Boda 
Aplicación para organizar las mesas

Cómo utilizar una aplicación para organizar las mesas de boda en unos sencillos pasos

Hemos preparado los pasos que necesitas seguir para crear un plano que se adapte a tu espacio. Sigue nuestra guía y, antes de que te des cuenta, tendrás listo el plano de mesas para enviar al lugar de celebración. Además, con Premium podrás descargarlo en PDF listo para imprimir.

Genera números de mesa directamente desde el plano de asientos

Solicita el plano del espacio al lugar de celebración

El plano de mesas de tu boda debe reflejar con precisión las dimensiones del espacio de la recepción. Las medidas del plano deben coincidir con las del lugar real, y la única forma de conseguirlo es solicitar el plano al lugar de celebración. Hazlo antes de empezar a colocar a los invitados o la decoración. De lo contrario, podrías perder tiempo organizando las mesas o decidiendo dónde colocar la pista de baile, para descubrir después que no tienes tanto espacio como pensabas.

Crea tu distribución de mesas

Coloca las paredes del espacio según sus dimensiones

Una vez que tengas las dimensiones del espacio de la recepción que te ha proporcionado el lugar de celebración, podrás utilizar esas medidas para crear tu plano online. Gracias a nuestro sencillo sistema de arrastrar y soltar, puedes colocar las paredes correctamente para crear la superficie del espacio. También puedes añadir fácilmente paredes adicionales para reflejar las paredes interiores o las divisiones existentes. Todo con medidas reales reducidas automáticamente a escala.

Organiza los elementos grandes de la recepción

Una vez definidas las dimensiones, puedes empezar a buscar la ubicación más adecuada para cada uno de los elementos grandes de la recepción. Nuestra aplicación para organizar las mesas de boda incluye todos los elementos que probablemente necesites, listos para arrastrarlos desde un menú desplegable. Otros ya aparecen colocados en la plantilla del plano: elementos habituales de una recepción, como la zona del DJ o el escenario, la pista de baile y los arreglos florales protagonistas.

Decide el tamaño, la forma y el número de mesas

A medida que sigan llegando las confirmaciones de asistencia, es probable que cambien los invitados asignados a cada mesa de tu plano a medida que se acerque la fecha de la boda. Pero la ventaja de utilizar una aplicación online para organizar las mesas de boda como la nuestra es que puedes añadir y cambiar invitados fácilmente, sin complicaciones. Para empezar, eso sí, tendrás que elegir un estilo de distribución de mesas.

Mira el vídeo: la aplicación para organizar las mesas en acción

¿Prefieres que los invitados se sienten en mesas largas, al estilo familiar? ¿O crear un ambiente más íntimo con mesas redondas pequeñas? La decisión dependerá de la experiencia que quieras ofrecer a tus invitados y de lo que permita el espacio del lugar de celebración. Ahora que has dibujado las paredes del espacio a escala en tu plano online, o has añadido el plano del propio lugar como archivo SVG de hasta 600 KB, será fácil averiguarlo.

Sube tu lista de invitados

Sabemos que tu lista de invitados está en constante evolución, pero una vez que la hayas subido a nuestro sistema, dentro de tu área privada del proyecto, podrás editarla fácilmente sobre la marcha y tus cambios se reflejarán al instante en el plano de mesas.

Sube ahora tu lista de invitados actual (un archivo de Excel o CSV, o incluso una foto o una captura de pantalla de una lista) y revisa la vista previa: los invitados nuevos, los posibles duplicados que puedes fusionar u omitir y las comidas encontradas en el archivo. No se añade nada hasta que lo apliques. Después, empieza a colocarlos en el plano de mesas de tu boda. ¡Te sorprenderá lo rápido que se llenan las mesas!

Decide dónde se sentará la pareja

Al fin y al cabo, el día gira en torno a vosotros y merecéis un trato especial también a la hora de elegir vuestros asientos. Así que, antes de empezar a colocar a todos los invitados en el plano, decidid dónde queréis sentaros. ¿Preferís estar alejados de la acción, en una mesa presidencial para dos? ¿En una mesa grande con vuestros padres y amigos más cercanos? ¿O preferís dejar un sitio libre en cada mesa para poder incorporaros a la que elijáis?

Organiza a tus invitados de boda en consecuencia

Las personas importantes, como vuestros padres, damas de honor, padrinos y demás, deberían tener un trato preferente a la hora de elegir los asientos. Merecen los mejores sitios de la sala: cerca de la comida, de la pista de baile y de la pareja. Colócalos primero y después pasa al segundo grupo de invitados, asignándoles los siguientes mejores sitios. Y así sucesivamente, ¡hasta llenar todos los asientos!

Así es exactamente como funciona la distribución automática. Coloca primero las mesas, porque solo se asignan invitados a los asientos que ya aparecen en el plano. Pulsa Asignar invitados automáticamente en la web o el botón de destellos en la aplicación. La comitiva nupcial, los padres y los familiares más cercanos ocuparán los asientos más próximos a vosotros; los siguientes grupos irán llenando las mesas de alrededor. Cada familia se sentará en una misma mesa siempre que haya sitio y, si no, en mesas contiguas cuando queden asientos libres. Después puedes cambiar a cualquier persona de sitio. Con una sola acción de deshacer, recuperarás la distribución anterior.

Sienta juntos a los invitados que congenien

Las recepciones de boda más exitosas están diseñadas pensando en la experiencia de los invitados. Y una parte importante de esa experiencia depende de quién se sienta al lado de cada persona y con quién comparte mesa. Intenta sentar a tus seres queridos con otras personas que tengan gustos o personalidades similares. No necesitas hacer de celestino; basta con que tengas en cuenta cómo congeniarán realmente cuando se queden solos, después de unas copas de champán…

Mantén a las personas mayores alejadas del ruido y acerca a los más jóvenes

A la abuela le cuesta oír incluso en las mejores circunstancias, así que no la sientes junto al DJ. Mantén a los familiares mayores alejados del ajetreo de la pista de baile, la banda o cualquier otra fuente de ruido. En su lugar, coloca en esas zonas a los invitados más jóvenes, que disfrutarán del ambiente festivo.

Deja espacio para accesos especiales, emergencias y aseos

El plano proporcionado por el lugar de celebración debe incluir toda la información esencial para organizar una celebración segura, como las salidas de emergencia, los aseos y los accesos para personas usuarias de silla de ruedas. No descuides estos aspectos de la organización del evento. Lo último que querrás será tener que reorganizar todo el plano de mesas de la boda a última hora porque no dejaste libre una puerta de acceso de emergencia.

Sienta también al personal

El fotógrafo, la banda, el wedding planner: quienes trabajan en tu banquete también necesitan un asiento y una comida. Añádelos como personal, en la web o en nuestras apps para iPhone y Android: quedan fuera de la lista de invitados, de sus recuentos y de las confirmaciones de asistencia, pero puedes sentarlos en el plano del banquete entre los invitados o en una mesa propia. La asignación automática de asientos los coloca al final, después de todos los invitados, y sus platos principales se cuentan aparte de los de los invitados.

Descarga el plano de mesas de tu boda y envíaselo a los proveedores

Una de las grandes ventajas de usar una aplicación online para organizar las mesas de boda es que, cuando tengas listo el plano, podrás compartirlo con tus proveedores. Con Premium, mediante un pago único por proyecto, puedes descargar un PDF listo para imprimir con el asiento, el menú y las necesidades alimentarias de cada invitado y enviárselo. También puedes compartir la lista de invitados, que se mantiene actualizada en nuestro sitio dentro de tu proyecto privado y se puede exportar gratis a Excel o PDF con toda la información que puedan necesitar tu organizador, coordinador y equipo de catering.