia stato ripulito in modo appropriato e che nulla sia stato dimenticato.