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Por qué no deberías organizar la lista de invitados de tu boda en Excel
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¡Nuestro servicio ha ayudado a decenas de miles de parejas de todo el mundo a organizar la boda de sus sueños!
Elimina el estrés de la lista de invitados usando nuestra herramienta diseñada específicamente para ello
A no ser que seas realmente experto/a en hojas de cálculo y las uses a diario, Excel no es la mejor forma de organizar tu lista de invitados. Pregunta a cualquier pareja que haya preparado sus invitaciones e intentado llevar el control de las confirmaciones de asistencia con una hoja de cálculo, y te dirán que ojalá hubieran tenido otra opción. Un gestor de listas creado específicamente para esta tarea, que no requiera conocimientos previos, sea fácil de configurar y se actualice automáticamente en cuanto un invitado confirme que asistirá. Y que, además, permita colaborar con otras personas y esté integrado con muchas otras herramientas profesionales para organizar bodas, como una página web de boda.
Nuestra plantilla de lista de invitados está pensada para mejorar de forma notable todo el proceso de organización y evitar el nivel de manejo que Excel suele exigir a sus usuarios. Porque sabemos por experiencia propia que este tipo de programas de hojas de cálculo generales no tienen la precisión que se necesita para ir tachando tareas de la boda con rapidez y seguridad. Y eso es fundamental cuando hay tantos frentes abiertos, además de nuestra vida diaria, que ya de por sí es bastante ajetreada.
Es el momento de dejar Excel y sentirte como un/a auténtico/a wedding planner profesional
Te contamos las enormes ventajas de empezar tu planificación con nuestra plantilla gratuita de lista de invitados frente a una hoja de cálculo de Excel en blanco y complicada.
La falta de funciones específicas para bodas
No vamos a decir que Excel y otros programas de hojas de cálculo como Google Sheets no sean buenos. Por supuesto que lo son: son herramientas increíbles, utilísimas para hacer presupuestos en el trabajo o en casa. Son grandes organizadores de listas y muy útiles para visualizar datos. Pero son de uso general.
La típica hoja de cálculo está diseñada para servir a todo el mundo. Es un espacio genérico que puede resultar útil tanto a un bróker de bolsa como al encargado de una cafetería o a una pareja que quiere controlar su presupuesto. Eso significa que Excel, por ejemplo, carece de muchas de las funciones específicas para bodas que sí tiene un creador de listas de invitados como el nuestro.
Funciones como el seguimiento e integración de confirmaciones de asistencia, la gestión sencilla de acompañantes y un sinfín de opciones para recopilar información de los invitados. Un software intuitivo, hecho a medida para funcionar a la perfección en una única tarea.
Empieza tu lista de invitados
PLANNING . WEDDING — es fácil de recordar y aún más fácil de usar.
- Sin automatización
- Colaboración gratuita
- Cero integración con otras herramientas de organización de bodas
- Sin una visualización clara de la información
- Dificultad para imprimir y falta de personalización en las exportaciones
- Utiliza la herramienta adecuada y mejora por completo el proceso de la lista de invitados
Sin automatización
Cuando utilizas un programa de hojas de cálculo sin conexión como Excel, se espera que hagas cada actualización a mano. Es decir, si has enviado más de 200 invitaciones de boda, tendrás que cambiar manualmente el estado de cada invitado. Actualizar cada celda con su asistencia, elección de menú, alergias o necesidades especiales, y si necesitan hotel o transporte para la boda… En función del nivel de detalle que hayas pedido y del número de invitados, puede convertirse en un trabajo eterno.
Además de hacerte perder muchísimo tiempo, actualizar a mano cada invitado aumenta las posibilidades de cometer errores. Hemos hablado con infinidad de parejas que han escrito mal nombres, anotado alergias de forma incorrecta o introducido datos en una columna equivocada. Son errores sin mala intención y fáciles de corregir si se detectan pronto, pero pueden ser un auténtico desastre si pasan desapercibidos.
Si utilizas nuestro creador de página web de boda enlazado, con formulario de confirmación de asistencia integrado, todas las respuestas se actualizarán automáticamente en tu lista de invitados. Solo tendrás que aprobar el correo de notificación de confirmación que recibirás cuando alguien responda, y nuestra plataforma intuitiva completará por ti toda la información.
Colaboración gratuita
Sí, tanto Excel como las hojas de cálculo de Google ofrecen colaboración. Es decir, tú y cualquier persona que quieras que forme parte de tu equipo de organización de la boda podéis acceder y editar la lista de invitados. Pero cualquiera que quiera ayudarte tendrá que tener una cuenta de Google o licencia de Excel. Y, además, necesitará cierta experiencia previa con alguno de los dos programas para poder editar la hoja con soltura.
Nuestra herramienta para la lista de invitados de boda, en cambio, no requiere ninguna compra (¡es gratuita!) ni que tú ni tu equipo os registréis. Y no solo eso: también te permite crear varias versiones de tu proyecto de organización de boda, cada una con su propio grupo de usuarios y servicios disponibles. Es muy útil, por ejemplo, si conoces a alguien que se le da genial llevar las cuentas y quieres que te ayude con el presupuesto, pero no quieres o no necesitas que vea el plano de mesas del banquete. Basta con crear un proyecto de presupuesto aparte en un par de clics y evitar que el tío Clive descubra dónde se va a sentar antes del gran día.
Si no te preocupa compartir información dentro de tu equipo, puedes copiar y pegar el enlace de tu proyecto en un grupo de WhatsApp, en un correo electrónico o utilizar tu propio código QR del proyecto. Perfecto para colaborar en la organización de la boda desde cualquier lugar.
Cero integración con otras herramientas de organización de bodas
Nuestro software de lista de invitados es el corazón de nuestra suite interconectada de herramientas para organizar bodas. Funciona en armonía con nuestro sistema de confirmación de asistencia, actualizándose automáticamente según lo que introduzcan tus invitados.
La información almacenada en cada lista de invitados se sincroniza con nuestro creador de plano de mesas, lo que te permite empezar a colocar invitados en la recepción o en la ceremonia sin salir de tu proyecto. Incluso te ofrecemos una sencilla plataforma de diseño para tarjetas de sitio, tarjetas con nombres y números de mesa. Todo conectado con tu lista de invitados.
En solo unos clics, una vez terminada tu lista de invitados, podrás descargar todas tus tarjetas de sitio, el plano de mesas para ambos espacios y una lista personalizada de invitados para cada proveedor. Y todo esto es posible porque nuestra lista de invitados está totalmente integrada con casi todas las demás herramientas de nuestra suite.
Sin una visualización clara de la información
Haznos caso: no te quedes mirando demasiado tiempo una hoja de cálculo llena de datos, porque te vas a quedar dormido/a… o, como mínimo, acabarás hecho/a un lío. Excel, por supuesto, permite crear gráficos y representaciones visuales de la información, pero son famosos por ser complicados de configurar. Al final, muchas parejas que organizan su boda se quedan solo con una lista de nombres y detalles: una hoja difícil de interpretar y nada atractiva visualmente.
En nuestro software de lista de invitados la visualización clara y atractiva de la información viene de serie. Te ofrecemos varias formas de ver los datos, iconos y etiquetas fáciles de identificar, y resúmenes muy claros de cómo va todo. Así podrás ver en cualquier momento cuántos invitados han confirmado su asistencia, a quién hay que volver a escribirle y si de verdad hacía falta contratar a un chef especializado en cocina vegana…
Dificultad para imprimir y falta de personalización en las exportaciones
¿Has intentado alguna vez imprimir una hoja de cálculo? Si tu experiencia se parece a la nuestra, fue un horror: demasiado grande, demasiado pequeña, cortada en varias páginas… Excel no se lleva muy bien con las impresiones. Pero cuando estás organizando una boda, tener a mano una versión impresa de tus datos puede ser muy útil. O, como mínimo, poder descargar tu lista de invitados o, por ejemplo, la hoja de presupuesto y estar tranquilo/a de que la persona a la que se la envíes podrá imprimirla sin problema. Esto es especialmente importante para los caterings, que suelen preferir la información impresa para que todo el equipo la pueda consultar de forma rápida y sencilla.
Queremos que nuestras herramientas gratuitas para organizar bodas te resulten útiles desde el primer día hasta el final. Y eso implica garantizar que puedas imprimir fácilmente nuestros archivos a través de Excel o en PDF. En ambos casos, tu información se presentará de forma ordenada y adaptada al tamaño de papel que elijas. Además, te ofrecemos varias opciones de visibilidad al exportar.
Imagina que necesitas enviar una versión de tu lista de invitados al hotel con el que has hecho una reserva de varias habitaciones. No necesitan saber alergias ni datos de viaje. Solo quieren los nombres completos de cada invitado, el tipo de habitación que requiere y si tiene alguna petición especial. Esa lista concreta, y muchas otras, pueden crearse al instante con nuestras opciones de exportación y enviarse por correo a quien la necesite. Incluso puedes decidir incluir solo los invitados confirmados en la lista exportada, o únicamente los que asisten a la recepción, si eso es lo que más te conviene.
Con nuestra plataforma tú decides quién ve qué, y te lo ponemos muy fácil.
Utiliza la herramienta adecuada y mejora por completo el proceso de la lista de invitados
Todos sabemos lo potente que es Excel como herramienta de organización de datos, pero no está diseñada específicamente para planificar una lista de invitados: ¡nuestra aplicación sí lo está!
Mejora hoy mismo toda tu experiencia de organización de boda creando tu propio proyecto de boda gratuito con nosotros. Muy pronto verás lo útil que es no solo nuestra aplicación de lista de invitados, sino también nuestro formulario gratuito de confirmación de asistencia, el creador de plano de mesas, el planificador de presupuesto y muchas herramientas más.
Descubre otros temas relacionados con las listas de invitados de boda
Para ayudarte a gestionar tu lista de invitados, el Asistente de Planificación de Bodas online pone a tu disposición un completo conjunto de herramientas profesionales, cuidadosamente diseñadas para que puedas organizar y coordinar cada detalle de tu celebración.
Ofrecemos servicios de planificación de bodas en todo el mundo. Nuestro compromiso es que nuestro software esté disponible en todos los idiomas y, por ahora, se ofrece en los siguientes: