Planifique su itinerario de boda en destino con nuestros consejos y muestras de expertos

• ¿Está listo para planificar su boda?
• Ventajas de un itinerario de boda en destino
• Organización clara desde el principio
• Coordinación de proveedores
• Claridad para los invitados
• Consejos de expertos para planificar el itinerario perfecto de una boda en destino
• El viaje y el alojamiento deben ser una prioridad
• Deja que los invitados se relajen
• Incorpore la cultura local
• Dale importancia a la cena de ensayo
• No te olvides del plan B
• Mezcla el ambiente de los eventos
• Facilita a los invitados el itinerario de la boda
• Planifica tu agenda al minuto (más o menos)
• Utiliza tu página web de bodas o de confirmación de asistencia para conocer la opinión de los invitados
• Ejemplo de itinerario de boda en destino
• Día 1 - Llegada de los invitados a la boda de destino
• Día 2 - Cena de ensayo y día libre para los invitados
• Día 3 - Ceremonia y banquete de bodas
• Día 4 - Comida de despedida
• Planifique su boda como un profesional

Ventajas de un itinerario de boda en destino

Además del ritmo, hay muchas razones por las que es esencial planificar un calendario para tu boda en el extranjero. Sobre todo si asumes el papel de coordinador de bodas. Es un trabajo en el que se mueven muchas cosas y, si no tienes cuidado, puede complicarse rápidamente.

En nuestra opinión, la mejor forma de evitar confusiones en la organización de la boda es planificar el itinerario con tiempo y modificarlo a medida que se acerca el gran día.

A continuación te explicamos cómo un buen itinerario puede mejorar tu planificación y crear una experiencia para tus invitados que durará toda la vida.

Organización clara desde el principio

Creemos que un buen itinerario es la columna vertebral de una boda bien planificada, y que debería crearse tan pronto como se hayan confirmado la ceremonia y la recepción. Estos dos puntos fijos sirven de anclaje para el resto del programa de la boda.

Las bodas en destino no son diferentes, simplemente son más largas. Cada día de tu boda en el extranjero tendrá lugar al menos un acontecimiento importante, lo que puede aprovecharse para programar otros eventos en torno a él.

Coordinación de proveedores

Como hemos dicho, las bodas requieren la colaboración de numerosas personas para que salgan adelante. Y esto es especialmente cierto en el caso de las bodas en destinos de varios días, ya que las parejas suelen necesitar más proveedores, durante un periodo de tiempo más largo en comparación con las celebraciones locales. Además, no es habitual que las parejas conozcan en persona a los proveedores contratados antes de llegar al destino. Así que a menudo hay pocas oportunidades para que las parejas repasen cómo quieren que sea el flujo de eventos.

Crea un itinerario detallado para el fin de semana y tus proveedores sabrán cómo quieres que sea cada día. Y entenderán cuál es su papel dentro del calendario. De este modo, los acontecimientos se desarrollarán sin contratiempos y se evitarán retrasos.

Claridad para los invitados

Un itinerario de fin de semana para una boda de destino es también una herramienta muy útil para los invitados, que les da confianza en los momentos previos al acontecimiento. Por experiencia sabemos que una página web de bodas actualizada con un itinerario reduce enormemente el número de veces que los invitados tienen que ponerse en contacto con los novios. Porque todo el mundo sabe ya dónde debe estar, cuándo debe estar y dónde estará después. Se eliminan muchas (no todas) las causas de contacto.

Consejos de expertos para planificar el itinerario perfecto de una boda en destino

Garantice a sus invitados una experiencia relajada e inolvidable durante su boda en el extranjero, con nuestros consejos esenciales sobre el calendario.

Cree su itinerario de boda en el extranjero

El viaje y el alojamiento deben ser una prioridad

Los invitados necesitan saber que se ha reservado alojamiento para ellos y que se ha organizado el transporte para llevarles hasta allí. Puede ser bastante inquietante dejar los planes de viaje en manos de otra persona, tanto si eres un viajero experimentado como si no. Por eso debes dar todos los detalles posibles para que todos sepan que todo está bajo control.

Incluya información sobre;

• vuelos hacia y desde su destino
• transporte al hotel y de vuelta al aeropuerto/estación de tren
• horario de llegada al hotel
• información sobre el hotel
• transporte hacia y desde determinados eventos

Deja que los invitados se relajen

Es tentador intentar mantener a todo el grupo unido y tratar de organizar grandes actividades para todos ellos cada día. Pero tus amigos y familiares necesitarán tiempo para relajarse por su cuenta, libres de actos programados. Sobre todo el día de su llegada.

Si los invitados no viajan muy lejos, es bueno planificar una cena de bienvenida y unas copas, para que todos tengan la oportunidad de relacionarse. Pero que sea algo informal y opcional. No todo el mundo tendrá ganas de socializar de inmediato.

En los días que orbitan en torno al propio día de la boda, intenta equilibrar las actividades programadas con el tiempo libre. Los invitados se merecen un momento para relajarse y sentirse como si estuvieran de vacaciones.

Incorpore la cultura local

Lo mejor de las bodas en un destino no es sólo el clima más cálido, sino la oportunidad de explorar algún lugar exótico. Por supuesto, no todas las parejas quieren conocer la cultura local durante su boda. Muchos simplemente quieren relajarse, ir de fiesta y disfrutar del ambiente de todo incluido. Pero si usted y sus invitados prefieren salir y ver cosas nuevas, es una buena idea programar cuidadosamente algunas excursiones.

Investiga a fondo la zona y averigua qué lugares podrían visitar juntos grupos grandes. A continuación, resérvelo todo con antelación para evitar incertidumbres o decepciones el día de la boda. Si no puede o no quiere salir del lugar en el que se encuentra, intente incorporar a su itinerario la gastronomía y el ocio locales.

Dale importancia a la cena de ensayo

Siempre nos ha encantado asistir a cenas de ensayo en el extranjero, ya que resultan más íntimas y exclusivas que en nuestro país. Celebre esta sensación única durante su boda en el destino y reserve algo especial para su grupo. Ya sea una lujosa comida dentro de tu resort con todo incluido, o quizás un coqueto restaurante con vistas a la playa. Intenta planear algo que tus seres queridos recuerden con tanto cariño como el propio gran día.

No te olvides del plan B

Incluso en los destinos más cálidos, en pleno verano, llueve. Y hay poco que puedas hacer al respecto, aparte de elaborar un plan de contingencia. Un plan de emergencia por si no puedes organizar el cóctel en la playa o el brunch de despedida en la terraza. No hace falta que compartas tus planes con los invitados, pero asegúrate de que hay algún sitio disponible por si tienes que trasladarte al interior o a cubierto. Si ocurre lo peor, nos lo agradecerás.

Mezcla el ambiente de los eventos

Es poco probable que todos los invitados a tu boda sean locos buscadores de emociones, constantemente hambrientos de la siguiente aventura. Es más común que les guste el equilibrio, sobre todo cuando están de vacaciones. Hablando por experiencia, un baño relajante en la piscina o un masaje profesional son mucho más agradables si se ganan. Quizá después de una excursión, un poco de snorkel o una clase de cocina.

Por otro lado, si has seleccionado a invitados a los que les gusta la fiesta, o a todos les encantan las actividades de aventura, asegúrate de llenar tu agenda de emoción sin parar. ¡Y déjanos junto a la piscina!

Facilita a los invitados el itinerario de la boda

De nada sirve organizar cenas de etiqueta o emocionantes experiencias de viaje, si tus invitados no han tenido la oportunidad de hacer la maleta adecuadamente. Deje claro cuál será el código de vestimenta para eventos específicos, y sugiera atuendos para actividades no formales. Facilita a los invitados el acceso a toda esta información a través de la página web de tu boda en cuanto esté confirmada.

Tus invitados necesitarán tiempo para confeccionar los distintos atuendos para cada ocasión, sobre todo si algunos de tus actos principales son especialmente formales o, por el contrario, aventureros.

Planifica tu agenda al minuto (más o menos)

Calcular el tiempo que tardaréis en llegar desde vuestra suite hasta el lugar de la primera mirada puede parecer un poco exagerado. Pero este tipo de previsión facilitará las cosas el día de la boda. Detallar exactamente la duración de cada actividad y el tiempo que se tardará en llegar de A a B te ayudará a mantener el rumbo.

Asegúrate de añadir entre 5 y 10 minutos de margen en tu itinerario para tener en cuenta posibles retrasos y reducir el estrés general. También te recomendamos que le des tu horario a un miembro de confianza de tu cortejo nupcial, o a un coordinador, y que le pidas que controle los tiempos. No seas la novia que tiene un horario en la mano todo el fin de semana.

Utiliza tu página web de bodas o de confirmación de asistencia para conocer la opinión de los invitados

De poco sirve dedicar tiempo a buscar, organizar y pagar actividades especiales en los días previos a la boda, si los invitados no están interesados en ellas. ¿Quizá lo único que quieren es relajarse en el spa? Por otro lado, ¡quizá eso les parezca aburrido! En lugar de esperar a saberlo cuando lleguen, ¿por qué no conocer su opinión mucho antes a través de la página web de confirmación de asistencia?

Podrías preguntar a los invitados sí o no a actividades concretas, lo que te dará una idea de si ciertas excursiones son populares o no. Quizás sugiera temas generales, como excursiones, caminatas o algo más extenuante, junto a hazañas más relajantes. Sólo para hacerte una idea de cuál es el ambiente del grupo.

Ejemplo de itinerario de boda en destino

Ahora que ya tienes una idea de cómo planificar mejor el itinerario de tu boda en el destino, veamos cómo podría ser el tuyo. Recuerda que este cronograma es sólo un ejemplo y está programado para 4 días. Tu boda en el extranjero puede durar más, o menos, e incluir distintos actos centrales.

Si te casas al aire libre, en un país cálido, puede que tengas que adelantar o retrasar la ceremonia para no estar fuera durante las horas más calurosas del día. Pero nuestro ejemplo te dará una idea de por dónde empezar.

Día 1 - Llegada de los invitados a la boda de destino

Por la mañana

Los invitados llegan al hotel en transporte reservado desde el aeropuerto.

Por la tarde

Bolsas de bienvenida y brunch con los invitados.

Por la noche

Fiesta informal de bienvenida para todos los invitados en el hotel o en un bar cercano.

Día 2 - Cena de ensayo y día libre para los invitados

Por la mañana

Organizar una actividad para los invitados y ofrecer una alternativa para los que quieran relajarse.

Por la tarde

Tiempo libre para los invitados con recomendaciones

Por la noche

Cena de ensayo en un restaurante local, seguida de un cóctel con los invitados que no participen en la cena.

Día 3 - Ceremonia y banquete de bodas

Por la mañana

Desayuno con la comitiva nupcial - 8.00 - 9.00 horas

Preparativos de la fiesta de boda - 9h-12h

Llegada del fotógrafo de bodas - 10:30

Primera mirada, retratos y fotos de boda con la familia - 12pm - 12:45pm

Tarde/noche

Ceremonia de boda - 14:00 - 14:30

Hora del cóctel - 14:30 - 15:30

Recepción - 16:00 - 22:00

After Party - 22.00 h - ¡hasta el cierre!

Día 4 - Comida de despedida

Por la mañana

Brunch de despedida - 10h-12h - Organizar una comida informal para los invitados que no viajen temprano.

Por la tarde

Asegúrate de que hay transporte organizado para llevar a todos al aeropuerto si no viajas con ellos. Si te quedas, ¡que tengas una luna de miel maravillosa!

El itinerario de la boda de destino anterior se extiende a lo largo de 4 días, que es lo habitual para este tipo de bodas de fin de semana largo. Esto significa que los invitados sólo tendrán que ausentarse dos días del trabajo. Lo ideal, sin embargo, sería buscar paquetes de bodas de destino de 5 días, porque tener ese día extra ayuda a los invitados a relajarse de verdad durante la celebración. Sabiendo que después de la boda pueden disfrutar de algunos tratamientos de spa, o hacer algunas actividades divertidas, ¡en lugar de coger un vuelo...! No todos los invitados podrán comprometerse a pasar 5 días fuera, pero sin duda agradecerán tener la opción.

Planifique su boda como un profesional

Planificar una ceremonia y un banquete de boda en el extranjero es una tarea ardua, pero tenemos una herramienta gratuita que te lo pondrá más fácil. Nuestra herramienta de itinerario de eventos le ayudará a programar cada día de su boda con el nivel de detalle que elija. Tanto si desea que la experiencia de los invitados se planifique minuto a minuto, como si prefiere una guía de ambiente general, nuestro sencillo calendario puede hacerlo realidad.

Nuestro itinerario de eventos se puede personalizar rápidamente para adaptarlo a una agenda en constante cambio, mientras que su sencillo diseño facilita que todo el mundo pueda ver cuándo deben celebrarse determinados eventos. Además, tu itinerario completo se puede exportar al instante en formato PDF u hoja de cálculo, listo para imprimirlo y colgarlo en la pared o incluirlo en tu agenda de eventos, ¡como un profesional!