Bruiloft 
Checklist coördinator

Wat is een huwelijkscoördinator?

We moeten beginnen met de olifant in de kamer aan te pakken. Een trouwcoördinator is niet hetzelfde als een planner, het zijn twee totaal verschillende rollen. In feite plannen coördinatoren zelden iets, ze coördineren alleen wat al gepland is.

Over het algemeen wordt het werk van een coördinator gedaan op de dag van, of in de dagen voorafgaand aan de bruiloft. Een tijd waarin alles een beetje gek kan worden en je eigenlijk gewoon iemand buiten het bruidspaar nodig hebt die goed is in het metaforisch draaien van meerdere borden. Inchecken bij leveranciers, achter leveringen aanzitten en de tijdlijn van de bruiloft in de gaten houden.

Voel je je voorbereid op deze klus? Laten we eens kijken wat je op de checklist voor je trouwcoördinator moet hebben staan.

Checklist huwelijkscoördinator

We hebben deze checklist opgedeeld in verschillende secties om je beter te laten zien wat er wanneer moet gebeuren. Je bent er misschien alleen op de dag zelf bij betrokken, maar het is handig om te zien wat een trouwcoördinator in de dagen ervoor op zijn checklist zou kunnen hebben staan.

Ontwerp je persoonlijke checklist

Chase RSVP's

Elk koppel krijgt te maken met late RSVP's, het is onvermijdelijk. Bellen en smeken om een antwoord van je dierbaren is nooit een leuke taak. Daarom is het vaak een zegen om deze taak op de schouders van iemand anders te leggen.

Hulp met tafelschikking

Met behulp van een online wedding seating chart tool, zoals de onze, wordt deze coördinator-checklist een fluitje van een cent. Samenwerken, waar ter wereld je ook bent, en het gefrustreerde bruidspaar helpen met het plaatsen van die laatste paar gasten kan echt een lonende ervaring zijn.

Bevestigen en inchecken bij leveranciers

Het maakt niet uit op welk punt je als coördinator aan de bruiloft begint, er wordt van je verwacht dat je met verkopers omgaat. Stel jezelf zo vroeg mogelijk in het proces voor en zorg ervoor dat ze weten dat als er problemen zijn of als ze een vraag hebben, ze dat via jou moeten doen.

In de dagen voorafgaand aan de bruiloft en op de dag zelf kan een goede communicatie met leveranciers het verschil maken voor het succes van de grote dag.

Maak de trouwtijdlijn

Afhankelijk van je mate van betrokkenheid bij de bruiloft, wordt er misschien niet van je verwacht dat je de tijdlijn van de dag helemaal opnieuw opstelt. Maar wel om te helpen bij het maken ervan.

Organiseer de laatste fasen van de trouwkaart

Het laatste wat een bruidspaar wil doen in de uren voorafgaand aan hun bruiloft is het uitzoeken of herstellen van fouten in hun briefpapier. Daarom is het zo handig om een trouwcoördinator te hebben die hun checklist met papierwaren kan meenemen en ervoor kan zorgen dat elk item aanwezig en correct is.

Andere taken van de trouwcoördinator checklist

Elk bruidspaar is anders en de taken die worden overgedragen aan een trouwcoördinator kunnen sterk variëren. Hier zijn enkele andere taken die van je gevraagd kunnen worden:

• Huwelijksdocumenten ophalen
• Betalingen en fooien van leveranciers regelen
• Haal alle outfits op die je nodig hebt voor vandaag
• Maak een plan voor noodgevallen
• Pakket voor noodgevallen

Checklist bruiloft coördinator

Dit is het grote moment! Nu is het jouw tijd om niet te schitteren, maar om verder onopgemerkt te blijven. Stilletjes op de achtergrond werken, leveranciers organiseren, gasten tevreden houden en brandjes blussen (niet letterlijk, hopelijk).

Je moet de tijdlijn van de dag echt goed kennen en er zeker van zijn dat je op de hoogte bent van elke gebeurtenis die gedurende de dag zou moeten plaatsvinden.

Houd het koppel gelukkig en rustig

De controle uit handen geven over een bruiloft die je al maanden aan het plannen bent, is voor geen enkel stel gemakkelijk. Ga op de ochtend van de bruiloft bij ze langs en geef ze de verzekering dat alles op rolletjes loopt. Ze zullen nerveus zijn en mogelijk een beetje gestrest. Maar het is jouw taak om je in te houden en ervoor te zorgen dat ze alles hebben wat ze nodig hebben.

De planning van de bruiloft regelen

Bruiloften moeten zich aan strakke schema's houden en het is jouw taak om ervoor te zorgen dat dit ook gebeurt. Dit is een van de meest kritieke taken op de checklist van een trouwcoördinator, want niemand vindt het leuk om een feest op de lange baan te moeten schuiven. Maar dat is letterlijk jouw taak en je moet de tijdlijn met vertrouwen in de gaten houden.

Coördinatie leveranciers

Het is een goed idee om alle trouwpartners op de checklist van je coördinator te zetten en ze allemaal letterlijk af te vinken als ze arriveren. Op die manier wordt niemand vergeten. Vink ook aan wanneer ze hun dienst hebben uitgevoerd als je super georganiseerd wilt zijn. Hetzelfde geldt voor verhuur.

Wees beschikbaar voor eventuele problemen met verkopers en zorg ervoor dat ze weten dat ze naar jou of een van je helpers moeten komen als er betaald moet worden.

Leid de Ushers

Je hebt de repetitie van de ceremonie bijgewoond en precies genoteerd hoe de gasten binnenkomen en waar ze moeten gaan zitten. Met deze informatie in je achterhoofd breng je de bodes op de hoogte van hun taken en zorg je ervoor dat ze de gasten correct begeleiden.

Last-minute decorstukken regelen

Of het nu gaat om het vervoeren van bloemen van de ceremonie naar de receptie of het schikken van plaatskaartjes en menu's op de tafels - het is jouw taak om die last-minute decorklussen uit te voeren.

Zorg voor de opruiming

We hebben de beste klus tot het laatst bewaard! Opruimen na de avond ervoor is nooit een populaire taak, om voor de hand liggende redenen. Maar iemand moet het doen. Je hoeft niet per se je handen vuil te maken, maar het is belangrijk dat er ter plekke iemand is die ervoor zorgt dat alles netjes wordt opgeruimd en dat er niets wordt vergeten.