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コーディネーターのチェックリスト

ウェディングコーディネーターとは？

まずは、混同されがちなポイントから整理しましょう。ウェディングコーディネーターは、プランナーと同じではありません。まったく異なる役割を担います。実際、コーディネーターは何かを一から計画することはほとんどなく、すでに決まっている内容を調整するのが主な仕事です。

一般的に、コーディネーターの仕事は結婚式当日、またはその数日前から始まります。準備が慌ただしくなりやすい時期に、新郎新婦以外の立場から、複数のことを同時にこなせる人が必要になるのです。業者への確認、納品物の追跡、結婚式当日の進行スケジュールの管理などを担当します。

準備はできましたか？それでは、ウェディングコーディネーターのチェックリストに何を入れるべきか見ていきましょう。

ウェディングコーディネーターのチェックリスト

何をいつ行うべきか分かりやすいように、このチェックリストをいくつかの項目に分けました。当日だけ関わる場合でも、ウェディングコーディネーターが式の前日までにどのような準備をするのかを知っておくと役立ちます。

オリジナルのチェックリストをデザイン

出欠の最終確認を行う

出欠の返事が遅れるゲストは、どのカップルにもいるものです。家族や友人に電話をかけ、返事を催促するのは決して楽しい仕事ではありません。そのため、この役割を別の人に任せられると、とても助かります。

席次表をサポートする

私たちのようなオンラインの結婚式の席次表作成ツールを使えば、コーディネーターのチェックリストにあるこの仕事も簡単に進められます。世界中どこからでも一緒に作業でき、最後の数名のゲストの席決めに悩むカップルをサポートするのは、大きなやりがいにつながるでしょう。

業者への確認と連絡を行う

結婚式の準備のどの段階からコーディネーターとして参加する場合でも、業者とのやり取りは欠かせません。できるだけ早い段階で自分を紹介し、問題や質問があれば自分を窓口にしてもらうよう、業者に伝えておきましょう。

結婚式までの数日間や当日に、業者としっかりコミュニケーションを取ることが、大切な一日を成功させる大きな鍵になります。

結婚式当日の進行表を作成する

結婚式への関わり方によっては、当日のタイムラインをゼロから作成することまでは求められず、作成をサポートする役割になるかもしれません。

ウェディングペーパーアイテムの最終準備を整える

新郎新婦が結婚式の数時間前に、ペーパーアイテムを受け取ったり、誤りを修正したりするのは避けたいものです。だからこそ、ペーパーアイテムのチェックリストを預かり、すべて揃っていて内容に間違いがないか確認できるウェディングコーディネーターがいると、とても心強いのです。

その他に考えられるウェディングコーディネーターの仕事

カップルによって状況は異なり、ウェディングコーディネーターに任される仕事もさまざまです。ほかにも、次のような依頼を受けることがあります。

• 婚姻関連書類を受け取る
• 業者への支払いとチップを手配する
• 当日に必要な衣装をすべて受け取る
• 雨天時のプランを作成する
• 緊急用キットを準備する

結婚式当日のコーディネーター用チェックリスト

いよいよ本番です！ここで目指すのは目立つことではなく、むしろ存在を意識されないこと。裏方として静かに動きながら、業者を取りまとめ、ゲストを快適に過ごしてもらい、トラブルにも対応します（文字どおりの火事でないことを願いましょう）。

当日の進行をしっかり把握し、一日の中で予定されているすべての出来事を把握できているという自信を持ちましょう。

新郎新婦が穏やかに過ごせるようサポートする

何か月もかけて準備してきた結婚式を、自分の手から離して任せるのは、どのカップルにとっても簡単なことではありません。結婚式の朝には二人のもとを訪れ、すべて順調に進んでいると安心させてあげましょう。二人は緊張し、少しストレスを感じているかもしれません。だからこそ、あなたが落ち着いて対応し、必要なものがすべて揃っているようにすることが大切です。

結婚式の進行を管理する

結婚式はかなり厳密なスケジュールに沿って進める必要があり、その管理があなたの役目です。パーティーを次の進行へ移す役割を好む人は多くないため、ウェディングコーディネーターのチェックリストの中でも特に重要な仕事の一つです。しかし、それこそがあなたの仕事。自信を持って進行を管理しましょう。

業者を取りまとめる

結婚式に関わる各業者をコーディネーターのチェックリストに入れ、到着したら一つずつチェックしていくのがおすすめです。そうすれば、誰かを忘れてしまうこともありません。さらにきちんと管理したい場合は、サービスの提供が完了した時にもチェックを入れましょう。レンタル品についても同様です。

業者に関する問題があれば対応できるよう待機し、支払いが必要な場合はあなた、またはヘルパーの一人に声をかけるよう業者に伝えておきましょう。

案内係をサポートする

挙式リハーサルに参加し、ゲストがどこから入場し、どの席に着くのかを正確に確認しているはずです。その情報をもとに案内係へ役割を伝え、ゲストを正しく案内できるようサポートしましょう。

直前の装飾を整える

挙式会場から披露宴会場へ花を運んだり、テーブルに席札やメニューを並べたりするなど、直前の装飾作業を担当するのもあなたの役目です。

片付けを見届ける

最後に、とっておきの仕事を残しておきました！前夜の片付けは、言うまでもなく人気のある仕事ではありません。でも、誰かが行う必要があります。必ずしも自分で手を汚す必要はありませんが、現場で適切に片付けが完了し、忘れ物がないことを確認する人が必要です。