Matrimonio 
Checklist del coordinatore

Che cos'è un coordinatore di matrimonio?

Cominciamo chiarendo subito un punto importante. Un coordinatore di matrimonio non è la stessa cosa di un wedding planner: sono due ruoli completamente diversi. In effetti, i coordinatori raramente si occupano dell'organizzazione vera e propria; si limitano a coordinare ciò che è già stato pianificato.

In genere, il lavoro del coordinatore si svolge il giorno del matrimonio o nei giorni che lo precedono: un momento in cui le cose possono diventare piuttosto caotiche e serve qualcuno, al di fuori della coppia, capace di gestire metaforicamente più situazioni contemporaneamente. Dal contattare i fornitori al sollecitare le consegne, fino al controllo della scaletta del matrimonio.

Ti senti pronto ad assumerti questo incarico? Vediamo quali voci dovresti inserire nella tua checklist del coordinatore di matrimonio.

Checklist del coordinatore di matrimonio

Abbiamo suddiviso questa checklist in diverse sezioni, così da mostrarti meglio che cosa fare e quando. Potresti essere coinvolto soltanto il giorno del matrimonio, ma è utile sapere quali attività potrebbe includere la checklist di un coordinatore nei giorni precedenti.

Progetta la tua checklist personale

Sollecitare le conferme di partecipazione

Ogni coppia si troverà prima o poi a dover gestire conferme di partecipazione in ritardo: è inevitabile. Telefonare alle persone care per implorarle di dare una risposta non è mai un compito piacevole. Per questo, affidarlo a qualcun altro può essere una vera benedizione.

Aiutare con la disposizione dei posti

Utilizzare uno strumento online per la disposizione dei posti al matrimonio, come il nostro, rende questo compito della checklist del coordinatore semplicissimo. Collaborare da qualsiasi parte del mondo e aiutare la coppia, ormai esasperata, a trovare un posto per gli ultimi invitati può essere davvero gratificante.

Confermare e accogliere i fornitori

Indipendentemente dal momento in cui entrerai a far parte dell'organizzazione del matrimonio come coordinatore, dovrai occuparti dei fornitori. Presentati il prima possibile e assicurati che sappiano di dover rivolgersi a te in caso di problemi o domande.

Nei giorni che precedono il matrimonio e durante la giornata stessa, una buona comunicazione con i fornitori può fare davvero la differenza per la riuscita del grande giorno.

Creare la scaletta del matrimonio

A seconda del livello di coinvolgimento nel matrimonio, potrebbe non essere necessario che tu elabori da zero la scaletta della giornata. Potresti piuttosto contribuire alla sua realizzazione.

Organizzare le fasi finali della cartoleria nuziale

L'ultima cosa che la coppia desidera fare nelle ore che precedono il matrimonio è ritirare la cartoleria nuziale o correggerne gli errori. Ecco perché è così utile avere un coordinatore di matrimonio che possa controllare l'elenco dei materiali cartacei e assicurarsi che ogni elemento sia presente e corretto.

Altri possibili compiti del coordinatore di matrimonio

Ogni coppia è diversa e i compiti affidati a un coordinatore di matrimonio possono variare molto. Ecco alcune altre attività di cui potresti doverti occupare:

• Ritirare i documenti per il matrimonio
• Organizzare i pagamenti e le mance dei fornitori
• Ritirare tutti gli abiti necessari per la giornata
• Preparare un piano alternativo in caso di pioggia
• Preparare il kit di emergenza

Checklist del coordinatore per il giorno del matrimonio

È arrivato il grande momento! Ora non è il momento di brillare, ma di passare inosservati. Lavorerai silenziosamente dietro le quinte, organizzando i fornitori, assicurandoti che gli invitati siano felici e risolvendo ogni imprevisto (si spera non letteralmente un incendio).

Dovresti conoscere molto bene la scaletta della giornata e sentirti sicuro di essere al corrente di ogni momento previsto.

Mantenere la coppia serena e di buon umore

Lasciare il controllo di un matrimonio che si è organizzato per mesi non è facile per nessuna coppia. La mattina del matrimonio, vai a trovarli e rassicurali: tutto procede per il meglio. Saranno nervosi e forse anche un po' stressati. Ma il tuo compito è mantenere la calma e assicurarti che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno.

Gestire il programma del matrimonio

I matrimoni devono rispettare programmi piuttosto serrati e spetta a te assicurarti che anche questo lo faccia. È uno dei compiti più importanti di una checklist del coordinatore di matrimonio, perché a nessuno piace essere quello che deve far procedere la festa. Ma è proprio il tuo lavoro e dovrai controllare la scaletta con sicurezza.

Coordinare i fornitori

È una buona idea inserire ciascun fornitore del matrimonio nella tua checklist del coordinatore e spuntarlo concretamente al suo arrivo. In questo modo non dimenticherai nessuno. Se vuoi essere davvero organizzato, puoi spuntare ogni fornitore anche dopo che avrà svolto il proprio servizio. Lo stesso vale per il materiale a noleggio.

Renditi disponibile per qualsiasi problema con i fornitori e assicurati che sappiano di dover rivolgersi a te o a uno dei tuoi aiutanti quando sarà necessario effettuare un pagamento.

Guidare gli assistenti di sala

Avrai partecipato alla prova della cerimonia e annotato esattamente come entreranno gli invitati e dove dovranno accomodarsi. Alla luce di queste informazioni, spiega agli assistenti di sala quali sono i loro compiti e assicurati che guidino correttamente gli invitati.

Organizzare gli ultimi dettagli decorativi

Che si tratti di trasportare i fiori dalla cerimonia al ricevimento oppure di sistemare i segnaposto e i menu sui tavoli, spetterà a te occuparti di questi ultimi dettagli decorativi.

Supervisionare il disallestimento

Abbiamo tenuto per ultimo il compito migliore! Riordinare dopo la serata non è mai un'attività popolare, per ovvie ragioni. Ma qualcuno deve pur farlo. Non devi necessariamente sporcarti le mani, ma è importante che ci sia qualcuno sul posto per assicurarsi che tutto venga rimosso correttamente e che non sia stato dimenticato nulla.