Consigli per il programma del giorno del matrimonio: i dettagli della timeline che tutti dimenticano

• Temi di aver dimenticato qualcosa nella timeline del matrimonio? Continua a leggere!
• Non commettere questi errori comuni di timeline quando organizzi il matrimonio
• Non prevedere un margine per trucco e parrucco
• Considera i momenti carichi di emozione
• Il coordinamento dei fornitori è fondamentale
• Una cerimonia di matrimonio ha tantissime parti in movimento
• Le cerimonie di matrimonio iniziano raramente in orario
• Coordina l’aperitivo
• Una pianificazione attenta degli spostamenti fa scorrere meglio il grande giorno
• Incontratevi in anticipo per i momenti di gruppo
• Ritaglia momenti solo per gli sposi
• Come verranno intrattenuti i bambini?
• La vostra uscita è importante quanto il vostro ingresso
• Pronto a creare una timeline del giorno del matrimonio senza stress?

Non commettere questi errori comuni di timeline quando organizzi il matrimonio

Assicurati che, dal momento in cui gli invitati arrivano, la loro esperienza sia fluida e piacevole, evitando questi errori di pianificazione del matrimonio che le coppie commettono più spesso.

Non prevedere un margine per trucco e parrucco

Farsi truccare e pettinare il giorno del matrimonio non è come prepararsi in una mattina qualsiasi, come puoi immaginare! Proprio per questo è difficile valutare davvero quanto tempo richiederà il processo. Il tuo team beauty potrà ovviamente darti un parere professionale basato sull’esperienza. Ma il giorno stesso, nessuno può sapere con certezza quanto ci vorrà per completare ogni look per te e per le tue damigelle.

Anche i preparativi della mattina del matrimonio sono momenti da vivere con calma, non da fare di corsa! Tu e il tuo entourage non avrete più occasione di condividere un’esperienza così. Tienine conto quando costruisci il programma del matrimonio e assicurati che ci sia tempo sufficiente perché ognuna di voi possa prepararsi e divertirsi insieme.

Aggiungi almeno 30 minuti in più rispetto al tempo totale consigliato per i preparativi: ti aiuterà a rilassarti e a coprire eventuali imprevisti.

Considera i momenti carichi di emozione

I matrimoni sono eventi intensi, sia per la coppia che si sposa sia per le persone a loro più vicine. Ci saranno momenti della giornata in cui sarà impossibile trattenere le emozioni. Può essere il first look, il primo ballo, oppure il momento in cui vi vedete per la prima volta mentre percorri la navata. Secondo noi, se vuoi piangere a dirotto in questi o in altri istanti del grande giorno, devi sentirti libero di farlo! Senza la paura che le lacrime possano causare ritardi nel programma.

Probabilmente puoi già intuire quali saranno i momenti più commoventi del tuo matrimonio, quindi inseriscili nella timeline. Cinque minuti extra qua e là possono davvero aiutarti a vivere pienamente ogni emozione.

Il coordinamento dei fornitori è fondamentale

Per esperienza, una parte cruciale del lavoro di un wedding planner è coordinare i vari fornitori coinvolti, in modo che lavorino in perfetta armonia. Se hai la fortuna di collaborare con un event planner professionista o un coordinatore interno della location, saranno loro a occuparsi delle comunicazioni con i fornitori per tuo conto. Se invece non hai nessuno che se ne occupi, dovrai confermare tu gli orari di arrivo con tutti i fornitori e assicurarti che le loro tempistiche siano allineate.

Gli orari di arrivo di ogni fornitore dovrebbero essere inseriti nel programma del giorno del matrimonio e poi condivisi con tutti gli interessati. Uno dei vantaggi di creare il tuo programma con il nostro builder è che puoi generare versioni diverse della stessa timeline, con livelli di dettaglio differenti. Ideale se sai che location, fornitori e voi sposi avete bisogno di orari precisi e di descrizioni per ogni singolo momento in programma. Mentre al vostro entourage basterà conoscere gli orari di inizio delle parti principali della giornata, come l’aperitivo o la cerimonia.

Il nostro modello gratuito di timeline del giorno del matrimonio può anche essere scaricato all’istante in formato PDF o foglio di calcolo, pronto per essere inviato a chiunque ne abbia bisogno.

Una cerimonia di matrimonio ha tantissime parti in movimento

Le cerimonie di nozze tradizionali assomigliano a una coreografia, con molti protagonisti e “registi” dietro le quinte. E proprio come uno spettacolo teatrale professionale, richiedono molta preparazione e comunicazione per assicurarsi che tutto scorra senza intoppi. A prescindere da quanto semplice sia la vostra cerimonia.

Durante le prove, ovviamente, ripasserete i vari passaggi e momenti della cerimonia. Proverete da dove entrerete tu e il tuo entourage, dove vi disporrete e come uscirete. Ma prima di questo, è importante lavorare anche con la band o il DJ per coordinare quali brani dovranno essere suonati e quando. E se desideri inserire rituali particolari all’interno della cerimonia, parlane con largo anticipo con l’officiante, così che possano essere provati durante la prova generale.

Se stai organizzando un matrimonio in chiesa, il fotografo potrebbe avere delle limitazioni e poter lavorare solo da alcune aree. Verifica con il team di organizzazione le regole specifiche della chiesa e comunicale al fotografo per tempo, così da evitare qualsiasi tensione o incomprensione il giorno del matrimonio.

Le cerimonie di matrimonio iniziano raramente in orario

L’orario effettivo di inizio della cerimonia e quello che comunichi agli invitati dovrebbero essere diversi. I tuoi cari dovrebbero pensare che la cerimonia inizi circa 15 minuti prima dell’orario reale. Ci saranno sempre ritardatari e piccoli intoppi. Questi ritardi non saranno un problema se avrai previsto un adeguato margine di tempo nell’evento.

Coordina l’aperitivo

Durante l’aperitivo gli invitati dovrebbero sentirsi liberi di chiacchierare e ritrovarsi. Ma questo non significa limitarsi a offrire un bar e lasciarli lì. Pensa invece a quale tipo di intrattenimento potrebbe aiutare a dare il via alla festa. Che musica apprezzerebbero i tuoi ospiti? Che atmosfera si adatta meglio alla location?

Se durante l’aperitivo vi allontanerete per le foto di coppia, è una buona idea lasciare presente una persona di fiducia, o un piccolo gruppo di familiari. In questo modo sai che c’è qualcuno che si occupa di coinvolgere gli altri, soprattutto se alcuni invitati arrivano da soli e potrebbero faticare a inserirsi.

Avere qualcuno durante l’aperitivo pronto a presentare gli ospiti che non conoscono nessuno agli altri renderà l’esperienza più piacevole per tutti.

Una pianificazione attenta degli spostamenti fa scorrere meglio il grande giorno

Anche i matrimoni che si svolgono in un’unica location richiedono spesso piccoli spostamenti tra spazi diversi. Che si tratti di una breve passeggiata o di qualche minuto su una golf car. Se festeggi tutto nello stesso luogo, valuta quanto tempo impiegherà ogni invitato a percorrere questi tragitti. Una camminata di 5 minuti per te potrebbe richiedere più tempo per alcuni membri della famiglia, in particolare gli ospiti più anziani o chi ha bambini piccoli.

Se invece utilizzi due location diverse nel giorno del matrimonio, è importante chiedere agli invitati, all’interno della tua richiesta di conferma di partecipazione, se hanno bisogno di un servizio di trasporto o di assistenza per gli spostamenti. Così non ci saranno sorprese il giorno stesso e tutti arriveranno puntuali in ogni luogo.

Ti consigliamo anche di controllare il traffico medio da e verso la location nel giorno in cui vi sposerete. Nel weekend il traffico può essere intenso nelle ore di punta, soprattutto vicino alle zone turistiche. Se vivi vicino al luogo del matrimonio, fai una prova del percorso nello stesso giorno della settimana in cui vi sposerete. Ti aiuterà a individuare eventuali criticità e a capire quanto durerà davvero il tragitto.

Incontratevi in anticipo per i momenti di gruppo

C’è sempre quel parente che sparisce proprio un attimo prima della foto di famiglia di gruppo… Mettere insieme più persone in un momento preciso non è mai semplice e, se non viene programmato con attenzione, può causare ritardi a tutta la timeline.

Quando organizzi qualsiasi attività di gruppo, ti consigliamo di fissare un orario in cui tutti dovranno trovarsi qualche minuto prima. Ad esempio, chiedi alle damigelle di essere pronte e riunite 5 minuti prima del loro ingresso trionfale al ricevimento. Questo tipo di margine aiuta a evitare che piccoli ritardi compromettano la timeline complessiva del ricevimento di nozze.

Ritaglia momenti solo per gli sposi

Scommettiamo che amici e parenti già sposati ti avranno raccontato di quanto velocemente sia volato il giorno delle loro nozze. Un momento stanno chiacchierando con la truccatrice alle 7 del mattino, quello dopo stanno facendo selfie in pista da ballo! Un matrimonio tipico è un turbinio di emozioni ed è fin troppo facile che l’intera esperienza scorra via senza che tu e il tuo partner riusciate davvero a fermarvi un attimo.

Inserisci nella timeline del giorno del matrimonio dei momenti pensati solo per voi due. Magari potete fare una passeggiata insieme dopo il first look, oppure ritagliarvi qualche minuto subito dopo il taglio della torta. Fidati: ripensando alla giornata, apprezzerai moltissimo questo spazio per fermarti e assaporare il momento.

Come verranno intrattenuti i bambini?

Adoriamo i matrimoni pieni di bambini: portano un’energia speciale alla festa. Ma è innegabile che possano essere impegnativi da gestire. Per questo è importante prevedere tempi e spazi dedicati proprio a loro durante il matrimonio.

Abbiamo visto che dedicare alcune parti del giorno del matrimonio esclusivamente agli adulti, facendo seguire i bambini in un’area separata, aiuta tutti a godersi di più la giornata. I grandi si concedono una pausa dal ruolo di genitori per qualche ora e possono rilassarsi davvero. Nel frattempo i più piccoli scaricano un po’ di energia in uno spazio adatto a loro, seguiti da qualcuno esterno al gruppo degli invitati.

L’ampiezza dell’area giochi e il numero di babysitter professioniste da coinvolgere dipenderanno da quanti bambini parteciperanno al matrimonio. Ecco perché ti suggeriamo di chiedere ai tuoi invitati, tramite una conferma di partecipazione online, se porteranno i figli, prima di inviare le partecipazioni di nozze. Ti aiuterà a capire quanti piccoli ospiti avrai.

La vostra uscita è importante quanto il vostro ingresso

Spesso vediamo le coppie mettere anima e cuore nella preparazione dell’ingresso perfetto. Pianificano con cura il primo ballo, provano coreografie con testimone, amici e damigelle, decidono esattamente da dove il fotografo scatterà. Ma quando si tratta dell’uscita finale, spesso non c’è un vero piano fino all’ultimo minuto. Ed è un peccato, perché l’uscita rappresenta la conclusione del racconto fotografico del vostro matrimonio.

Senza un’uscita di scena pensata con cura, l’album di nozze rischia di mancare di una vera narrazione. Sembrerà più una raccolta di foto scollegate che una storia con un inizio, uno svolgimento e una fine.

Per valorizzare al meglio il gran finale della vostra festa, ti consigliamo di lavorare con il coordinatore o con il fotografo per scegliere il momento e il luogo perfetti per l’uscita. Annunciate che state per andare via circa 15 minuti prima, così invitati e fotografo avranno il tempo di posizionarsi e di prendere in mano le loro stelline scintillanti!

È quasi scontato dirlo, ma se dopo i saluti lascerete davvero la location, assicuratevi che il trasporto sia organizzato e che l’autista sappia esattamente dove venirvi a prendere. Così eviterete ritardi inutili e magari un po’ imbarazzanti…

Inizia a creare il tuo programma

Pronto a creare una timeline del giorno del matrimonio senza stress?

Ora che conosci i dettagli che le coppie dimenticano più spesso, è il momento perfetto per iniziare a pianificare il tuo programma del matrimonio! Una vera e propria mappa del tuo giorno ideale, semplicissima da creare, facile da leggere e condivisibile in vari formati.

Troverai la nostra app per la timeline all’interno della suite di strumenti gratuiti per l’organizzazione del matrimonio di Wedding Planning Assistant. Insieme al builder per il sito web di matrimonio, al creatore del tableau de mariage e a molte altre applicazioni per eventi davvero utili. Tutto senza bisogno di esperienza, abbonamenti o impegni.

Il nostro itinerary builder è uno strumento perfetto da cui iniziare il tuo percorso di organizzazione, perché le tempistiche degli eventi, dalla cerimonia al ricevimento, guideranno molte delle decisioni che prenderai in seguito. Per aiutarti a partire, nell’app trovi già un esempio di timeline del giorno del matrimonio, così puoi farti un’idea degli eventi da inserire, come il first look, il taglio della torta o l’orario di arrivo del team trucco e parrucco.

Scopri oggi stesso quanto è semplice utilizzare il nostro builder gratuito del programma del giorno del matrimonio e assicurati un percorso verso la cerimonia il più sereno possibile!