Los 10 errores que toda pareja comete al hacer el itinerario de su boda

• Evita estos errores en el calendario del banquete de bodas
• Lo que NO se debe hacer al elaborar el calendario del banquete de bodas
• 1. Empieza el banquete de bodas antes de lo que piensas
• 2. No llenes demasiado el calendario del banquete de boda
• 3. Considerar los momentos intermedios
• 4. Lleve un registro de los discursos
• 5. Los buffers son imprescindibles el día de la boda
• 6. Programe tiempos de viaje realistas
• 7. Deje tiempo para disfrutar del momento
• 8. Comparta el orden de los actos del banquete
• 9. No programar los descansos de los proveedores
• 10. Irse sin una gran salida
• Es hora de empezar a crear tu propio calendario para el banquete de bodas

Lo que NO se debe hacer al elaborar el calendario del banquete de bodas

Para ayudarte a conseguir esa sensación de celebración fluida, hemos recopilado 10 errores que solemos ver que cometen las parejas cuando elaboran un calendario tradicional para el banquete de boda. Además de algunos sencillos pasos para evitarlos.

1. Empieza el banquete de bodas antes de lo que piensas

Un banquete de boda tradicional suele empezar entre las 14.00 y las 17.00 horas, si se celebra por la tarde. Y aunque resulta tentador retrasar el banquete y celebrarlo más cerca de las 17.00 horas, sólo para poder hacer algunas cosas más, no te lo recomendamos.

Si, por ejemplo, quieres alargar la sesión de retratos con el cortejo nupcial o la ceremonia de boda, adelanta el calendario en lugar de retrasar los acontecimientos. Levántate más temprano y aprovecha ese tiempo para realizar actividades adicionales.

Debéis planificar vuestra boda pensando tanto en vosotros como en vuestros invitados. Su experiencia no debe ser secundaria con respecto a su disfrute o sus deseos ese día. Y es que no sólo sus seres queridos han sacado tiempo de sus apretadas agendas para celebrarlo con ustedes. Sino que su disfrute ese día también influirá en gran medida en el ambiente de la ocasión.

Haz que los invitados se queden después de la hora del cóctel porque aún estás haciendo retratos y puede que el ambiente de la sala no sea el que esperas cuando hagas tu gran entrada.

Las sesiones de fotos deben programarse de forma realista con el fotógrafo de la boda, y los invitados deben tener la sensación de que la transición de la ceremonia a la hora del cóctel (y los aperitivos / hors d'oeuvres), y al servicio de cena es fluida.

2. No llenes demasiado el calendario del banquete de boda

Un banquete de boda suele durar unas 5 horas. Y durante ese tiempo tiene que haber brindis, un primer baile, cena, tiempo en la pista de baile, corte de la tarta y un último baile. Por no hablar del lanzamiento del ramo y de la liga. Y aunque sobre el papel estas actividades no parezcan consumir mucho tiempo, en la realidad a menudo puede llevar tiempo preparar y llevar a cabo estos mini-eventos.

Alrededor de cada una de estas actividades, los invitados también deben sentirse libres para mezclarse, relajarse y disfrutar de los frutos de su trabajo. En lugar de ir con prisas de un momento a otro.

Piensa como un organizador de bodas cuando elabores tu calendario y da prioridad a los momentos que más te importan. ¿Quieres que los bailes de los padres se alarguen o que haya momentos extra en torno al primer baile? ¿O te gustaría dar más tiempo al padrino y a la dama de honor para sus brindis de presentación?

No hay ninguna regla que diga que cada tradición de recepción necesita la misma cantidad de tiempo. Programa cada evento como mejor te parezca, dejando flexibilidad para que los invitados puedan disfrutar de la celebración.

Empiece a planificar su banquete

3. Considerar los momentos intermedios

Piensa en cómo pasarán el tiempo los invitados cuando no estén bailando al ritmo del DJ o viendo cómo cortas la tarta. ¿Cómo y dónde se relajarán? ¿Hay entretenimiento, comida o bebidas disponibles?

Nos hemos dado cuenta de que, a menudo, las parejas organizan su banquete en torno a los acontecimientos clave y se olvidan de los momentos intermedios. Esto hace que los invitados se aburran y esperen a que pase lo siguiente.

Mantén a todos los invitados atentos el 100% del tiempo, ofreciéndoles música y refrescos en los momentos más tranquilos o de transición. Por ejemplo, los salones son zonas ideales para que los invitados se relajen cuando no les apetezca ir a la pista de baile o sentarse a la mesa. Los fotomatones y los animadores que circulan por la sala ayudan a acabar con la energía inquieta y garantizan que siempre haya algo que hacer.

4. Lleve un registro de los discursos

A todos nos gusta un buen discurso de boda. Tanto si se trata de un brindis lacrimógeno como de un asado de costillas, los discursos bien pensados pueden ayudar a unir a una sala llena de gente y marcar el tono del resto de la recepción. Por otro lado, los brindis largos y aburridos del cortejo nupcial pueden hacer que el evento se alargue...

Asegúrate de que los miembros del cortejo nupcial son breves, limitándolos a 2 ó 3 minutos cada uno. Y ten a mano a alguien valiente y educado que les detenga si se pasan más de un minuto.

5. Los buffers son imprescindibles el día de la boda

Como ya hemos dicho, los retrasos durante tu día especial son inevitables. Pero no tienen por qué desbaratar por completo el programa del banquete.

Hemos descubierto que la mejor manera de mantener un flujo sólido de eventos es predecir cuándo pueden producirse retrasos y simplemente añadir un margen al programa. Por ejemplo, a veces los invitados aún no están listos para entrar en la formalidad de una recepción y les gustaría disponer de unos minutos más para disfrutar de sus cócteles. Si añades entre 15 y 20 minutos entre la hora del cóctel y la recepción, les permitirás relajarse y disfrutar del momento, en lugar de sentirse apresurados.

Introducir flexibilidad en la plantilla del calendario te ayudará a mantenerte en el buen camino incluso cuando se produzcan retrasos.

6. Programe tiempos de viaje realistas

Nos hemos dado cuenta de que las parejas a menudo no dejan tiempo suficiente para que los invitados vayan de A a B. Ya sea un corto trayecto en coche desde la ceremonia hasta el lugar de la recepción, o un paseo desde la hora del cóctel hasta la cena. El día de la boda puede tardar un poco más, y es importante tenerlo en cuenta en la planificación.

Si es posible, haz un simulacro de cada trayecto que tus invitados tengan que hacer el día de la boda. Ya sea en coche o a pie, hazte una idea de cuánto tiempo necesitarán para cada transición. Ten en cuenta también a los miembros de más edad de la comitiva y añade unos minutos más a cada trayecto si lo consideras necesario. Asegúrate también de hacer tus recorridos de prueba el día de la semana en que te vas a casar. Para asegurarte de que se puede acceder al tráfico con precisión.

7. Deje tiempo para disfrutar del momento

Muchas de nuestras parejas han tenido dificultades en el pasado para abandonar la fiesta por miedo a perderse algo o por la preocupación de que alguien les necesite. Pero si no reservas 5 minutos para tomar el aire con tu pareja, ¡el día se te pasará muy rápido!

Tanto si te tomas un tiempo después de la primera mirada para prepararte mentalmente para el día, como si te escapas a mitad de la recepción para un momento privado con tu pareja, es esencial que programes algo. De lo contrario, te dejarás llevar por la emoción y te olvidarás de lo especial que es todo.

8. Comparta el orden de los actos del banquete

Una de las ventajas de crear tu itinerario de boda en línea con una herramienta como la nuestra es que puedes compartirlo fácilmente. Tanto si quieres compartir tu agenda con el servicio de catering como si quieres compartir los horarios con el padre de la novia, te lo ponemos muy fácil.

Con sólo pulsar un botón, podrás descargar tu programa terminado en formato PDF u hoja de cálculo, listo para enviarlo por correo electrónico a donde necesites. Si necesitas un poco de ayuda para poner a punto tu recepción nocturna, o quieres incluir a los invitados de tu boda en la planificación de la misma. Puedes invitar a tus seres queridos y a profesionales a tu proyecto de boda y trabajar con ellos. Ya sea dándoles acceso completo o sólo la posibilidad de ver tu itinerario y cualquier otro proyecto que hayas creado.

Aportar una mirada nueva a cualquier proyecto de organización de bodas reduce la posibilidad de que se produzcan errores más adelante y, a menudo, puede inspirar nuevas ideas. Después de todo, es probable que algunos de tus amigos y familiares ya se hayan casado antes, y su experiencia puede ser muy valiosa.

Una vez que el itinerario esté completo, con todos los horarios confirmados, conviene compartir varias versiones del mismo con todas las personas implicadas. Por ejemplo, el organizador o coordinador de la boda, el lugar de celebración, los proveedores y el cortejo nupcial deberían recibir la versión más detallada del calendario. Si es necesario, incluye números de contacto y direcciones. Una versión simplificada del itinerario debería publicarse en la página web de la boda para los invitados. En ella sólo se compartirán los detalles clave que necesiten.

9. No programar los descansos de los proveedores

Es probable que tus proveedores hablen contigo durante la fase de planificación sobre los descansos que necesitarán ese día. Cada uno de ellos necesitará comer, descansar y recuperar el aliento antes de reincorporarse a la fiesta. Estos descansos son importantes y, siempre que estén programados, no deberían afectar al horario de la boda.

Asegúrate de programar cuidadosamente los descansos de los proveedores, teniendo en cuenta los posibles choques o retrasos que puedan causar. Lo último que necesitas cuando te preparas para un baile especial o para la gran salida es enterarte de que el DJ está de descanso. Pero eso podría ocurrir si no programas cuidadosamente las pausas de servicio de cada proveedor.

Cuando envíes a los proveedores el calendario definitivo del banquete de boda, confirma que las pausas que les has asignado son suficientes y que el horario de las mismas no afectará a su trabajo.

10. Irse sin una gran salida

Entrasteis en la recepción a lo grande, bailasteis vuestro primer baile como matrimonio bajo los focos. ¿Y ahora, al final de la noche, os vais a escabullir por la puerta de atrás? Tu boda se merece un final. Ya sea con un último baile o con una gran salida del lugar flanqueada por bengalas. Los últimos momentos de tu celebración deben considerarse tan importantes como los primeros.

Las grandes salidas no sólo dejan a los invitados una cálida sensación al final de la recepción, sino que también ayudan a cerrar el álbum de fotos o el vídeo de la boda. Para que tu historia tenga un principio, un nudo y un desenlace. Algo de lo que a menudo se olvidan las parejas, que prefieren capturar momentos en lugar de contar una historia.

Si el fotógrafo/videógrafo de tu boda no está contratado para quedarse hasta el final del banquete de boda, considera la posibilidad de programar una salida falsa. Algo que no lleve demasiado tiempo, como un último baile, o tal vez unos cuantos retratos entrando en tu "coche de huida". Algo divertido, pero sencillo, que ayude a completar tu álbum de fotos.

Es hora de empezar a crear tu propio calendario para el banquete de bodas

Creemos que ya estás preparado para empezar a elaborar tu propio itinerario de boda. Y tenemos una increíble herramienta gratuita que te ayudará a hacerlo rápida y fácilmente. En unos instantes estarás creando el cronograma perfecto para el banquete de boda utilizando nuestro sistema de símbolos y programación fácil de entender. Diseñada para que empieces a planificar desde el primer momento, sin necesidad de experiencia.

Una vez completado el programa, puedes exportarlo en formato de hoja de cálculo o PDF. Listo para cualquier proveedor o miembro de tu equipo de boda que lo necesite.

Empieza hoy mismo a crear el itinerario de tu banquete de boda y descubre lo sencillo que es el proceso con nuestra herramienta gratuita.