ウェディング 
コーディネーター チェックリスト

ウェディングコーディネーターとは？

まずは多くの人が混同しがちなポイントから。ウェディングコーディネーターは、ウェディングプランナーとは別の役割です。この2つは似ているようで、実は全く異なります。実際には、コーディネーターはほとんど「計画」自体は行わず、あらかじめ決まっている内容を「調整・進行」する立場です。

一般的に、コーディネーターの仕事が本格的に始まるのは、結婚式当日、またはその数日前から。当日は何かとバタバタしやすく、新郎新婦以外の第三者で、いくつものことを同時に進められる人が必要になります。業者との連絡、納品状況の確認、結婚式当日のタイムラインの管理など、まさに裏方の司令塔のような存在です。

その役目を引き受ける準備はできそうでしょうか？それでは、ウェディングコーディネーター用チェックリストに入れておきたい内容を見ていきましょう。

ウェディングコーディネーター チェックリスト

このチェックリストは、やるべきこととタイミングが分かりやすいよう、いくつかの段階に分けてご紹介します。当日のみ関わる場合でも、数日前からコーディネーターがどんな項目をチェックしているのかを知っておくと、とても役立ちます。

自分だけのチェックリストをデザイン

招待状の出欠確認をフォロー

どんなカップルでも、出欠の返事が締切までに全員分そろうことはほとんどありません。親戚や友人に連絡をして返事をうながすのは、正直あまり楽しい作業ではないですよね。だからこそ、この役割を第三者であるあなたに任せられると、新郎新婦にとっては大きな助けになります。

席次表づくりをサポート

オンラインの結婚式席次表作成ツールを使えば、このコーディネーター用チェックリストのタスクはぐっとラクになります。遠く離れた場所からでも一緒に作業できるので、悩みがちな「最後の数名」の席を一緒に決めてあげることは、新郎新婦にとってとても心強いサポートになります。

各種業者への最終確認・連絡窓口になる

コーディネーターとしてどのタイミングから結婚式の準備に関わる場合でも、業者対応は必ず発生します。できるだけ早い段階で自分を「当日の連絡担当」として紹介し、トラブルや質問があるときは新郎新婦ではなく、まずあなたに連絡してもらえるようにしておきましょう。

結婚式の数日前から当日にかけて、業者との連絡がスムーズに取れているかどうかは、当日の成功を大きく左右します。

結婚式当日のタイムライン作成をサポート

どこまで準備に関わるかにもよりますが、ゼロから当日のタイムラインを組み立てる必要はないかもしれません。その場合でも、内容の確認や調整、抜け漏れチェックなど、作成のサポート役として関わることが多いでしょう。

ペーパーアイテムの最終チェックと受け取り

結婚式直前の新郎新婦が、招待状や席札、メニュー表などのペーパーアイテムを取りに行ったり、印刷ミスの対応に追われたりするのは、できれば避けたいところです。そこでウェディングコーディネーターが、ペーパーアイテムのチェックリストを受け取り、必要なものがすべてそろっているか、間違いがないかを確認しておくと、とても安心です。

その他、任される可能性のあるコーディネーター業務

カップルごとに状況はさまざまで、ウェディングコーディネーターに任される内容も大きく異なります。ほかにも、次のようなことをお願いされる場合があります。

• 婚姻届・必要書類の受け取りや提出のサポート
• 業者への支払い・心づけの準備と手配
• 当日に必要な衣装一式の受け取り・管理
• 雨天時の代替プランの作成
• エマージェンシーキット（応急セット）の準備

結婚式当日のコーディネーター用チェックリスト

いよいよ本番当日です。あなたの役割は、目立つことではなく、気づかれないくらい自然に全体を整えること。裏方として静かに動きながら、業者の調整を行い、ゲストが心地よく過ごせるよう気を配り、トラブルがあれば素早く対処します（もちろん、文字どおり火消しをすることにはなりませんように！）。

当日のタイムラインは頭にしっかり入れておき、どのタイミングで何が行われるのかを自信を持って把握しておきましょう。

新郎新婦を笑顔でリラックスさせる

何カ月もかけて準備してきた結婚式のコントロールを手放すのは、どんなカップルにとっても簡単ではありません。結婚式の朝には、新郎新婦のもとを訪ねて、「すべて順調に進んでいる」と安心してもらえるよう声をかけましょう。不安や緊張でいっぱいになっているかもしれませんが、そこを受け止めて、今必要なもの・してほしいことがないかを丁寧に確認するのが、あなたの大切な役目です。

結婚式の進行スケジュールをしっかり管理

結婚式は、かなりタイトなスケジュールで動くことも多く、その流れを守るのがあなたの仕事です。これはウェディングコーディネーター用チェックリストの中でも特に重要なタスクのひとつ。パーティーの雰囲気を壊さずに先へ進めるよう声をかけるのは、誰にとっても気が引けるものですが、まさにそれがあなたの役割。タイムラインを意識しながら、自信を持って進行をコントロールしましょう。

業者の到着・進行の管理

すべての結婚式関連の業者をコーディネーター用チェックリストに書き出し、会場に到着したら一つずつチェックを入れていくと安心です。そうすることで、誰かをうっかり忘れてしまう心配がなくなります。余裕があれば、サービス提供が終わったタイミングもチェックしておくと、さらに管理がしやすくなります。レンタル品についても同様です。

業者からの問い合わせやトラブルにはすぐ対応できるようにしておき、支払いのタイミングなども、必ずあなた、もしくはあなたが指名したサポート役に声をかけてもらえるよう伝えておきましょう。

受付係・案内係（アッシャー）への指示出し

事前のリハーサルには必ず参加し、ゲストがどこから入場し、どの席に案内されるのかをきちんと把握しておきます。そのうえで、受付係や案内係（アッシャー）に具体的な動き方を伝え、ゲストがスムーズに着席できるようサポートしましょう。

装飾の最終仕上げを整える

挙式会場から披露宴会場へお花を移動したり、テーブルに席札やメニュー表を並べたりといった、最後の仕上げの装飾は、当日になってから発生することが多い作業です。こうした「ちょっとしたひと手間」を引き受けるのも、あなたの大切な役割です。

片付け・撤収までしっかり見届ける

最後に待っているのは、あまり人気のない仕事かもしれませんが、とても重要な「片付け」です。前夜の盛り上がりのあとに撤収作業をするのは、誰だって気が進まないもの。しかし、誰かが責任を持って見届ける必要があります。あなた自身がすべて片付けをする必要はありませんが、現場に立ち会い、レンタル品や荷物がきちんと回収されているか、大切なものが置き忘れられていないかを確認しましょう。