Checklist voor de 
weddingcoördinator

Wat is een weddingcoördinator?

Laten we beginnen met het belangrijkste misverstand. Een weddingcoördinator is niet hetzelfde als een weddingplanner; het zijn echt twee verschillende rollen. Sterker nog, coördinatoren plannen meestal weinig tot niets, maar coördineren vooral wat het bruidspaar al heeft geregeld.

In de praktijk vindt het meeste werk van een coördinator plaats op de trouwdag zelf, of in de laatste dagen ervoor. Precies de periode waarin het vaak behoorlijk hectisch wordt en het voor het bruidspaar fijn is als iemand van buitenaf het overzicht bewaart. Iemand die contact houdt met leveranciers, achter ontbrekende leveringen aangaat en de trouwdag-tijdlijn in de gaten houdt.

Voel je je klaar om deze taak op je te nemen? Dan is het tijd om te kijken wat er allemaal op jouw checklist als weddingcoördinator zou moeten staan.

Checklist voor de weddingcoördinator

We hebben deze checklist opgedeeld in verschillende onderdelen, zodat je precies ziet wat wanneer gedaan moet worden. Misschien ben je alleen op de trouwdag zelf betrokken, maar het is toch handig om te weten welke punten een weddingcoördinator in de dagen ervoor ook op de checklist kan hebben staan.

Stel je eigen checklist samen

Achter uitnodigingen aangaan

Elk bruidspaar krijgt ermee te maken: te late reacties op de uitnodiging. Het is bijna onvermijdelijk. Rondbellen en appjes sturen om alsnog een antwoord los te peuteren is niet de leukste klus. Daarom is het vaak een opluchting als dit taakje bij iemand anders neergelegd kan worden.

Helpen met de tafelschikking

Met een online tool voor de tafelschikking van de bruiloft, zoals die van ons, wordt deze taak op de coördinator-checklist een stuk eenvoudiger. Waar je ook bent, je kunt op afstand meekijken en het soms wanhopige bruidspaar helpen om die laatste gasten een goede plek te geven. Dat kan verrassend leuk en dankbaar werk zijn.

Leveranciers bevestigen & contact houden

Op welk moment in de voorbereiding je ook instapt als coördinator, je zult altijd met leveranciers te maken krijgen. Stel jezelf zo vroeg mogelijk aan hen voor en zorg dat ze weten dat ze met vragen of problemen bij jou moeten zijn.

In de dagen voor de bruiloft en op de dag zelf kan goede communicatie met leveranciers hét verschil maken tussen stress en een soepel verlopen trouwdag.

De tijdlijn van de trouwdag maken

Afhankelijk van hoe groot jouw rol is bij de bruiloft, wordt misschien niet van je verwacht dat je de tijdlijn van de dag helemaal vanaf nul opstelt. Vaak help je vooral met het uitwerken en finetunen ervan.

De laatste fase van het trouwdrukwerk organiseren

Het laatste waar een bruidspaar zich in de uren voor de bruiloft mee bezig wil houden, is het ophalen of herstellen van fouten in hun drukwerk. Daarom is het zo waardevol om een weddingcoördinator te hebben die de checklist met al het drukwerk in handen heeft en controleert of alles aanwezig is en klopt.

Andere mogelijke taken op de checklist van de weddingcoördinator

Elk bruidspaar is anders, en de verantwoordelijkheden die worden overgedragen aan een weddingcoördinator kunnen enorm verschillen. Dit zijn nog een paar extra taken die je mogelijk op je bord krijgt:

• Huwelijksdocumenten ophalen
• Betalingen en fooien voor leveranciers regelen
• Alle outfits die nodig zijn voor de dag ophalen
• Een slechtweerscenario uitwerken
• Een noodpakket samenstellen en meenemen

Checklist voor de weddingcoördinator op de trouwdag zelf

Dit is het grote moment! Nu is het jouw taak om niet in de spotlights te staan, maar juist bijna onzichtbaar te zijn. Je werkt stilletjes op de achtergrond, stuurt leveranciers aan, houdt gasten tevreden en lost problemen op voordat iemand ze echt doorheeft.

Je kent de tijdlijn van de dag van A tot Z en voelt je zeker dat je weet welke momenten er allemaal gepland staan.

Houd het bruidspaar blij en ontspannen

De controle loslaten over een bruiloft waar je maanden naartoe hebt gewerkt, is voor geen enkel bruidspaar makkelijk. Ga op de ochtend van de bruiloft even langs om te laten weten dat alles volgens plan verloopt. Ze zullen nerveus zijn en misschien wat gespannen. Het is aan jou om die spanning op te vangen en ervoor te zorgen dat zij zich kunnen focussen op genieten – mét alles wat ze nodig hebben binnen handbereik.

De dagplanning bewaken

Een bruiloft heeft vaak een strakke planning, en het is jouw verantwoordelijkheid dat die ook echt wordt gevolgd. Dit is een van de belangrijkste punten op de checklist van een weddingcoördinator, want niemand vindt het leuk om een gezellig moment af te kappen om naar het volgende onderdeel te gaan. Maar dat is precies jouw rol: met vertrouwen en duidelijkheid de tijdlijn bewaken.

Coördinatie van leveranciers

Het is slim om alle leveranciers van de bruiloft op je coördinator-checklist te zetten en ze letterlijk af te vinken zodra ze arriveren. Zo weet je zeker dat niemand wordt vergeten. Wil je extra gestructureerd werken, vink dan ook af wanneer ze hun dienst geleverd hebben. Dat geldt ook voor alle gehuurde materialen.

Wees beschikbaar voor eventuele problemen met leveranciers en zorg dat zij weten dat ze bij jou, of bij een van jouw helpers, moeten zijn zodra het om betalingen gaat.

De ceremoniemeesters/ushers aansturen

Je bent bij de ceremonie-repetitie geweest en weet precies hoe de gasten binnenkomen en waar ze plaats moeten nemen. Met die informatie instrueer je de ushers of ceremoniemeesters over hun taken en controleer je of zij de gasten goed begeleiden.

Laatste stukjes decor regelen

Of het nu gaat om het verplaatsen van bloemen van de ceremonie naar de receptie, of het neerleggen van naamkaartjes en menukaarten op de tafels – jij bent degene die deze last-minute decoratieklussen oppakt.

Toezicht houden op het opruimen

We hebben de minst populaire taak tot het laatst bewaard! Opruimen na een lange feestavond is zelden iemands favoriete onderdeel, om begrijpelijke redenen. Maar iemand moet het coördineren. Je hoeft niet per se zelf alles te sjouwen, maar het is belangrijk dat er iemand ter plekke is die controleert of alles netjes wordt opgeruimd en er niets achterblijft.