I 10 errori nel programma del ricevimento che ogni coppia commette creando la timeline

• Evita questi errori nella timeline del ricevimento
• Cosa NON fare quando si crea la timeline del ricevimento
• 1. Iniziate il ricevimento prima di quanto pensiate
• 2. Non riempite eccessivamente la timeline del ricevimento
• 3. Considerate i momenti tra un momento e l'altro
• 4. Tenete sotto controllo i discorsi
• 5. I tempi cuscinetto sono indispensabili nella timeline del matrimonio
• 6. Calcolate tempi di spostamento realistici
• 7. Lasciate tempo per godervi il momento
• 8. Condividete l'ordine degli eventi del ricevimento
• 9. Non programmate le pause dei fornitori
• 10. Andarsene senza un'uscita trionfale
• È il momento di creare la vostra timeline del ricevimento

Cosa NON fare quando si crea la timeline del ricevimento

Per aiutarvi a ottenere l'atmosfera di una festa fluida e armoniosa, abbiamo raccolto 10 errori che vediamo commettere spesso alle coppie quando creano la timeline di un ricevimento tradizionale, insieme ad alcuni semplici consigli per evitarli.

1. Iniziate il ricevimento prima di quanto pensiate

Se si svolge nel pomeriggio, un ricevimento di nozze tradizionale inizia generalmente tra le 14:00 e le 17:00. Anche se può essere allettante posticiparlo e avvicinarlo alle 17:00 per riuscire a inserire qualche attività in più, non ve lo consigliamo.

Se, ad esempio, desiderate una sessione fotografica più lunga con il vostro corteo nuziale o una cerimonia più estesa, anticipate l'inizio della giornata invece di posticipare gli eventi. Alzatevi prima e usate quel tempo per le attività aggiuntive o più lunghe.

Dovreste organizzare il matrimonio pensando sia a voi sia ai vostri invitati. La loro esperienza non dovrebbe passare in secondo piano rispetto al vostro divertimento o ai vostri desideri. In fondo, i vostri cari hanno sottratto tempo ai loro impegni per festeggiare con voi e il loro modo di vivere la giornata influenzerà notevolmente anche l'atmosfera dell'occasione.

Se gli invitati restano ad aspettare dopo l'aperitivo mentre voi siete ancora impegnati con le foto di coppia e di gruppo, l'atmosfera della sala potrebbe non essere quella che vi aspettate quando farete il vostro ingresso trionfale.

Le sessioni fotografiche vanno pianificate realisticamente insieme al fotografo del matrimonio e gli invitati dovrebbero percepire come naturale il passaggio dalla cerimonia all'aperitivo (con stuzzichini e antipasti), fino al servizio della cena.

2. Non riempite eccessivamente la timeline del ricevimento

In media, un ricevimento di nozze dura solo circa 5 ore. In questo tempo devono trovare spazio i brindisi, il primo ballo, la cena, il tempo in pista, il taglio della torta e l'ultimo ballo. Per non parlare del lancio del bouquet e della giarrettiera! Anche se sulla carta queste attività non sembrano richiedere molto tempo, nella realtà preparare e realizzare questi piccoli momenti può richiedere più del previsto.

Tra un'attività e l'altra, gli invitati dovrebbero sentirsi liberi di chiacchierare, rilassarsi e godersi il risultato del vostro lavoro, invece di essere trascinati di corsa da un momento all'altro.

Quando create la timeline, ragionate come una wedding planner e date priorità ai momenti che contano per voi. Desiderate prolungare i balli con i genitori o aggiungere altri momenti intorno al primo ballo? Oppure volete lasciare più tempo al testimone dello sposo e alla testimone della sposa per i loro brindisi di presentazione?

Non esiste una regola secondo cui ogni tradizione del ricevimento debba durare lo stesso tempo. Programmate ogni momento come preferite, lasciando però una certa flessibilità affinché gli invitati possano vivere appieno la festa.

Inizia a organizzare il tuo ricevimento

3. Considerate i momenti tra un momento e l'altro

Pensate a come trascorreranno il tempo gli invitati quando non balleranno sulla musica del DJ o non vi guarderanno tagliare la torta. Dove e come potranno rilassarsi? Ci saranno intrattenimento, cibo o bevande a disposizione?

Abbiamo notato che spesso le coppie costruiscono il programma del ricevimento intorno agli eventi principali, dimenticandosi dei momenti intermedi. Questo porta spesso ad avere invitati annoiati, in attesa che accada qualcosa.

Tenete coinvolti gli invitati per tutta la durata del matrimonio offrendo musica e rinfreschi nei momenti più tranquilli o durante i passaggi tra un'attività e l'altra. Ad esempio, le aree lounge sono perfette per rilassarsi quando non si ha voglia di andare in pista o di restare seduti al tavolo. Anche i photobooth e gli animatori che si muovono nella sala aiutano a scaricare l'energia eccessiva e assicurano che ci sia sempre qualcosa da fare.

4. Tenete sotto controllo i discorsi

A tutti piace un bel discorso di nozze. Che sia un brindisi capace di commuovere o un discorso ironico e pungente, le parole pensate con cura possono riunire una sala piena di persone e dare il tono al resto del ricevimento. D'altra parte, brindisi interminabili e noiosi da parte del corteo nuziale possono davvero rallentare la festa...

Assicuratevi che i membri del corteo nuziale siano concisi, limitando ogni intervento a 2-3 minuti. È utile anche avere a disposizione qualcuno di coraggioso e gentile che li interrompa se superano il tempo di oltre un minuto circa.

5. I tempi cuscinetto sono indispensabili nella timeline del matrimonio

Come abbiamo detto, i ritardi durante il vostro giorno speciale sono inevitabili. Ma non devono per forza mandare completamente all'aria il programma del ricevimento.

Il modo migliore che abbiamo trovato per mantenere un buon ritmo degli eventi è prevedere quando potrebbero verificarsi dei ritardi e aggiungere semplicemente un tempo cuscinetto al programma. A volte, ad esempio, gli invitati non sono ancora pronti a entrare nel clima formale del ricevimento e desiderano godersi i cocktail ancora per qualche minuto. Inserendo un intervallo di 15/20 minuti tra l'aperitivo e il ricevimento, permetterete loro di rilassarsi e godersi il momento invece di sentirsi messi di fretta.

Inserire una certa flessibilità nel modello della timeline vi aiuterà a rispettare il programma anche quando si verificano dei ritardi.

6. Calcolate tempi di spostamento realistici

Abbiamo notato che spesso le coppie non lasciano agli invitati abbastanza tempo per spostarsi da un punto all'altro. Che si tratti di un breve tragitto in auto dalla cerimonia alla location del ricevimento o di una passeggiata dall'aperitivo alla cena, durante il grande giorno gli spostamenti possono richiedere più tempo del previsto ed è importante tenerne conto nel programma.

Se possibile, fate una prova di ogni spostamento che gli invitati dovranno compiere il giorno del matrimonio. In auto o a piedi, vi aiuterà a capire quanto tempo serve per ogni passaggio. Considerate anche i membri più anziani del corteo nuziale e aggiungete qualche minuto a ogni tragitto, se lo ritenete necessario. Fate le prove nello stesso giorno della settimana in cui vi sposerete, così da valutare con maggiore precisione il traffico.

7. Lasciate tempo per godervi il momento

Molte delle nostre coppie in passato hanno fatto fatica ad allontanarsi dalla festa per paura di perdersi qualcosa o perché temevano che qualcuno avesse bisogno di loro. Ma se non vi concedete 5 minuti per prendere una boccata d'aria insieme, la giornata volerà via in un attimo!

Che scegliate di fermarvi dopo il primo sguardo per prepararvi mentalmente alla giornata o di uscire dal ricevimento per un momento privato insieme, è fondamentale programmare del tempo per voi. Altrimenti verrete travolti dall'entusiasmo e dimenticherete di assaporare quanto sia speciale tutto questo.

8. Condividete l'ordine degli eventi del ricevimento

Uno dei grandi vantaggi di creare online il programma del matrimonio con uno strumento come il nostro è poter condividere facilmente il proprio lavoro. Che vogliate inviare il programma al catering o condividere gli orari con il padre della sposa, lo rendiamo davvero semplicissimo.

Con un semplice clic potete scaricare il programma completato in formato PDF o foglio di calcolo, pronto per essere inviato via email a chiunque ne abbia bisogno. Se vi serve una mano per perfezionare il ricevimento serale o volete coinvolgere il corteo nuziale nell'organizzazione, potete invitare amici, familiari e professionisti nel vostro progetto di matrimonio e lavorare insieme a loro. Potete concedere loro l'accesso completo alla modifica oppure soltanto la possibilità di visualizzare il vostro programma e gli altri progetti che avete creato.

Un nuovo punto di vista su qualsiasi progetto di organizzazione del matrimonio riduce ulteriormente il rischio di errori in seguito e può spesso ispirare nuove idee! Dopotutto, è probabile che alcuni dei vostri amici e familiari si siano già sposati e la loro esperienza potrebbe rivelarsi preziosa.

Una volta completato il programma e confermati tutti gli orari, è consigliabile condividere versioni diverse con tutte le persone coinvolte. Il wedding planner o coordinatore, la location, i fornitori e il corteo nuziale dovrebbero ricevere la versione più dettagliata della timeline, completa di numeri di telefono e indirizzi, se necessario. Una versione semplificata del programma dovrebbe invece essere pubblicata sul vostro sito web del matrimonio per gli invitati, includendo solo gli orari principali di cui hanno bisogno.

9. Non programmate le pause dei fornitori

Durante la fase di organizzazione, probabilmente i vostri fornitori vi parleranno delle pause di cui avranno bisogno quel giorno. Ognuno di loro dovrà mangiare, riposarsi e riprendere fiato prima di tornare alla festa! Queste pause sono importanti e, se programmate correttamente, non dovrebbero influire sul programma del matrimonio.

Programmate con attenzione le pause dei fornitori, tenendo conto di eventuali sovrapposizioni o ritardi che potrebbero causare. L'ultima cosa che vi serve, mentre vi preparate a eseguire un ballo speciale o a fare la vostra uscita trionfale, è scoprire che il DJ è in pausa! Ma può succedere se non pianificate con attenzione le pause di servizio di ogni fornitore.

Quando inviate ai fornitori la timeline definitiva del ricevimento, confermate che le pause assegnate siano sufficienti e che i relativi orari non interferiscano con il loro lavoro.

10. Andarsene senza un'uscita trionfale

Avete fatto il vostro ingresso al ricevimento in grande stile e avete eseguito il primo ballo da marito e moglie sotto i riflettori. E ora, alla fine della serata, pensate davvero di sgattaiolare fuori dalla porta sul retro!? Il vostro matrimonio merita un finale. Che sia un ultimo ballo o un'uscita trionfale dalla location tra gli invitati con le stelline scintillanti, gli ultimi momenti della festa dovrebbero essere considerati importanti quanto i primi.

Un'uscita trionfale non lascia soltanto agli invitati una sensazione calorosa alla fine del ricevimento, ma aiuta anche a chiudere idealmente l'album fotografico o il video del matrimonio, dando alla vostra storia un vero inizio, uno svolgimento e una conclusione. Abbiamo notato che le coppie spesso dimenticano questo aspetto, concentrate più sulla cattura dei singoli momenti che sul racconto di una storia.

Se il fotografo o videomaker del matrimonio non è stato ingaggiato fino alla fine del ricevimento serale, valutate la possibilità di organizzare un'uscita finta. Qualcosa di semplice e non troppo lungo, come un ultimo ballo o magari qualche foto mentre salite sulla vostra auto per la partenza. Un momento divertente ma facile da realizzare, che aiuterà a completare il vostro album fotografico.

È il momento di creare la vostra timeline del ricevimento

Pensiamo che siate pronti a creare il vostro programma del matrimonio! E abbiamo uno straordinario strumento gratuito che vi aiuterà a farlo in modo semplice e veloce. In pochi istanti creerete la timeline perfetta per il ricevimento, utilizzando i nostri simboli intuitivi e il sistema di pianificazione. È pensato per permettervi di iniziare subito, senza bisogno di alcuna esperienza.

Una volta completato, il programma può essere esportato in formato foglio di calcolo o PDF, pronto per qualsiasi fornitore o membro del vostro team ne abbia bisogno.

Iniziate oggi a creare il vostro programma del ricevimento di nozze e scoprite quanto è semplice il processo con il nostro strumento gratuito.