Pianificate l'itinerario del vostro matrimonio di destinazione con i nostri consigli e campioni di esperti

• Siete pronti a organizzare il vostro matrimonio di destinazione?
• I vantaggi di un itinerario di matrimonio di destinazione
• Organizzazione chiara fin dall'inizio
• Coordinamento fornitori
• Chiarezza per gli ospiti
• Consigli degli esperti su come pianificare l'itinerario perfetto per un matrimonio di destinazione
• Viaggio e alloggio devono essere una priorità
• Lasciate che gli ospiti si rilassino
• Incorporare la cultura locale
• Dare molta importanza alla cena di prova
• Non dimenticate il piano B
• Mescolare l'atmosfera degli eventi
• Date agli ospiti la possibilità di accedere all'itinerario del vostro matrimonio
• Pianificate il vostro programma fino al minuto (ish)
• Utilizzate l'RSVP online o il sito web del vostro matrimonio per ottenere informazioni sugli ospiti
• Esempio di itinerario per un matrimonio di destinazione
• Giorno 1 - Arrivo degli invitati al matrimonio di destinazione
• Giorno 2 - Cena di prova e giornata libera per gli ospiti
• Giorno 3 - Cerimonia e ricevimento di nozze
• Giorno 4 - Pasto d'addio
• Organizzate il vostro matrimonio di destinazione come un professionista

I vantaggi di un itinerario di matrimonio di destinazione

Oltre al ritmo, ci sono molti motivi per cui è essenziale pianificare una tempistica per il vostro matrimonio all'estero. Soprattutto se state assumendo il ruolo di coordinatore del matrimonio. Si tratta infatti di un lavoro che coinvolge innumerevoli parti in movimento e che, se non si sta attenti, può diventare rapidamente complicato.

A nostro avviso, il modo migliore per evitare la confusione nell'organizzazione del matrimonio è quello di tracciare per tempo l'itinerario del matrimonio e modificarlo man mano che ci si avvicina al grande giorno.

Ecco come un ottimo itinerario può migliorare la vostra esperienza di pianificazione e creare un'esperienza per i vostri ospiti che durerà tutta la vita.

Organizzazione chiara fin dall'inizio

Riteniamo che un ottimo itinerario sia la spina dorsale di un matrimonio ben pianificato e che debba essere creato non appena la cerimonia e il ricevimento sono stati confermati. Questi due punti fissi costituiscono un'ancora per il resto del programma del matrimonio.

I matrimoni di destinazione non sono diversi, sono solo più lunghi. In ogni giorno del vostro matrimonio all'estero si svolgerà almeno un evento importante, che può essere utilizzato per programmare altri eventi.

Coordinamento fornitori

Come abbiamo detto, i matrimoni richiedono la collaborazione di numerose persone per essere portati a termine. Questo è particolarmente vero per i matrimoni di destinazione di più giorni, in quanto le coppie hanno bisogno di un maggior numero di fornitori, per un periodo di tempo più lungo rispetto alle celebrazioni locali. Inoltre, è insolito che le coppie incontrino di persona i fornitori ingaggiati prima di arrivare a destinazione. Spesso, quindi, le coppie non hanno la possibilità di valutare come vogliono che sia il flusso degli eventi.

Create un itinerario dettagliato per il weekend di nozze e i vostri fornitori sapranno come volete che sia ogni giorno. E capiranno il loro ruolo all'interno della timeline. Il che aiuta a far sì che gli eventi si svolgano senza intoppi, evitando ritardi.

Chiarezza per gli ospiti

Un itinerario per il weekend del matrimonio di destinazione è anche uno strumento estremamente utile per gli ospiti, che dà fiducia nel periodo precedente l'evento. Abbiamo constatato che, per esperienza, un sito web aggiornato sul matrimonio con un itinerario riduce notevolmente il numero di volte in cui gli ospiti devono contattare la coppia di sposi. Perché tutti sanno già dove devono essere, quando devono essere lì e dove andranno dopo. Eliminando molte (non tutte) le cause di contatto.

Consigli degli esperti su come pianificare l'itinerario perfetto per un matrimonio di destinazione

Garantite ai vostri ospiti un'esperienza rilassata e indimenticabile durante il vostro matrimonio all'estero, con i nostri consigli essenziali sulla tempistica.

Crea il tuo itinerario di nozze all'estero

Viaggio e alloggio devono essere una priorità

Gli ospiti devono sapere che è stato prenotato un alloggio per loro e che è stato organizzato il trasporto per raggiungerli. Può essere piuttosto inquietante lasciare i piani di viaggio nelle mani di qualcun altro, che siate viaggiatori esperti o meno. Per questo motivo dovreste fornire quanti più dettagli possibili per assicurare a tutti che tutto sia a posto.

Includere informazioni su;

• voli da e per la vostra destinazione
• trasporto all'hotel e ritorno all'aeroporto/stazione ferroviaria
• orari di check-in per l'hotel
• informazioni sull'hotel
• trasporto da e per determinati eventi

Lasciate che gli ospiti si rilassino

Si è tentati di tenere tutto il gruppo insieme e di organizzare ogni giorno grandi attività per tutti. Ma i vostri amici e familiari avranno bisogno di tempo per rilassarsi da soli, liberi da eventi programmati. Soprattutto il giorno del loro arrivo.

Se gli ospiti non viaggiano lontano, è bene organizzare una cena di benvenuto e un drink, per dare a tutti la possibilità di entrare in contatto. Ma mantenete le cose informali e facoltative. Non tutti avranno voglia di socializzare subito.

Nei giorni che orbitano intorno al giorno del matrimonio, cercate di bilanciare le attività programmate con il tempo libero. Gli invitati meritano un momento per rilassarsi e sentirsi un po' in vacanza.

Incorporare la cultura locale

Il bello dei matrimoni di destinazione non è solo il clima più caldo, ma anche la possibilità di esplorare un luogo esotico. Naturalmente, non tutte le coppie vogliono immergersi nella cultura locale durante il loro matrimonio. Molti vogliono semplicemente rilassarsi, fare festa e abbracciare le vibrazioni all-inclusive! Ma se voi e i vostri ospiti preferite uscire e vedere cose nuove, è una buona idea programmare con cura alcune escursioni.

Fate una ricerca approfondita sull'area locale e cercate di capire dove i gruppi più numerosi possono recarsi insieme. Quindi prenotate tutto in anticipo per evitare incertezze o delusioni il giorno stesso. Se non potete o non volete lasciare il resort in cui vi trovate, cercate di inserire nel vostro itinerario la cucina e l'intrattenimento locali.

Dare molta importanza alla cena di prova

Ci è sempre piaciuto partecipare alle cene di prova all'estero, perché le sentiamo un po' più intime ed esclusive rispetto al nostro Paese. Celebrate questa sensazione unica durante il vostro matrimonio di destinazione e prenotate qualcosa di speciale per il vostro gruppo. Che si tratti di un pasto di lusso all'interno del vostro resort all-inclusive o di un ristorante carino con vista sulla spiaggia. Cercate di pianificare qualcosa che i vostri cari guarderanno con tanto affetto quanto il grande giorno stesso.

Non dimenticate il piano B

Anche nelle destinazioni più calde, in piena estate, piove. E c'è poco da fare, a parte un piano di emergenza. Un piano di riserva nel caso in cui non possiate organizzare l'aperitivo sulla spiaggia o il brunch d'addio sulla veranda. Non è necessario che condividiate i vostri piani con gli ospiti, ma assicuratevi che ci sia un posto disponibile se dovete spostarvi all'interno o al coperto. Ci ringrazierete in seguito se dovesse accadere il peggio!

Mescolare l'atmosfera degli eventi

È improbabile che tutti gli invitati al vostro matrimonio siano dei folli cercatori di emozioni, sempre alla ricerca della prossima avventura. È più comune che amino l'equilibrio, soprattutto in vacanza. Parlando per esperienza, un tuffo rilassante in piscina o un massaggio professionale sono molto più piacevoli se guadagnati. Magari dopo un'escursione, un po' di snorkeling o un corso di cucina.

D'altra parte, se avete selezionato ospiti che amano le feste o che amano le attività avventurose, assicuratevi di riempire il vostro programma di emozioni senza sosta. E lasciateci a bordo piscina!

Date agli ospiti la possibilità di accedere all'itinerario del vostro matrimonio

Non ha senso organizzare cene in cravatta nera o esperienze di viaggio emozionanti, se i vostri ospiti non hanno avuto la possibilità di fare i bagagli in modo appropriato. Chiarite quale sarà il codice di abbigliamento per gli eventi specifici e suggerite un abbigliamento per le attività non formali. Date agli invitati la possibilità di accedere a tutte queste informazioni tramite il sito web del vostro matrimonio, non appena saranno confermate.

I vostri ospiti avranno bisogno di tempo per mettere insieme i vari abiti per ogni occasione, soprattutto se alcuni dei vostri eventi principali sono particolarmente formali o, al contrario, avventurosi!

Pianificate il vostro programma fino al minuto (ish)

Calcolare quanto tempo impiegherete entrambi per andare dalla vostra suite al luogo del primo sguardo può sembrare un po' eccessivo. Ma è proprio questo tipo di lungimiranza che renderà le cose più facili il giorno stesso. Dettagliare esattamente la durata di ogni attività e il tempo necessario per andare da A a B vi aiuterà a non perdere il filo del discorso.

Assicuratevi di aggiungere 5-10 minuti di margine nel vostro itinerario per tenere conto di eventuali ritardi e ridurre lo stress generale. Consigliamo inoltre di affidare il vostro programma a un membro fidato della vostra festa di nozze o a un coordinatore, chiedendo loro di tenere sotto controllo i tempi. Non siate la sposa che ha un programma in mano per tutto il weekend!

Utilizzate l'RSVP online o il sito web del vostro matrimonio per ottenere informazioni sugli ospiti

Non ha molto senso dedicare tempo alla ricerca, all'organizzazione e al pagamento di attività speciali nei giorni precedenti il matrimonio, se gli ospiti non sono interessati. Forse l'unica cosa che vogliono fare durante il loro soggiorno è rilassarsi nella spa? Ma forse lo troveranno noioso! Invece di aspettare di scoprirlo al loro arrivo, perché non sondare la loro opinione molto prima attraverso il vostro sito web RSVP.

Potreste chiedere agli ospiti di rispondere sì o no a determinate attività, in modo da avere un'idea della popolarità o meno di certe escursioni. Magari suggerite argomenti generali, come gite, escursioni o qualcosa di più faticoso, accanto a imprese più rilassanti. Solo per avere un'idea di quale sia l'atmosfera del gruppo.

Esempio di itinerario per un matrimonio di destinazione

Ora che avete un'idea di come organizzare al meglio l'itinerario del vostro matrimonio di destinazione, vediamo come potrebbe essere il vostro! Ricordate che questa tabella di marcia è solo un esempio ed è programmata su 4 giorni. Il vostro matrimonio all'estero potrebbe essere più lungo o più breve e includere diversi eventi principali.

Se vi sposate all'aperto, in un paese caldo, potreste aver bisogno di programmare la cerimonia prima o dopo, in modo da non uscire durante la parte più calda della giornata. Il nostro esempio dovrebbe darvi un'idea di come iniziare.

Giorno 1 - Arrivo degli invitati al matrimonio di destinazione

Mattina

Gli ospiti arrivano all'hotel con un mezzo di trasporto prenotato dall'aeroporto.

Pomeriggio

Borse di benvenuto e brunch con gli ospiti.

Sera

Festa di benvenuto informale per tutti gli ospiti nell'hotel o in un bar nelle vicinanze.

Giorno 2 - Cena di prova e giornata libera per gli ospiti

Mattina

Organizzare un'attività per gli ospiti e offrire un'alternativa a chi vuole rilassarsi.

Pomeriggio

Tempo libero per gli ospiti con raccomandazioni

Sera

Cena di prova in un ristorante locale, seguita da un cocktail con gli ospiti non coinvolti nella cena.

Giorno 3 - Cerimonia e ricevimento di nozze

Mattina

Colazione con gli sposi - 8.00 - 9.00

Preparativi per la festa di nozze - 9.00-12.00

Arrivo del fotografo di matrimonio - 10:30

Primo sguardo, ritratti e foto di matrimonio con la famiglia - 12:00-12:45

Pomeriggio/sera

Cerimonia di nozze - 14:00-14:30

Ora del cocktail - 14:30-15:30

Ricevimento - 16:00 - 22:00

After Party - dalle 22.00 fino alla chiusura!

Giorno 4 - Pasto d'addio

Mattina

Brunch d'addio - 10.00-12.00 - Organizzare un pasto informale per gli ospiti che non viaggiano presto.

Pomeriggio

Assicuratevi che ci sia un trasporto organizzato per portare tutti all'aeroporto se non viaggiate con loro. Se rimanete, vi auguro una splendida luna di miele!

L'itinerario del matrimonio di destinazione di cui sopra è distribuito su 4 giorni, che è lo standard per questo tipo di matrimonio di un lungo fine settimana. Ciò significa che i vostri ospiti dovranno prendersi solo due giorni di pausa dal lavoro. Idealmente, però, suggeriremmo di valutare pacchetti di matrimonio di destinazione di 5 giorni, perché avere quel giorno in più aiuta gli ospiti a rilassarsi durante la celebrazione. Sapendo che dopo il matrimonio potranno godersi qualche trattamento termale o fare qualche attività divertente, piuttosto che prendere un volo...! Non tutti gli invitati potranno impegnarsi per 5 giorni, ma l'opzione sarà sicuramente apprezzata.

Organizzate il vostro matrimonio di destinazione come un professionista

Organizzare una cerimonia e un ricevimento di nozze all'estero è un compito arduo, ma abbiamo uno strumento gratuito che lo renderà più facile! Il nostro strumento per l'itinerario degli eventi vi aiuterà a programmare ogni giorno del vostro matrimonio con il livello di dettaglio che preferite. Sia che vogliate pianificare l'esperienza degli ospiti minuto per minuto, sia che vogliate più che altro una guida generale all'atmosfera, la nostra timeline facile da usare può far sì che ciò accada.

Il nostro itinerario per eventi può essere rapidamente personalizzato per adattarsi a un programma in continua evoluzione, mentre il design semplice rende facile per tutti vedere quando certi eventi dovrebbero accadere. Inoltre, la timeline completata può essere esportata istantaneamente in formato PDF o foglio di calcolo, pronta per essere stampata e affissa alla parete o inserita nel vostro planner per eventi - come un professionista!