I 10 errori che quasi tutte le coppie commettono quando creano il programma del ricevimento di nozze

• Evita questi errori nella scaletta del ricevimento di nozze
• Cosa NON fare quando crei il programma del ricevimento di nozze
• 1. Inizia il ricevimento prima di quanto pensi
• 2. Non riempire troppo il programma del ricevimento
• 3. Considera i momenti tra un momento e l’altro
• 4. Tieni sotto controllo i discorsi
• 5. I tempi cuscinetto sono indispensabili nel programma del matrimonio
• 6. Pianifica tempi di spostamento realistici
• 7. Concediti il tempo per goderti il momento
• 8. Condividi l’ordine degli eventi del ricevimento
• 9. Non prevedere le pause dei fornitori
• 10. Andare via senza un’uscita scenografica
• È il momento di creare il programma del tuo ricevimento di nozze

Cosa NON fare quando crei il programma del ricevimento di nozze

Per aiutarti a ottenere una festa dal ritmo fluido e naturale, abbiamo raccolto 10 errori che vediamo spesso commettere quando si imposta una scaletta tradizionale del ricevimento di nozze, insieme a qualche semplice strategia per evitarli.

1. Inizia il ricevimento prima di quanto pensi

Un ricevimento di nozze tradizionale che si svolge nel pomeriggio in genere inizia tra le 14:00 e le 17:00. È forte la tentazione di posticipare il ricevimento verso le 17:00 per riuscire a inserire più cose prima, ma non lo consigliamo.

Se, ad esempio, desideri un servizio fotografico di coppia e con il corteo nuziale più lungo del solito, oppure una cerimonia più estesa, sposta in avanti l’intera giornata invece di far slittare tutto il resto. Semplicemente alzati prima la mattina e utilizza quel tempo per le attività extra o prolungate.

Quando organizzi il matrimonio, devi pensare sia a voi due che ai vostri invitati. La loro esperienza non dovrebbe mai essere secondaria rispetto ai vostri desideri. Non solo perché le persone care hanno ritagliato del tempo dai loro impegni per festeggiare con voi, ma anche perché il loro divertimento influenzerà tantissimo l’atmosfera dell’evento.

Se li lasci a lungo ad aspettare dopo l’aperitivo di benvenuto perché stai ancora scattando foto, l’energia in sala potrebbe non essere quella che ti aspetti quando farete il vostro ingresso trionfale.

Concorda con il fotografo dei tempi realistici per le foto e fai in modo che gli invitati percepiscano il passaggio dalla cerimonia, all’aperitivo (con stuzzichini / finger food), fino al servizio del pasto come un flusso naturale e senza interruzioni.

2. Non riempire troppo il programma del ricevimento

In media un ricevimento di nozze dura circa 5 ore. In questo arco di tempo devono trovare spazio i discorsi, il primo ballo, il pasto, il tempo in pista, il taglio della torta e l’ultimo ballo. Senza contare il lancio del bouquet o la giarrettiera! Anche se sulla carta queste attività possono sembrare veloci, nella realtà richiedono spesso tempo per essere preparate e gestite.

Attorno a ciascun momento, gli invitati dovrebbero avere modo di chiacchierare, rilassarsi e godersi il frutto del tuo lavoro, invece di essere accompagnati di corsa da un evento all’altro.

Pensa come un wedding planner quando crei la scaletta e dai priorità ai momenti che per te contano davvero. Vuoi danze con i genitori più lunghe o momenti extra costruiti intorno al primo ballo? Oppure preferisci concedere più tempo ai discorsi del testimone e della damigella d’onore?

Non esiste una regola che dica che ogni tradizione del ricevimento debba durare lo stesso tempo. Pianifica ogni momento come ritieni più opportuno, lasciando però un po’ di respiro perché gli invitati possano vivere la festa con spontaneità.

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3. Considera i momenti tra un momento e l’altro

Pensa a come passeranno il tempo gli invitati quando non saranno in pista a ballare o a guardarvi mentre tagliate la torta. Dove e come potranno rilassarsi? Avranno a disposizione intrattenimento, qualcosa da mangiare o da bere?

Spesso le coppie costruiscono il programma del ricevimento solo attorno agli eventi principali e dimenticano i momenti intermedi. Il risultato è di solito un pubblico annoiato che aspetta solo che succeda qualcosa.

Mantieni sempre coinvolti tutti gli invitati offrendo musica e rinfreschi nei momenti più tranquilli o durante le transizioni. Ad esempio, le zone lounge sono perfette per chi desidera fare una pausa senza andare in pista o tornare a sedersi a tavola. Photobooth e piccoli intrattenitori che girano tra i tavoli aiutano a scaricare l’energia irrequieta e fanno sì che ci sia sempre qualcosa da fare.

4. Tieni sotto controllo i discorsi

Un bel discorso di matrimonio emoziona sempre. Che sia un brindisi da lacrime agli occhi o un intervento divertente, parole sentite possono unire una sala intera e dare il tono al resto del ricevimento. Al contrario, discorsi lunghi e noiosi da parte del corteo nuziale possono appesantire parecchio la serata...

Chiedi a chi parlerà di essere conciso, limitando ogni intervento a 2–3 minuti. E individua qualcuno, deciso ma gentile, incaricato di intervenire se un discorso sfora di più di un minuto.

5. I tempi cuscinetto sono indispensabili nel programma del matrimonio

Come abbiamo già accennato, qualche ritardo durante la giornata è inevitabile. Ma non per questo l’intero programma del ricevimento deve andare fuori controllo.

Il modo migliore per mantenere un buon ritmo è prevedere dove potrebbero verificarsi dei ritardi e inserire dei tempi cuscinetto nella scaletta. Ad esempio, può capitare che gli invitati non siano ancora pronti a entrare nell’atmosfera più formale del ricevimento e desiderino qualche minuto in più per godersi l’aperitivo. Aggiungendo un margine di 15/20 minuti tra aperitivo e ricevimento, permetterai loro di rilassarsi e vivere il momento, invece di sentirsi pressati.

Integrare un po’ di flessibilità nel tuo modello di programma ti aiuterà a restare nei tempi anche quando ci saranno degli imprevisti.

6. Pianifica tempi di spostamento realistici

Capita spesso che le coppie non prevedano abbastanza tempo per gli spostamenti degli invitati da un punto all’altro. Che si tratti di un breve tragitto in auto dalla cerimonia alla location del ricevimento o di una passeggiata dall’aperitivo alla cena, il giorno del matrimonio tutto può richiedere qualche minuto in più, e questo va tenuto in considerazione nel programma.

Se possibile, fai una prova di ogni spostamento che gli invitati dovranno affrontare il giorno delle nozze. In macchina o a piedi, così da capire quanto tempo serve davvero per ogni transizione. Pensa anche agli ospiti più anziani e aggiungi qualche minuto extra a ciascun tragitto se lo ritieni necessario. Fai queste prove lo stesso giorno della settimana in cui vi sposerete, così da valutare in modo realistico il traffico.

7. Concediti il tempo per goderti il momento

Molte delle nostre coppie faticano ad allontanarsi dalla festa per paura di perdersi qualcosa o perché pensano che qualcuno possa aver bisogno di loro. Ma se non ti ritagli almeno 5 minuti per prendere aria con il tuo partner, la giornata volerà via in un attimo.

Che tu scelga di prenderti un momento dopo il “first look” per prepararti mentalmente, o che preferiate uscire a metà ricevimento per un attimo solo per voi due, è fondamentale che questo tempo sia programmato. Altrimenti rischi di farti trascinare dall’euforia e dimenticare di fermarti un attimo a realizzare quanto tutto questo sia speciale.

8. Condividi l’ordine degli eventi del ricevimento

Uno dei grandi vantaggi nel creare il programma del matrimonio online con uno strumento come il nostro è la possibilità di condividerlo facilmente. Che tu voglia inviare la scaletta al catering o condividere gli orari con il padre della sposa, ti rendiamo tutto semplicissimo.

Con un clic puoi scaricare il programma finale in formato PDF o foglio di calcolo, pronto per essere inviato via email a chi desideri. Se hai bisogno di una mano per rifinire la scaletta della serata o vuoi coinvolgere il corteo nuziale nella sua organizzazione, puoi invitare persone care e professionisti all’interno del tuo progetto di matrimonio e lavorare insieme. Puoi concedere loro l’accesso completo in modifica oppure solo la possibilità di visualizzare il programma e gli altri progetti che hai creato.

Uno sguardo esterno su qualsiasi progetto di organizzazione del matrimonio riduce il rischio di errori lungo il percorso e spesso porta nuove idee. Molti dei tuoi amici e familiari si sono probabilmente già sposati e la loro esperienza può rivelarsi preziosissima.

Una volta definito il programma, con tutti gli orari confermati, è una buona idea condividerne diverse versioni con tutti i soggetti coinvolti. Ad esempio, wedding planner o coordinatore, location, fornitori e corteo nuziale dovrebbero ricevere la versione più dettagliata della scaletta, completa di numeri di telefono e indirizzi, se necessario. Una versione più snella del programma andrà invece pubblicata sul tuo sito di matrimonio per gli invitati, con solo le informazioni orarie essenziali di cui hanno bisogno.

9. Non prevedere le pause dei fornitori

Durante la fase di organizzazione, i fornitori ti parleranno quasi sicuramente delle pause di cui avranno bisogno il giorno dell’evento. Ognuno di loro dovrà mangiare, riposarsi e riprendere fiato prima di tornare al lavoro. Queste pause sono importanti e, se pianificate correttamente, non dovrebbero compromettere il programma del matrimonio.

Inserisci con attenzione le pause dei fornitori, valutando possibili sovrapposizioni o ritardi che potrebbero causare. L’ultima cosa che vuoi è scoprire, proprio mentre ti prepari per un ballo speciale o per l’uscita finale, che il DJ è in pausa. Questo può succedere se non pianifichi in modo consapevole le interruzioni di servizio di ciascun fornitore.

Quando invii ai fornitori la versione definitiva del programma del ricevimento, chiedi conferma che le pause previste siano sufficienti e che gli orari scelti non interferiscano con il loro lavoro.

10. Andare via senza un’uscita scenografica

Siete entrati al ricevimento in grande stile, avete ballato il vostro primo ballo da marito e moglie sotto i riflettori… e ora, a fine serata, uscite di nascosto dalla porta sul retro? Il vostro matrimonio merita un finale. Che sia un ultimo set di balli o una grande uscita dalla location circondati da scintille e lucine, gli ultimi minuti della festa dovrebbero essere importanti quanto i primi.

Un’uscita scenografica non solo lascia agli invitati una sensazione calda e positiva a fine ricevimento, ma aiuta anche a “incorniciare” l’album o il video del matrimonio. Dà alla vostra storia un vero inizio, una parte centrale e una conclusione. Spesso le coppie si concentrano solo sull’accumulare momenti da fotografare, dimenticando l’importanza di raccontare un filo narrativo.

Se fotografo o videomaker non sono prenotati fino alla fine del ricevimento serale, valuta di organizzare una finta uscita. Qualcosa di semplice e veloce, come un ultimo ballo o qualche scatto mentre salite sulla vostra “auto della fuga”. Un momento divertente ma facile da gestire che aiuterà a completare il vostro album.

È il momento di creare il programma del tuo ricevimento di nozze

Ora sei pronto per iniziare a costruire il tuo programma di matrimonio. E hai a disposizione uno strumento gratuito straordinario che ti aiuterà a farlo in modo semplice e veloce. In pochi istanti potrai creare la scaletta perfetta del ricevimento di nozze usando i nostri simboli intuitivi e il sistema di pianificazione pensato per farti iniziare subito, senza bisogno di esperienza.

Una volta completata la scaletta, potrai esportarla in formato foglio di calcolo o PDF, pronta per essere inviata a qualsiasi fornitore o membro del tuo team di matrimonio ne abbia bisogno.

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